Organiser une conférence sur la nutrition, étape par étape

Une conférence sur la nutrition se prépare d’abord autour du contenu, puis de l’accueil et de la logistique. Réservez la salle et confirmez l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants déterminera le catering, les tables, les chaises, les badges et le matériel technique. Prévoyez aussi un délai pour recueillir les besoins alimentaires et tester la présentation, le vidéoprojecteur et le microphone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer l'intervenant
3
Définir le programme
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Commander le catering
9
Vérifier la présentation
2 personnes
10
Tester la technique
2 personnes
11
Établir la liste définitive des participants
12
Créer des badges nominatifs
13
Faire les courses
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

16
Ouvrir la salle
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
20
Brancher le vidéoprojecteur
21
Tester le microphone
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Préparer les en-cas
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
25
Installer la table d’inscription
26
Accueillir l’intervenant
27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Enregistrer la présence
2 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Ouvrir la conférence
31
Animer la conférence
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
34
Animer la séance de questions-réponses
35
Distribuer les formulaires d’évaluation
36
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
37
Animer le cocktail networking
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Remercier l'orateur
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Rassembler la vaisselle
3 personnes
42
Emballer les restes
2 personnes
43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Nettoyer l’espace
3 personnes
48
Vérifier le matériel
2 personnes
49
Fermer le lieu
2 personnes
50
Retourner les matériels de location
2 personnes
51
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabouretsqté 4
Table d’inscription

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 70
Fourchettes à gâteauqté 70
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Petits bolsqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Cartes de menuqté 60
Compositions floralesqté 4
Stylosqté 30
Formulaires d’évaluationqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la salle, confirmer l’intervenant et établir le programme. Faites-le au moins 4 à 6 semaines avant la conférence afin de disposer d’un délai suffisant pour les invitations et les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur quelques jours avant l’événement. Gardez une marge pour les changements de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et le microphone avant l’arrivée du public. Une répétition de 30 minutes permet souvent de repérer un adaptateur manquant ou une prise mal placée.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste définitive des participants, idéalement la veille. Installez la table d’inscription près de l’entrée, avec les badges classés par ordre alphabétique.
Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant le début. Installez les tables, les chaises et l’espace de présentation, puis préparez le café, le thé et les en-cas avant l’accueil des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur la nutrition ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une conférence de taille courante. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer l’intervenant, envoyer les invitations et finaliser le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la conférence. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour établir la liste des participants et commander les quantités nécessaires.
Quand faut-il commander le catering ?: Passez la commande définitive 5 à 7 jours avant la conférence, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Ajoutez une petite marge si les inscriptions restent ouvertes jusqu’à la dernière semaine.
Combien de temps faut-il prévoir pour tester le matériel ?: Réservez au moins 30 minutes pour tester la présentation, le vidéoprojecteur, l’ordinateur et le microphone. Faites ce test avant l’ouverture de la salle, idéalement le jour précédent ou 90 minutes avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.