Cómo organizar una búsqueda del zorro sin perder el control

Una búsqueda del zorro necesita más preparación que esconder unas pistas: hay que probar la ruta, repartir responsabilidades y controlar los tiempos. Empieza por fijar el punto de salida y llegada, calcula cuántos equipos participarán y asigna acompañantes. Después prepara las tarjetas, los formularios y las bolsas de cada equipo. El día del evento, la mesa de registro, los puestos de observación y la comida deben estar listos antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Elaborar la lista de participantes
5
Asignar equipos
2 personas
6
Recorrer la ruta
2 personas
7
Determinar el punto de inicio y el de llegada
2 personas
8
Asignar los puestos de observación del zorro
2 personas
9
Desarrollar las tareas
2 personas
10
Crear tarjetas de pistas
2 personas
11
Hacer formularios de respuesta
12
Preparar la charla de los zorro
13
Instruir a los zorro y a los acompañantes
2 personas
14
Comprar premios
15
Hacer la compra
2 personas
16
Comprobar los materiales
2 personas
17
Ordenar las cartas de pistas
2 personas
18
Llenar bolsas del equipo
2 personas
19
Imprimir la ruta y las normas
20
Despejar el lugar
3 personas
21
Colocar mesas y sillas
3 personas
22
Decorar el punto de salida
2 personas
23
Colocar puestos de zorro
6 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar los aperitivos
3 personas
26
Montar la mesa de inscripción
2 personas

Evento

27
Recibir a los acompañantes
2 personas
28
Registrar a los participantes
3 personas
29
Guiar a los equipos hasta la salida
4 personas
30
Explicar las reglas del juego
2 personas
31
Guiar la búsqueda del zorro
8 personas
32
Anotar las clasificaciones provisionales
2 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Servir aperitivos
3 personas
35
Revisar respuestas
3 personas
36
Servir la cena
4 personas
37
Anunciar a los ganadores
2 personas
38
Entregar premios
2 personas
39
Coordinar el programa de la noche
4 personas
40
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

41
Recoger los puestos de zorro
6 personas
42
Limpiar el lugar
4 personas
43
Lavar la vajilla
3 personas
44
Recoger la basura
2 personas
45
Inventariar materiales
2 personas
46
Limpiar el lugar
3 personas
47
Devolver los materiales
2 personas
48
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Mesa de registro

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 70
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70
Cucharascant. 70
Cuencoscant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 6
Termoscant. 4

Equipo

Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Megáfono
Walkie-talkiescant. 8

Material deportivo

Conoscant. 30
Cintas para equiposcant. 60
Cronómetroscant. 6
Cuerdas para saltarcant. 6
Aroscant. 6
Pelotas blandascant. 12
Antifacescant. 12
Vasos de agua para el juegocant. 60

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Etiquetas de mesa para equiposcant. 10
Disfraces de zorrocant. 8
Etiquetas de preciocant. 60

Iluminación

Faroles LEDcant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Linternas frontalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Recorre la ruta completa al menos una semana antes y vuelve a comprobarla el día anterior. Marca los cambios de terreno, los cruces y los puntos donde un equipo podría tomar un desvío.
Cierra las inscripciones 5-7 días antes para formar los equipos y recoger las preferencias dietéticas. Lleva una lista impresa y deja espacio para registrar incorporaciones de última hora.
Prepara una bolsa por equipo con las tarjetas de pistas ordenadas, las normas, la ruta y el material necesario. Numera las pistas para que una tarjeta perdida no desorganice todo el recorrido.
Reúne a los zorros y acompañantes 30 minutos antes de la salida. Explícales las tareas, los límites de cada puesto, las respuestas correctas y cómo comunicarse si surge un problema.
Reserva al menos 90 minutos antes del inicio para montar la mesa de registro, las mesas y sillas, los puestos de zorro y la zona de comida. Enfría las bebidas con tiempo y comprueba altavoces, megáfono y walkie-talkies antes de recibir al grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar una búsqueda del zorro?: Empieza 3-4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y diseñar las pruebas. Deja la ruta probada, los equipos asignados y el material preparado como máximo 5-7 días antes.
¿Cuánto dura una búsqueda del zorro?: Calcula entre 90 minutos y 2 horas para el recorrido, según la edad y el número de puestos. Añade 30 minutos para el registro y la explicación inicial, y otros 30-45 minutos para aperitivos, respuestas y premios.
¿Cuántas personas debe tener cada equipo?: Forma equipos de 4-6 participantes para que todos puedan participar y desplazarse juntos. Si hay niños pequeños, asigna al menos un acompañante adulto por equipo o por cada dos equipos, según la ruta.
¿Qué se suele olvidar al organizar una búsqueda del zorro?: Lo que más se retrasa son las instrucciones para los zorros, las tarjetas ordenadas y los materiales de cada equipo. Compruébalos 24 horas antes y lleva copias de la ruta, las normas y los formularios de respuesta.

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