Organiser une collecte alimentaire pour la Banque Alimentaire

Une collecte alimentaire réussie repose d’abord sur des règles claires, un lieu accessible et une équipe présente à chaque étape. Commencez par définir l’objectif et les produits acceptés, puis obtenez l’autorisation avant d’annoncer la collecte. Prévoyez ensuite les créneaux des bénévoles, le tri sur place et le transport vers le stockage. Les oublis les plus fréquents concernent l’étiquetage des caisses, l’accès au local et l’enregistrement des dons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif de collecte
2 personnes
2
Établir les critères d'acceptation
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Obtenir l’autorisation de collecte
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
10
Organiser le transport vers le stockage
11
Concevoir le matériel de communication
12
Publier les informations sur les dons
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier le matériel
2 personnes
15
Étiqueter les cartons et les caisses
2 personnes
16
Préparer l'enregistrement des collectes
17
Marquer l’itinéraire d’approvisionnement
2 personnes
18
Envoyer le briefing des bénévoles
19
Organiser les clés et l’accès
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Inspecter le lieu
2 personnes

Événement

22
Accueillir les bénévoles
2 personnes
23
Briefer les bénévoles
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Mettre en place les points de tri
4 personnes
26
Placer les panneaux d’information
2 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Ouvrir le point de collecte
2 personnes
30
Accueillir les donateurs
3 personnes
31
Réceptionner les produits livrés
4 personnes
32
Vérifier la date limite des dons
4 personnes
33
Trier les dons par catégorie
6 personnes
34
Remplir les cartons et les caisses
4 personnes
35
Peser les cartons
2 personnes
36
Enregistrer les quantités collectées
2 personnes
37
Apporter les cartons pleins au stockage
4 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
39
Prévoir les pauses des bénévoles
2 personnes
40
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
41
Réapprovisionner le stock de boîtes
2 personnes
42
Accepter les derniers dons
4 personnes
43
Fermer le point de collecte
2 personnes
44
Trier les produits restants
4 personnes
45
Préparer les dons pour le transport
4 personnes

Suivi

46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Démonter les stations de tri
4 personnes
48
Rassembler le matériel
3 personnes
49
Nettoyer le lieu
4 personnes
50
Laver la vaisselle et le matériel
2 personnes
51
Apporter les dons à la banque alimentaire
4 personnes
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
53
Évacuer les déchets
2 personnes
54
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles
55
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 20
Table pliante pour l'inscription
Rayonnagesqté 4
Roll-containersqté 6

Équipement

Balance de plateforme
Chariots à mainqté 2
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3
Imprimante d'étiquettes
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Planches à découperqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 4

Catering

Caisses de collecte en cartonqté 80
Caisses en plastiqueqté 30
Sacs en papierqté 100
Sacs de courses réutilisablesqté 30
Ruban de balisageqté 2
Palettesqté 6
Courses

Décoration

Bannières de collecteqté 3
Flèches directionnellesqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balais et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Fixez les critères d’acceptation avant de publier l’appel aux dons : indiquez les produits refusés, l’état attendu et la date limite de consommation. Cela évite de devoir trier des denrées inutilisables le jour même.
Réservez le lieu et demandez l’autorisation de collecte au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Vérifiez aussi qui détient les clés et à quelles heures les bénévoles peuvent accéder au site.
Planifiez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec au moins une personne à l’accueil, une au tri et une au déplacement des caisses. Envoyez le briefing et l’itinéraire avant le jour de la collecte.
Préparez un point de tri distinct pour chaque catégorie de denrées et étiquetez les caisses avant l’ouverture. Les étiquettes doivent préciser le contenu et la destination de stockage.
Organisez le transport avant le début de la collecte, pas après le remplissage des caisses. Prévoyez des chariots, des roll-containers ou des palettes et notez les quantités collectées au fur et à mesure.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour organiser une collecte alimentaire ?: Pour un petit point de collecte, prévoyez au moins 3 bénévoles par créneau de 2 à 3 heures : accueil, tri et manutention. Ajoutez une personne chargée de la coordination si plusieurs points fonctionnent en parallèle.
Quand faut-il demander l’autorisation de collecte ?: Faites la demande au moins 2 à 3 semaines avant la collecte, ou plus tôt si le lieu est public. Attendez la confirmation avant de diffuser les invitations et les consignes de don.
Comment trier les dons pendant la collecte ?: Installez 3 à 5 zones clairement signalées selon les catégories retenues et gardez les produits refusés à part. Étiquetez chaque caisse dès qu’elle est remplie afin d’éviter un nouveau tri au stockage.
Combien de temps faut-il conserver les inscriptions des bénévoles ?: Centralisez les inscriptions jusqu’à 3 jours avant la collecte, puis finalisez les créneaux et envoyez le briefing. Gardez une liste de réserve d’au moins 2 personnes pour remplacer les absences de dernière minute.

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