Eine Friedenskonferenz Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst den zeitlichen Ablauf fest und bestätige danach Referierende und Moderation. Verschicke Einladungen erst, wenn Ort, Programm und Anmeldeformular verbindlich sind.
• Öffne die Anmeldung früh genug, um Rückfragen und Änderungen bearbeiten zu können. Frage neben den Kontaktdaten auch Ernährungswünsche ab und sende nach jeder bestätigten Anmeldung eine Rückmeldung.
• Sammle Präsentationen spätestens eine Woche vor der Konferenz ein und prüfe sie auf Dateiformat, Seitenverhältnis und Abspielbarkeit. Speichere die geprüften Dateien zusätzlich auf einem USB-Stick.
• Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult gemeinsam vor Ort. Ein kompletter Test mindestens am Vortag zeigt auch, ob Verlängerungskabel und Mikrofonständer richtig platziert sind.
• Übergib dem Catering die endgültige Personenzahl erst nach dem Anmeldeschluss, aber nicht später als 2 bis 3 Werktage vor der Konferenz. Drucke Namensschilder und Programmflyer ebenfalls erst nach der letzten Teilnehmeränderung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Friedenskonferenz organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Programm und Referierenden. Für eine größere Konferenz mit mehreren Beiträgen und Technik solltest du eher 3 Monate Vorlauf einplanen.

Wann sollte man die Einladungen für eine Friedenskonferenz verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular mindestens 2 Wochen geöffnet und nenne einen klaren Anmeldeschluss.

Wann müssen die Präsentationen der Referierenden vorliegen?

Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an. Prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen und speichere die finale Version zusätzlich auf einem USB-Stick.

Wie kurz vor der Friedenskonferenz sollte man die Technik testen?

Führe den vollständigen Test von Projektor, Mikrofonen, Lautsprechern, Laptop und Kabeln mindestens am Vortag durch. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.

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