Zo organiseer je een voedingslezing

Begin met de locatie en de spreker; pas daarna leg je programma, uitnodigingen en catering vast. Bij een voedingslezing wil je dieetwensen vroeg verzamelen, zodat hapjes en drankjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast. Plan ook een aparte technische controle voor laptop, beamer, microfoon en aansluitingen. Op de dag zelf werk je van ruimte-inrichting naar ontvangst: eerst tafels, stoelen en presentatieruimte, daarna koffie, thee, hapjes en naamkaartjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Spreker bevestigen
3
Programma vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering bestellen
9
Presentatie controleren
2 personen
10
Techniek testen
2 personen
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Naamkaartjes maken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen

Event

16
Ruimte openen
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Presentatieruimte inrichten
2 personen
20
Beamer aansluiten
21
Microfoon testen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Hapjes klaarzetten
2 personen
24
Naamkaartjes klaarleggen
25
Aanmeldtafel inrichten
26
Spreker ontvangen
27
Deelnemers verwelkomen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Lezing openen
31
Lezing begeleiden
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Vragenronde begeleiden
35
Evaluatieformulieren uitdelen
36
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
37
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Spreker bedanken
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Servies verzamelen
3 personen
42
Restanten verpakken
2 personen
43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Materialen controleren
2 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Huurmaterialen retourneren
2 personen
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Krukkenaantal 4
Aanmeldtafel

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 70
Gebaksvorkjesaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze microfoon
Luidsprekeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 60
Bloemstukkenaantal 4
Pennenaantal 30
Evaluatieformulierenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de lezing, zodat de catering nog kan worden aangepast.
Plan de presentatiecontrole en techniektest minstens 1 werkdag vooraf. Controleer niet alleen de beamer, maar ook HDMI-kabel, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoon en luidspreker.
Maak de definitieve deelnemerslijst 2 dagen voor de lezing. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, catering en de indeling van de aanmeldtafel.
Zet koffie, thee en water pas klaar nadat de tafels zijn opgesteld en de presentatieruimte vrij is. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
Open de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang. Gebruik het eerste halfuur voor tafels en stoelen; houd daarna tijd over om beamer, microfoon, hapjes en naamkaartjes opnieuw te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een voedingslezing?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, spreker en het programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de lezing en sluit de deelnemerslijst 2 dagen vooraf.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een voedingslezing uit?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verzamel de laatste wijzigingen tot 7 dagen voor het evenement. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna aan de catering door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een voedingslezing klaar te zetten?: Plan minstens 60 minuten voor het openen van de ruimte. Trek ongeveer 30 minuten uit voor tafels, stoelen en de presentatieruimte en gebruik de resterende tijd voor techniek, catering en ontvangst.
Wanneer test je de techniek voor een voedingslezing?: Doe een volledige test uiterlijk 1 werkdag vooraf en herhaal de aansluitingen op de dag zelf. Controleer beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, stroomvoorziening, microfoon en luidspreker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.