Zo organiseer je een vredesconferentie

Begin met de locatie en bouw daarna de dag in vaste volgorde op: programma, sprekers, techniek, registratie en catering. Een vredesconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een paar presentaties. Je moet presentaties tijdig verzamelen, dieetwensen verwerken en zorgen dat iedere spreker weet wanneer en met welke middelen die aan de beurt is. Met een duidelijke planning voorkom je dat naamkaartjes, microfoons of catering pas op de ochtend zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vaststellen
3 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Dagvoorzitter vastleggen
5
Catering reserveren
6
Technische ondersteuning regelen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Bevestigingen versturen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Programmaflyers opmaken
16
Presentaties verzamelen
2 personen
17
Presentaties controleren
2 personen
18
Tafelschikking maken
2 personen
19
Catering aantallen doorgeven
20
Techniek en kabels testen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Boodschappen controleren
2 personen
23
Naamkaartjes printen
2 personen
24
Programmaflyers printen
25
Sprekersbriefing versturen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Podiumtafel inrichten
2 personen
32
Projector aansluiten
2 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Presentaties klaarzetten
2 personen
35
Verlichting controleren
2 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen
41
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
42
Registratieteam briefen
3 personen
43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Deuren openen
2 personen
45
Gasten registreren
4 personen
46
Welkomstkoffie serveren
3 personen
47
Opening begeleiden
3 personen
48
Panelgesprek begeleiden
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Pauzehapjes serveren
3 personen
51
Microfoons wisselen
2 personen
52
Workshops begeleiden
6 personen
53
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
54
Dinerbuffet serveren
5 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Servies afruimen
4 personen
57
Avondprogramma begeleiden
3 personen
58
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Materialen verzamelen
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Meubilair terugplaatsen
4 personen
66
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
67
Apparatuur controleren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Sprekers bedanken
70
Deelnemers bedankmail sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 115
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Podiumtafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Flip-overaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4
Laserpointeraantal 2
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Bordenrekkenaantal 4

Decoratie

Vredesvlaggenaantal 12
Landenvlaggenaantal 20
Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjesaantal 12
Sprekersbordjesaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 14
Kleefgumaantal 4
Plakbandaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Registratielijstenaantal 6
Pennenaantal 30
Schrijfmappenaantal 20

Workshopmateriaal

Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 120
Flip-overvellenaantal 12
Markeerstiftenaantal 48
Plakbriefjesaantal 12
Stemkaartjesaantal 500
Touwaantal 2
Klembordenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 12
Reflectievestenaantal 8
Paraplu'saantal 6

Tips

Leg het programma vast voordat je sprekers definitief bevestigt. Plan per bijdrage ook wisseltijd, vragen uit de zaal en minimaal 10 minuten speling voor uitloop.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma-opzet bekend zijn. Vraag meteen naar dieetwensen en verwerk aanmeldingen dagelijks, zodat je bevestigingen en catering aantallen niet opstapelen.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze op beeldverhouding, geluid en ontbrekende lettertypen. Zet alle bestanden daarnaast op een USB-stick als back-up voor de laptop.
Plan de techniekproef minstens 2 uur vóór de ontvangst. Test projector, projectiescherm, draadloze microfoons, mengpaneel, HDMI-kabels en verlengkabels met de laptop die tijdens de conferentie wordt gebruikt.
Maak de registratiehoek de avond ervoor gereed met registratietafel, naamkaartjes en programmaflyers. Leg ook de tafelschikking en sprekerbriefing klaar; juist die documenten worden vaak pas gezocht wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een vredesconferentie?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de locatie, het programma en de eerste sprekers. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 8 weken voor de conferentie en sluit de definitieve catering aantallen 3 tot 5 werkdagen vooraf.
Wanneer moet je sprekers bevestigen voor een vredesconferentie?: Bevestig sprekers zodra het programma en de spreektijden voorlopig vaststaan, idealiter 8 tot 10 weken vooraf. Stuur de definitieve briefing uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek van een conferentie te testen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de technische test op de dag zelf. Controleer projector, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers, kabels en presentatiebestanden één voor één.
Wanneer geef je het aantal gasten door aan de catering?: Geef een voorlopige schatting ongeveer 2 weken vooraf door en de definitieve aantallen 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie. Houd dieetwensen apart bij, zodat de cateraar niet alleen een totaal aantal ontvangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.