Cómo organizar un mercadillo sin perder el control
Un mercadillo se organiza en un orden muy concreto: primero aseguras el permiso y el lugar, después confirmas a los vendedores y solo entonces defines la distribución. En los últimos días tendrás que coordinar mesas, carpas, electricidad, señalización y cobros. El montaje funciona mejor si cada puesto tiene un número y los participantes reciben la información con antelación. Este plan reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del mercado con todo preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar el permiso y el lugar
- 2
Invitar a los vendedores
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Enviar información a los participantes
- 5
Actualizar la lista de vendedores
- 6
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 7
Reservar mesas y carpas
- 8
Comprobar el suministro eléctrico
- 9
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Reunir los materiales
2 personas
- 12
Clasificar las compras
2 personas
- 13
Imprimir carteles y plano
- 14
Preparar los números de los puestos
- 15
Preparar la caja y el cambio
2 personas
- 16
Cargar el equipo
- 17
Colgar las normas de venta y seguridad
2 personas
- 18
Cerrar el recinto
3 personas
- 19
Montar tiendas
4 personas
- 20
Montar mesas
4 personas
- 21
Colocar las sillas
2 personas
- 22
Colocar los números de puesto
2 personas
- 23
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
- 24
Montar el punto de venta
3 personas
- 25
Enfriar bebidas
2 personas
- 26
Preparar café y té
2 personas
- 27
Colocar carteles de ruta y aparcamiento
2 personas
Evento
- 28
Recibir a los vendedores
3 personas
- 29
Asignar puestos
3 personas
- 30
Informar a los visitantes
2 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Vender bebidas y snacks
3 personas
- 33
Rellenar las bebidas
- 34
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 35
Mantener despejados los pasillos
2 personas
- 36
Anunciar la hora de finalización
- 37
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Seguimiento
- 38
Cerrar la caja
2 personas
- 39
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 40
Desmontar las tiendas
4 personas
- 41
Cargar los materiales
3 personas
- 42
Limpiar el recinto
4 personas
- 43
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 44
Devolver el material prestado
2 personas
- 45
Registrar objetos perdidos
- 46
Informar a los vendedores sobre los objetos encontrados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 8
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Megáfono
Iluminación
- Lámparas de bateríacant. 4
Comunicación
- Números de puestocant. 30
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Portapapelescant. 3
- Bolígrafoscant. 12
- Bloc de notascant. 3
Cocina
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 3
- Pinzas para servircant. 2
- Jarras de aguacant. 3
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 60
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el permiso y el espacio antes de invitar a los vendedores. Reserva al menos una zona para inscripción, otra para venta y pasillos suficientemente amplios para circular con seguridad.
- Cierra las inscripciones varios días antes y actualiza la lista de vendedores cada vez que haya un cambio. Envía a cada participante su número de puesto, horario de montaje, normas de venta y plano.
- Comprueba la electricidad antes de alquilar o conectar máquinas de café, teteras o neveras. Cuenta los alargadores y regletas necesarios y evita que los cables crucen zonas de paso sin protección.
- Prepara los números de puesto, carteles direccionales y el plano antes de cargar el equipo. El día del montaje, coloca primero carpas y mesas; después añade sillas, mostradores, señalización y el punto de inscripción.
- Deja listas la caja y el cambio antes de abrir y enfría las bebidas con tiempo. Reserva una persona para controlar la inscripción y otra para revisar limpieza, papeleras, botiquín y cierre del recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza a confirmar el permiso y el lugar varias semanas antes. Invita a los vendedores con tiempo suficiente para cerrar las inscripciones y envía la información definitiva varios días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de vendedores?
- Cierra las inscripciones al menos entre 3 y 7 días antes. Así puedes actualizar el plano, preparar los números de puesto y saber cuántas mesas, carpas y sillas necesitas.
- ¿Qué se monta primero en un mercadillo?
- Monta primero las carpas y las mesas, porque determinan la distribución del espacio. Después coloca las sillas, los números de puesto, el mostrador de inscripción, el punto de venta y los carteles.
- ¿Cuánto cambio hay que preparar para la caja?
- Prepara el cambio según el número de puestos y el tipo de venta, y revísalo como mínimo el día anterior. Guarda la caja en un punto de venta controlado y asigna una persona responsable durante todo el horario de apertura.
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