Organiser un tournoi de volley-ball, étape par étape

Un tournoi de volley-ball se prépare dans un ordre précis : bloquer le gymnase, définir le format, puis ouvrir les inscriptions. Le planning dépend du nombre d’équipes, du nombre de terrains et de la durée prévue pour chaque match. Avant le jour J, vérifiez les compositions, répartissez les arbitres et responsables de table, puis imprimez les documents utiles. Sur place, prévoyez aussi l’accueil, les boissons, les premiers secours et une solution simple si un ballon ou un équipement tombe en panne.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Répartir les terrains de match
2 personnes
4
Définir les règles du tournoi
2 personnes
5
Établir le planning des matchs
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Inscrire les équipes
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les coordonnées
12
Envoyer la confirmation aux équipes
2 personnes
13
Imprimer la liste des participants
14
Imprimer le planning du match
15
Vérifier la composition des équipes
2 personnes
16
Répartir les arbitres
2 personnes
17
Répartir les responsables de table
2 personnes
18
Vérifier le matériel de premiers secours
19
Commander les prix
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
24
Préparer les prix
25
Créer la playlist musicale
26
Installer la table d’accueil
2 personnes
27
Vérifier le revêtement de sport
2 personnes
28
Délimiter les terrains de volley-ball
4 personnes
29
Monter les filets
4 personnes
30
Régler les filets en hauteur
2 personnes
31
Installer les tables des arbitres
2 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Aménager la table d'accueil
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
39
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
40
Vérifier les vestiaires
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Accueillir les équipes
4 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Distribuer les t-shirts d’équipe
2 personnes
45
Ouvrir le tournoi
46
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
47
Encadrer les matchs
8 personnes
48
Suivre les scores du match
4 personnes
49
Distribuer les sifflets et les ballons
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les vestiaires
2 personnes
55
Publier les classements intermédiaires
56
Annoncer les finalistes
57
Encadrer la finale
6 personnes
58
Vérifier les résultats
2 personnes
59
Remettre les prix
3 personnes
60
Prononcer le discours de remerciement
61
Accompagner le départ du public
3 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
63
Démonter les filets
4 personnes
64
Ranger les gradins et les chaises
4 personnes
65
Dégager les tables
3 personnes
66
Emballer les restes du catering
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le sol sportif
3 personnes
69
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
73
Rapporter le matériel
3 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger les restes
2 personnes
76
Partager les résultats
77
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Bancs de vestiaireqté 12

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 4
Poteaux de volley-ballqté 8
Ballons de volleyqté 16
Ballons de volley de rechangeqté 6
Ruban de balisageqté 8
Sifflets d’arbitreqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Fiches de matchqté 120
Sets de stylosqté 12
Chasubles d’équipeqté 80
Chaises d’arbitreqté 8
Chariots à ballonsqté 4
Cônesqté 24
Sacs de sportqté 8
Serviettesqté 16

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 4
Horloges muralesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 12
Plats de service avec couvercleqté 12

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 8
Pains de glaceqté 24
Courses

Décoration

Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 4
Guirlandesqté 12
Drapeaux d’équipeqté 16
Panneaux directionnelsqté 12
Nappe pour table des prix

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Réservez d’abord le gymnase et confirmez le nombre de terrains utilisables. Prévoyez au moins un terrain de rechange dans votre organisation si une installation devient indisponible.
Fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : format des matchs, nombre de joueurs par équipe, système de classement et procédure en cas d’égalité. Envoyez ces règles avec la confirmation d’inscription.
Construisez le planning seulement après avoir traité les inscriptions. Gardez une marge de 10 à 15 minutes entre deux rotations pour absorber les retards, changer les équipes et mettre à jour les panneaux de score.
Attribuez à l’avance un arbitre et un responsable de table pour chaque terrain. Préparez les fiches de match, les stylos, les sifflets et les chasubles dans des lots séparés afin de ne pas chercher le matériel pendant les rencontres.
Terminez les achats et la préparation la veille : boissons au frais, amuse-bouches portionnés, prix prêts à remettre et playlist testée. Imprimez également la liste des participants et le planning, même si une version numérique est disponible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez le gymnase dès que la date est choisie, puis ouvrez les inscriptions environ 3 semaines avant le tournoi pour garder du temps pour les confirmations et le planning.
Combien de terrains faut-il pour un tournoi de volley-ball ?: Le nombre dépend du nombre d’équipes et de la durée des matchs. Pour un tournoi d’une journée, deux terrains permettent généralement d’enchaîner plus facilement les rencontres, mais calculez d’abord le nombre total de matchs et ajoutez 10 à 15 minutes par rotation.
Quand fermer les inscriptions au tournoi ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires, la composition des équipes et d’envoyer une confirmation avec les horaires.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de volley-ball ?: Préparez les prix, les fiches de match, les panneaux de score et les lots de matériel au plus tard la veille. Refroidissez les boissons, portionnez les amuse-bouches et imprimez deux exemplaires du planning et de la liste des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.