Zo organiseer je een vossenjacht zonder chaos

Begin een vossenjacht niet met opdrachten, maar met de route, het startpunt en het aantal deelnemers. Daarna deel je teams en vossenposten logisch in, zodat elke groep onderweg genoeg te doen heeft en posten niet overbelast raken. Werk alle clues, antwoordformulieren en teamzakken vooraf uit en controleer de materialen minstens één dag eerder. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, duidelijke route-informatie en een bemand start- en eindpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Teams indelen
2 personen
6
Route verkennen
2 personen
7
Start- en eindpunt bepalen
2 personen
8
Vossenposten verdelen
2 personen
9
Opdrachten uitwerken
2 personen
10
Cluekaarten maken
2 personen
11
Antwoordformulieren maken
12
Vossenbriefing voorbereiden
13
Vossen en begeleiders instrueren
2 personen
14
Prijzen inkopen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Cluekaarten sorteren
2 personen
18
Teamzakken vullen
2 personen
19
Route en regels printen
20
Locatie vrijmaken
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Startpunt aankleden
2 personen
23
Vossenposten uitzetten
6 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes klaarzetten
3 personen
26
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

27
Begeleiders ontvangen
2 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Teams naar start begeleiden
4 personen
30
Spelregels uitleggen
2 personen
31
Vossenjacht begeleiden
8 personen
32
Tussenstanden noteren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Antwoorden nakijken
3 personen
36
Avondmaaltijd serveren
4 personen
37
Winnaars bekendmaken
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Avondprogramma begeleiden
4 personen
40
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

41
Vossenposten ophalen
6 personen
42
Locatie opruimen
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Materialen inventariseren
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Aanmeldtafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Megafoon
Portofoonsaantal 8

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Linten voor teamsaantal 60
Stopwatchesaantal 6
Springtouwenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Zachte ballenaantal 12
Blinddoekenaantal 12
Waterbekers voor spelaantal 60

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Teamtafellabelsaantal 10
Vossenkostuumsaantal 8
Prijslintjesaantal 60

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 12
Led-lichtsnoerenaantal 4
Hoofdlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route minimaal één week vooraf en noteer per vossenpost de exacte plek, benodigde materialen en een alternatief bij slecht weer. Zo voorkom je dat een post op de dag zelf niet bereikbaar blijkt.
Maak teams pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Geef elk team een lint, een teamzak, cluekaarten en één antwoordformulier; leg reserve-exemplaren apart bij de aanmeldtafel.
Plan de briefing van vossen en begeleiders uiterlijk de dag vóór de tocht. Bespreek per post de opdracht, het juiste antwoord, de maximale wachttijd en wie via de portofoon hulp kan inschakelen.
Sorteer cluekaarten en materialen per team en per vossenpost, in plaats van alles in één doos te bewaren. Controleer stopwatches, megafoon, speakers, verlengkabels en stekkerdozen voordat de route wordt uitgezet.
Zet het start- en eindpunt minstens 60 minuten vóór de eerste deelnemers klaar. Richt de aanmeldtafel in, plaats pionnen, zet dranken koud en houd tafels, stoelen, bekers en hapjes apart van de materialen voor onderweg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vossenjacht organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, de route en de start- en eindlocatie. Werk opdrachten, cluekaarten en teamindeling uiterlijk 7 dagen vooraf uit; reserveer de laatste dag voor controleren en sorteren.
Hoeveel personen zitten er in een team bij een vossenjacht?: Houd meestal 4 tot 6 deelnemers per team aan. Bij grotere groepen maak je liever extra teams dan teams van meer dan 8 personen, omdat opdrachten en vossenposten dan sneller opstoppingen veroorzaken.
Hoeveel vossenposten heb je nodig voor een vossenjacht?: Plan doorgaans 5 tot 8 vossenposten voor een tocht van ongeveer 1,5 tot 2 uur. Geef elke post een vaste opdracht en laat teams met enkele minuten verschil starten, zodat niet iedereen tegelijk bij dezelfde post aankomt.
Wat moet je meenemen naar een vossenjacht?: Neem per team een lint, teamzak, route- en regelblad, cluekaarten en antwoordformulier mee. Voor de organisatie zijn onder meer pionnen, stopwatches, portofoons, een megafoon, reservekaarten en materialen per opdracht nodig; controleer alles uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.