Zo organiseer je een vintagemarkt zonder last-minute gedoe

Een vintagemarkt organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met een duidelijke marktindeling en een haalbare planning. Leg eerst het concept, de doelgroep, datum, openingstijden en locatie vast. Daarna regel je toestemming, kraamhouders en promotie, zodat je tijdig weet hoeveel kramen, paskamers en stroompunten nodig zijn. De laatste week draait vooral om bevestigingen, route-informatie, materialen en catering. Op de marktdag zelf werk je van buiten naar binnen: afzetten, opbouwen, aansluiten en pas daarna de kraamhouders ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Marktconcept en doelgroep bepalen
2 personen
2
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
3
Locatie en marktzone reserveren
4
Benodigde toestemming aanvragen
5
Kraamhouders benaderen
2 personen
6
Inschrijfformulier versturen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Markt promoten via sociale media
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Kraamindeling maken
2 personen
12
Kraamhouders bevestigen
13
Reserveringen controleren
14
Routebeschrijving versturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Marktplein afzetten
2 personen
19
Tafels en kramen opstellen
4 personen
20
Stoelen en paskamers plaatsen
3 personen
21
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Informatiebalie inrichten
2 personen
24
Cateringpunt inrichten
3 personen

Event

25
Kraamhouders ontvangen
3 personen
26
Kraamhouders naar plekken begeleiden
2 personen
27
Kramen verkoopklaar maken
12 personen
28
Bezoekers verwelkomen
2 personen
29
Informatiepunt bemannen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Afvalbakken legen
2 personen
34
Kraamhouders afronden informeren
35
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

36
Kramen en tafels afbreken
4 personen
37
Meubilair terugplaatsen
3 personen
38
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
39
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Materialen drogen en opbergen
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 4
Paskamerschermenaantal 2
Kledingrekkenaantal 8
Kledinghangersaantal 100
Partytentenaantal 2
Kleedjes voor kramenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Rolmaataantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Prijskaartjesaantal 300
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Kabelbindersaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koelmattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Benader kraamhouders minimaal 6 weken vooraf en sluit de inschrijving 2 weken voor de markt. Vraag meteen naar het soort vintage, de benodigde kraamruimte en eventuele stroombehoefte; daarmee voorkom je een indeling die later opnieuw moet.
Maak de kraamindeling zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en houd minstens één doorgang vrij die breed genoeg is voor bevoorrading. Reserveer een vaste plek voor de informatiebalie, het cateringpunt en de paskamerschermen.
Controleer toestemming, verzekering en eventuele geluids- of horecaregels uiterlijk 6 weken voor de datum. Een locatie reserveren zonder deze voorwaarden na te lopen is een veelvoorkomende oorzaak van wijzigingen in de laatste week.
Plan de opbouw met een concreet tijdstip en reken per marktkraam op ongeveer 15 tot 20 minuten voor plaatsing en controle. Leg rolmaat, gereedschapskoffers, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar voordat de eerste kraamhouders arriveren.
Stuur routebeschrijving, parkeerinformatie en het aankomsttijdstip uiterlijk 3 dagen vooraf. Koel dranken pas op de laatste dag, controleer verlichting en stroom vóór opening en zet pijlborden bij de entree, paskamers en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vintagemarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je concept, datum, openingstijden en locatie vast; daarna regel je toestemming, kraamhouders en promotie.
Hoeveel kraamhouders heb je nodig voor een vintagemarkt?: Dat hangt af van de beschikbare marktzone, maar bepaal eerst hoeveel marktkramen en loopruimte passen. Houd naast de kraamruimte ook ruimte vrij voor minimaal één informatiebalie, een cateringpunt en paskamers.
Wanneer maak je de indeling van een vintagemarkt?: Maak een voorlopige indeling zodra je ongeveer 75 procent van de aanmeldingen binnen hebt, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Bevestig de definitieve plaatsen uiterlijk 1 week voor de markt.
Wat moet je op de dag van een vintagemarkt als eerste doen?: Begin 2 tot 3 uur voor opening met het afzetten van het marktplein en het plaatsen van tafels en kramen. Sluit daarna stroom en verlichting aan, richt paskamers en informatiebalie in en ontvang vervolgens de kraamhouders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.