Einen Vorlese-Nachmittag Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Vorlese-Nachmittag entscheidet nicht nur die Auswahl der Bücher über den Ablauf. Du brauchst früh einen passenden Raum, verlässliche Vorleser und ein Programm, das zur Aufmerksamkeitsspanne der Gäste passt. Plane zuerst Datum, Ort und Inhalte, danach Einladungen und Anmeldungen. Am Veranstaltungstag helfen eine vorbereitete Vorleseecke, klare Wegweiser und ein eigener Tisch für Anmeldung und Namensschilder, damit der Beginn ruhig bleibt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Vorleser ansprechen
- 4
Vorlesebücher auswählen
2 Personen
- 5
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Vorleser und Freiwillige bestätigen
- 10
Vorlesebücher reservieren
- 11
Drucke und Beschilderung erstellen
- 12
Materialien prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufsliste prüfen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Bücher und Materialien bereitstellen
2 Personen
- 16
Saal öffnen
2 Personen
- 17
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Vorleseecke einrichten
2 Personen
- 20
Decken und Kissen auslegen
2 Personen
- 21
Bücher und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 22
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
- 24
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 25
Anmeldetisch einrichten
- 26
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
- 27
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 28
Besucher empfangen
3 Personen
- 29
Programm vorstellen
- 30
Erste Geschichten vorlesen
2 Personen
- 31
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Interaktive Leseaktivität begleiten
2 Personen
- 34
Zweite Geschichten vorlesen
2 Personen
- 35
Besucherfragen beantworten
- 36
Bücher und Lesetipps präsentieren
2 Personen
- 37
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 38
Geschirr sammeln
2 Personen
- 39
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 40
Bücher und Materialien sortieren
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Saal und Küche reinigen
3 Personen
- 45
Toiletten reinigen
- 46
Geliehene Bücher zurückgeben
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- DeckenAnz. 6
- SitzsäckeAnz. 10
- KissenAnz. 25
- Bücherregal
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 35
- TeegläserAnz. 35
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Bücher-Themen-Dekoration
- NamensschilderAnz. 50
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 4
- BatterienAnz. 16
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- KühlelementeAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane pro Lesebeitrag etwa 15 bis 20 Minuten und insgesamt mindestens eine kurze Pause ein, damit Kinder und Erwachsene gut folgen können.
- Bestätige Vorleser und Freiwillige spätestens 7 Tage vorher erneut. Eine Ersatzperson ist sinnvoll, besonders wenn mehrere Lesungen oder die Betreuung der Vorleseecke davon abhängen.
- Erfasse bei der Anmeldung bis spätestens 3 Tage vor dem Termin Ernährungswünsche und die erwartete Personenzahl. So kannst du Snacks, Teller, Besteck und Getränke passend vorbereiten, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
- Richte die Vorleseecke mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Lege Decken, Kissen, Sitzsäcke und die ausgewählten Bücher so bereit, dass der Vorleser nicht während des Programms suchen muss.
- Teste Lautsprecher, Mikrofon, Kaffeemaschine und Wasserkocher vor dem Einlass. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Batterien und die Toiletten; fehlende Technik oder unklare Wege fallen meist erst auf, wenn die ersten Gäste schon da sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Vorlese-Nachmittag planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In der ersten Woche sollten Datum, Raum, Vorleser und die grobe Buchauswahl feststehen; Einladungen verschickst du anschließend.
- Wie viele Bücher braucht man für einen Vorlese-Nachmittag?
- Plane pro 15 bis 20 Minuten Lesezeit ein Buch oder einen klar abgegrenzten Textabschnitt ein. Für ein zweistündiges Programm mit Pause sind meist 4 bis 6 Beiträge realistisch, abhängig von Alter und Gruppengröße.
- Wann sollte die Anmeldung geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung etwa 3 Tage vor der Veranstaltung, wenn du Snacks und Sitzplätze vorbereiten musst. Prüfe danach die endgültige Zahl und notiere Ernährungswünsche sowie Namen für die Namensschilder.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem Vorlese-Nachmittag?
- Plane mindestens 45 bis 60 Minuten für Tische, Stühle, Vorleseecke, Getränke, Snacks und Anmeldetisch ein. Öffne den Saal erst nach einer kurzen Kontrolle von Raum, Toiletten und Technik für die Gäste.
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