Checklist voor een goed georganiseerde voorleesmiddag
Een voorleesmiddag vraagt meer voorbereiding dan alleen een stapel boeken klaarleggen. Je regelt een geschikte locatie, bevestigt voorlezers, verzamelt aanmeldingen en stelt een programma samen dat past binnen de beschikbare tijd. Denk daarnaast aan een rustige leeshoek, zitkussens, goede verlichting en een werkende speaker of microfoon. Met deze checklist zie je wat je eerst regelt, wat je kort vooraf controleert en wat op de dag zelf moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Voorlezers bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Boeken selecteren
2 personen
Voorleeskaarten maken
Toegankelijkheid controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Wegwijzers printen
Boeken en kaarten inpakken
2 personen
Apparatuur opladen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
Leeshoek inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Geluid testen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
Voorleesprogramma begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Leeshoek netjes houden
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen afbouwen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Boeken sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Tafelsaantal 6
- Zitkussensaantal 25
- Vloerkledenaantal 3
- Welkomsttafel
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Theelepelsaantal 50
- Scharenaantal 4
- Serveertangenaantal 4
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbladenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 3
Leesmateriaal
- Voorleesboekenaantal 40
- Boekstandaardsaantal 2
- Leeslampenaantal 2
- Zandlopersaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Slingersaantal 4
- Naamkaartjesaantal 50
- Wegwijzersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blik
- Dweilset
- Schoonmaakdoekenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra de datum vaststaat en controleer meteen of er ruimte is voor stoelen, kussens, tafels en een aparte leeshoek. Vraag ook wanneer je naar binnen kunt om op te bouwen.
- Bevestig voorlezers en programma uiterlijk twee weken vooraf. Plan per voorleesblok ongeveer 15 tot 20 minuten en houd ruimte voor binnenkomst, wisselmomenten en vragen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de aantallen uiterlijk vijf dagen vooraf. Zo kun je koffie, thee, bekers, borden en eventuele hapjes gericht inkopen.
- Test geluid en verlichting minimaal één dag vooraf. Laad de apparatuur op, neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee en controleer of de draadloze microfoon en speaker op de gekozen plek werken.
- Leg boeken, voorleeskaarten, naamkaartjes en wegwijzers de avond ervoor per onderdeel klaar. Zet op de dag zelf eerst de ontvangsttafel en stoelen neer; richt daarna de leeshoek in en maak pas als laatste koffie en thee.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een voorleesmiddag?
- Reken voor een programma met drie tot vier voorleesblokken op ongeveer 2 tot 2,5 uur. Plan per blok 15 tot 20 minuten en reserveer daarnaast 30 minuten voor ontvangst, wisselen en afronden.
- Wanneer moet ik een voorleesmiddag organiseren?
- Begin minimaal vier weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en voorlezers. Controleer vijf dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en materialen.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een voorleesmiddag?
- Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en voeg 10 procent reserve toe. Bij 30 aanmeldingen kom je dus uit op 33 stoelen, aangevuld met zitkussens voor de leeshoek.
- Welke techniek heb ik nodig voor een voorleesmiddag?
- Voor een kleine groep volstaat meestal een draagbare speaker; bij meer dan ongeveer 30 bezoekers is een draadloze microfoon handiger. Test beide minimaal één dag vooraf en neem een verlengsnoer en stekkerdoos mee.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!