Zo organiseer je een soepel volleybaltoernooi

Begin met de sporthal en de toernooidatum; die bepalen hoeveel velden, teams en speeltijd je aankunt. Leg daarna de regels, wedstrijdvorm en inschrijfdeadline vast voordat je teams uitnodigt. Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en maak pas daarna het definitieve schema. Plan naast wedstrijden ook scheidsrechters, tafelleiders, EHBO en catering. Op de toernooidag draait alles om een korte briefing, zichtbare informatie en materiaal dat per veld klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdvelden indelen
2 personen
4
Toernooiregels vastleggen
2 personen
5
Wedstrijdschema maken
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Teams inschrijven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Contactgegevens controleren
12
Bevestiging naar teams sturen
2 personen
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Wedstrijdschema afdrukken
15
Teamindeling controleren
2 personen
16
Scheidsrechters indelen
2 personen
17
Tafelleiders indelen
2 personen
18
EHBO-materiaal controleren
19
Prijzen bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes portioneren
3 personen
24
Prijzen klaarzetten
25
Muziek afspeellijst maken
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
27
Sportvloer controleren
2 personen
28
Volleybalvelden uitzetten
4 personen
29
Netten monteren
4 personen
30
Netten op hoogte afstellen
2 personen
31
Scheidsrechterstafels plaatsen
2 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen opstellen
3 personen
34
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
39
Routebordjes ophangen
2 personen
40
Kleedkamers controleren
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Teams ontvangen
4 personen
43
Aanwezigheid registreren
2 personen
44
Teamshirts uitdelen
2 personen
45
Toernooi openen
46
Spelregels toelichten
2 personen
47
Wedstrijden begeleiden
8 personen
48
Wedstrijdstanden bijhouden
4 personen
49
Fluitjes en ballen uitgeven
2 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Kleedkamers controleren
2 personen
55
Tussenstanden publiceren
56
Finalisten bekendmaken
57
Finalewedstrijd begeleiden
6 personen
58
Uitslag controleren
2 personen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Bedankwoord uitspreken
61
Publiek vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

62
Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
63
Netten demonteren
4 personen
64
Tribune en stoelen opruimen
4 personen
65
Tafels opruimen
3 personen
66
Overgebleven catering inpakken
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Sportvloer schoonmaken
3 personen
69
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Restanten opruimen
2 personen
76
Uitslagen delen
77
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Volleyballenaantal 16
Reservevolleyballenaantal 6
Veldmarkeringstapeaantal 8
Scheidsrechtersfluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 120
Pennensetsaantal 12
Teamhesjesaantal 80
Scheidsrechterstoelenaantal 8
Ballenkarrenaantal 4
Pionnenaantal 24
Sporttassenaantal 8
Handdoekenaantal 16

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Wandklokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drinkdispensersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompenaantal 4
Slingersaantal 12
Teamvlaggenaantal 16
Richtingsbordenaantal 12
Prijzentafelkleed

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Tips

Reserveer de sporthal minimaal 8 tot 12 weken vooraf en controleer hoeveel velden tegelijk beschikbaar zijn. Vraag ook na wanneer je kunt opbouwen en hoe laat de kleedkamers open gaan.
Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor het toernooi. Controleer daarna teamnamen, contactgegevens en dieetwensen, zodat je niet op de wedstrijddag nog ontbrekende informatie hoeft te achterhalen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat het aantal teams definitief is. Print het schema en de deelnemerslijst en houd één digitale versie op de laptop bij voor wijzigingen.
Plan per veld een scheidsrechter en tafelleider en geef hen vóór de eerste wedstrijd een briefing van 15 minuten. Leg wedstrijdformulieren, pennensets, scoreborden en fluitjes per veld klaar.
Zet volleybalnetten, palen, ballen en reserveballen vóór ontvangst van de teams klaar. Koel dranken minstens 2 uur vooraf, portioneer hapjes en controleer EHBO-materiaal voordat de eerste wedstrijd begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een volleybaltoernooi organiseren?: Leg de datum en sporthal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna en sluit die ongeveer 2 weken voor het toernooi, zodat je nog tijd hebt voor het schema en de personeelsindeling.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Wacht tot de inschrijving gesloten is en controleer eerst het definitieve aantal teams. Reserveer per wedstrijd tijd voor spelen én wisselen en plan uiterlijk 7 dagen vooraf scheidsrechters en tafelleiders in.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een volleybaltoernooi?: Plan minimaal één scheidsrechter per gelijktijdig gebruikt veld en daarnaast één tafelleider per veld. Bij vier velden heb je dus minstens 4 scheidsrechters en 4 tafelleiders nodig; regel reservekrachten voor pauzes en uitval.
Wanneer moet je eten en drinken regelen voor een volleybaltoernooi?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen voor het toernooi. Koel de dranken minstens 2 uur vóór de start en portioneer hapjes vóór de ontvangst van de teams.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.