Zo organiseer je een voedselinzameling voor de Voedselbank

Begin niet met dozen neerzetten, maar met afspraken over wat de Voedselbank accepteert en hoeveel je wilt inzamelen. Regel daarna de locatie, toestemming, vrijwilligers en het transport naar de opslag. Op de inzameldag draait alles om een duidelijke route: donatie aannemen, registreren, wegen, sorteren en veilig verplaatsen. Met gelabelde kratten, vaste sorteerstations en een korte briefing voorkom je dat producten zoekraken of ongeschikt worden aangeboden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Inzameldoel vastleggen
2 personen
2
Acceptatiecriteria opstellen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Toestemming voor inzameling regelen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
10
Transport naar opslag regelen
11
Communicatiemateriaal ontwerpen
12
Informatie over donaties publiceren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen controleren
2 personen
15
Dozen en kratten labelen
2 personen
16
Inzamelregistratie voorbereiden
17
Route voor aanvoer markeren
2 personen
18
Vrijwilligers briefing versturen
19
Sleutels en toegang regelen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Locatie inspecteren
2 personen

Event

22
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
23
Vrijwilligers instrueren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Sorteerstations inrichten
4 personen
26
Informatieborden plaatsen
2 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Inzamelpunt openen
2 personen
30
Donateurs verwelkomen
3 personen
31
Binnengebrachte producten aannemen
4 personen
32
Donaties op houdbaarheid controleren
4 personen
33
Donaties per soort sorteren
6 personen
34
Dozen en kratten vullen
4 personen
35
Dozen wegen
2 personen
36
Ingezamelde hoeveelheden registreren
2 personen
37
Volle dozen naar opslag brengen
4 personen
38
Dranken bijvullen
39
Pauzes voor vrijwilligers verzorgen
2 personen
40
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
41
Voorraad dozen aanvullen
2 personen
42
Laatste donaties aannemen
4 personen
43
Inzamelpunt sluiten
2 personen
44
Resterende producten sorteren
4 personen
45
Donaties transportklaar maken
4 personen

Nazorg

46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Sorteerstations afbreken
4 personen
48
Materialen verzamelen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Servies en materialen afwassen
2 personen
51
Donaties naar voedselbank brengen
4 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Afval afvoeren
2 personen
54
Bedankbericht aan vrijwilligers sturen
55
Opbrengst bekendmaken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Klaptafel voor registratie
Stellingkastenaantal 4
Rolcontainersaantal 6

Apparatuur

Platformweegschaal
Handkarrenaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Labelprinter
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Snijplankenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Schenk kannenaantal 4

Catering

Kartonnen inzameldozenaantal 80
Kunststof krattenaantal 30
Papieren draagzakkenaantal 100
Herbruikbare boodschappentassenaantal 30
Afzetlintaantal 2
Palletsaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Inzamelbannersaantal 3
Richtingpijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Ledwerklampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handvegers en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Leg het inzameldoel en de acceptatiecriteria uiterlijk twee weken vooraf vast. Vermeld duidelijk welke producten welkom zijn en hoe donateurs hun bijdrage kunnen aanleveren.
Regel toestemming, locatie en opslag vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook wie de sleutels heeft en hoe rolcontainers, kratten en pallets naar de opslag komen.
Plan per inzamelblok minimaal twee vrijwilligers: één voor ontvangst en registratie en één voor wegen en sorteren. Stuur de briefing minstens 48 uur vooraf, inclusief route en starttijd.
Richt de locatie in met een aparte registratieplek en meerdere sorteerstations. Label dozen en kratten vooraf per productgroep, zodat vrijwilligers niet tijdens de drukte nog indeling hoeven te bedenken.
Maak aan het einde tijd vrij voor controle en overdracht. Noteer het totaalgewicht, controleer de gesorteerde kratten en laat het transport direct na afloop vertrekken in plaats van de donaties een nacht onbeheerd te laten staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voedselinzameling organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met het inzameldoel, de acceptatiecriteria, locatie en toestemming. Gebruik de laatste twee weken voor vrijwilligers, communicatie en transport.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een voedselinzameling?: Reken op minimaal twee vrijwilligers per inzamelpunt of werkblok. Voeg bij grotere aanvoer één coördinator toe voor registratie en één persoon voor transport en opslag.
Hoe richt je een voedselinzameling voor de Voedselbank in?: Maak minstens drie zones: ontvangst en registratie, wegen en sorteren, en tijdelijke opslag. Zet tafels en sorteerstations vóór de start klaar en houd de aanvoerroute vrij voor handkarren of rolcontainers.
Wat doe je met ingezameld voedsel na afloop?: Controleer en sorteer de donaties direct na het inzamelen en registreer het totaalgewicht. Regel transport naar de opslag nog dezelfde dag, zodat de producten niet onnodig blijven staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.