Zo organiseer je een voorleesmiddag

Begin met de locatie, de maximale groepsgrootte en de gewenste duur. Daarna leg je de aanmeldingen vast, verzamel je dieetwensen en bevestig je de voorlezers voordat je het programma en de boeken kiest. Plan extra tijd voor toegankelijkheid, voorbereiding van de leeshoek en een geluidstest. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke wegwijzers en een logische overgang tussen de voorleesmomenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Voorlezers bevestigen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Boeken selecteren
2 personen
8
Voorleeskaarten maken
9
Toegankelijkheid controleren
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen controleren
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Wegwijzers printen
15
Boeken en kaarten inpakken
2 personen
16
Apparatuur opladen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
20
Leeshoek inrichten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
23
Geluid testen
24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
26
Voorleesprogramma begeleiden
2 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Leeshoek netjes houden
30
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

31
Materialen afbouwen
3 personen
32
Servies afwassen
2 personen
33
Afval verzamelen
2 personen
34
Locatie schoonmaken
3 personen
35
Boeken sorteren
2 personen
36
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 6
Zitkussensaantal 25
Vloerkledenaantal 3
Welkomsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Theelepelsaantal 50
Scharenaantal 4
Serveertangenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 3

Leesmateriaal

Voorleesboekenaantal 40
Boekstandaardsaantal 2
Leeslampenaantal 2
Zandlopersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Slingersaantal 4
Naamkaartjesaantal 50
Wegwijzersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweilset
Schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en vermeld direct de begin- en eindtijd. Zo voorkom je dat bezoekers komen terwijl tafels, stoelen en kussens nog worden geplaatst.
Verwerk aanmeldingen op één lijst en noteer dieetwensen meteen. Controleer die lijst opnieuw voordat je boodschappen doet, zodat koffie, thee en iets erbij niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
Bevestig iedere voorlezer vóór je het programma maakt. Zet per voorleesmoment een boek, voorleeskaart en tijdsduur klaar; een zandloper helpt om het programma binnen de afgesproken tijd te houden.
Richt de leeshoek in voordat je versiering ophangt. Test de draagbare speaker en draadloze microfoon op de plek waar gelezen wordt en leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig buiten looproutes.
Plan op de dag zelf een vast ontvangstblok vóór de start. Zet naamkaartjes, wegwijzers en de welkomsttafel klaar voordat bezoekers binnenkomen, en laad apparatuur uiterlijk de avond ervoor op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een voorleesmiddag?: Reken voor het programma meestal op 1,5 tot 2 uur. Plan daarnaast minimaal 30 minuten vóór aanvang voor het openen van de locatie, de inrichting en de geluidstest.
Hoeveel voorlezers heb je nodig voor een voorleesmiddag?: Plan bij een programma van 1,5 tot 2 uur ongeveer 3 tot 5 voorlezers, afhankelijk van de lengte van de boeken en de pauzes. Bevestig hen uiterlijk één week vooraf, zodat je het programma nog kunt aanpassen.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een voorleesmiddag versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de middag, zodat je aantallen, naamkaartjes, zitplaatsen en dieetwensen kunt controleren.
Wanneer moet je de boeken en materialen klaarzetten?: Selecteer de boeken en maak de voorleeskaarten uiterlijk één week vooraf. Pak boeken, kaarten en overige materialen de dag ervoor samen in en controleer op de ochtend zelf of alles op de juiste plek ligt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.