Zo organiseer je een voorleesmiddag

Begin met de datum, tijd en zaal voordat je voorlezers en uitnodigingen regelt. Daarna leg je het programma vast: hoeveel voorleesmomenten zijn er, voor welke leeftijden en wanneer is er ruimte voor koffie, thee en een hapje? Reserveer boeken op tijd en maak de voorleeshoek aantrekkelijk met kleedjes, zitzakken en kussens. Op de dag zelf draait veel om een rustige opbouw, duidelijke bewegwijzering en een gecontroleerde geluids- en koffiesetup.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Voorlezers benaderen
4
Voorleesboeken selecteren
2 personen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Voorlezers en vrijwilligers bevestigen
10
Voorleesboeken reserveren
11
Prints en bewegwijzering maken
12
Materialen controleren
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Boeken en materialen klaarzetten
2 personen
16
Zaal openen
2 personen
17
Zaal en toiletten controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Voorleeshoek inrichten
2 personen
20
Kleedjes en kussens neerleggen
2 personen
21
Boeken en naamkaartjes klaarleggen
2 personen
22
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
23
Dranken koud zetten
24
Hapjes voorbereiden
2 personen
25
Aanmeldtafel inrichten
26
Geluid en verlichting testen
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Programma toelichten
30
Eerste verhalen voorlezen
2 personen
31
Dranken en hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Interactieve leesactiviteit begeleiden
2 personen
34
Tweede verhalen voorlezen
2 personen
35
Vragen van bezoekers beantwoorden
36
Boeken en leestips presenteren
2 personen
37
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
2 personen
39
Eten en dranken opruimen
2 personen
40
Boeken en materialen sorteren
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
45
Toiletten schoonmaken
46
Geleende boeken retourneren
47
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Kleedjesaantal 6
Zitzakkenaantal 10
Kussensaantal 25
Boekenkast

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 35
Theeglazenaantal 35
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Boekenthema-decoratie
Naamkaartjesaantal 50
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4
Batterijenaantal 16

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelelementenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan per voorleesblok ongeveer 20 tot 30 minuten en houd 10 minuten ertussen voor wisselen, vragen en verplaatsen. Zo loopt een programma met drie voorlezers niet direct uit.
Benader voorlezers minimaal 4 weken vooraf en bevestig uiterlijk 1 week voor de middag wie wanneer leest. Vraag meteen welk boek en welke leeftijdsgroep zij geschikt vinden.
Reserveer de voorleesboeken zodra het programma staat, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Leg per boek een naamkaartje en een plek klaar, zodat boeken op de dag zelf niet door elkaar raken.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer die uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet koffie, thee, water en hapjes op een apart punt, zodat kinderen en ouders niet door de voorleeshoek hoeven te lopen.
Open de zaal minimaal 90 minuten voor de start. Bouw eerst tafels en stoelen op, richt daarna de voorleeshoek in en test vervolgens speaker, microfoon, verlengkabels, verlichting en waterkoker.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een voorleesmiddag?: Reken voor een compacte voorleesmiddag op 2 tot 3 uur, inclusief ontvangst en pauze. Plan per voorleesmoment 20 tot 30 minuten en houd ongeveer 10 minuten wisseltijd aan.
Wanneer moet ik een voorleesmiddag organiseren en uitnodigingen versturen?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de middag, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en het aantal hapjes op tijd kunt verwerken.
Hoeveel voorlezers heb je nodig voor een voorleesmiddag?: Voor een programma van 2 tot 3 uur zijn meestal 3 tot 4 voorlezers praktisch, afhankelijk van de lengte van de boeken. Bevestig voorlezers en vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf en regel een reserve als een blok niet kan worden overgenomen.
Wat moet ik klaarzetten voor een voorleesmiddag?: Zet minstens 60 minuten voor de start de voorleeshoek, boeken, naamkaartjes, aanmeldtafel, koffie- en theepunt en bewegwijzering klaar. Controleer daarnaast speaker, microfoon, verlengkabels, stekkerdozen, batterijen en de toiletten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.