Zo organiseer je een vintage kerstmarkt

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte; die bepalen hoeveel marktkramen, partytenten en verkopers passen. Benader verkopers vroeg en stuur na hun bevestiging duidelijke verkoopvoorwaarden, een plattegrond en praktische informatie. Werk daarna de bezoekersregistratie, vrijwilligersindeling en catering uit. Op de laatste dag draait alles om een droge opbouw, veilige stroomvoorziening, gekoelde dranken en een kassapunt dat direct klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Kraamindeling uitwerken
2 personen
4
Marktverkopers benaderen
2 personen
5
Verkopers bevestigen
6
Verkoopvoorwaarden versturen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aankondiging plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Verkoperslijst afdrukken
13
Plattegrond afdrukken
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Kerstkoekjes bakken
2 personen
20
Glühwein voorbereiden
2 personen
21
Kassabonnen klaarleggen
22
Kramen labelen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Stroompunten aansluiten
2 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Kerstboom plaatsen
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Kerstkraampjes inrichten
6 personen
33
Menuborden ophangen
2 personen
34
Entree versieren
2 personen
35
Kassa inrichten
2 personen
36
Consumptiepunten inrichten
4 personen
37
Servies klaarzetten
2 personen
38
Hapjes uitstallen
3 personen
39
Glühwein opwarmen
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen

Event

43
Verkopers ontvangen
3 personen
44
Bezoekers welkom heten
3 personen
45
Entree bemannen
2 personen
46
Kassa bemannen
2 personen
47
Glühwein schenken
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes bijvullen
2 personen
52
Servies afruimen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten bijvullen
55
Kraampjes ondersteunen
2 personen
56
Rondgang terrein uitvoeren
2 personen
57
Verlichting controleren
58
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Kassa afsluiten
2 personen
60
Verkopers laten afbouwen
3 personen
61
Kramen leegruimen
5 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Verlichting afbreken
3 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Meubilair terugbrengen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Voorraad sorteren
2 personen
70
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen sorteren
73
Restanten gekoeld bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 8
Houten kratjesaantal 24
Parasolvoetenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Glühweinbekersaantal 150
Waterglazenaantal 100
Dessertbordjesaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerbordenaantal 20
Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Glühweinverhittersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 16
Lantaarnsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 8
Houten wegwijzersaantal 10
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Kerststalfiguren
Vintage koffersaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangetjesaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Folieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handgelhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling voordat je verkopers definitief bevestigt. Reserveer ruimte voor looproutes, een uitgiftepunt voor glühwein en kabels, zodat je opbouw niet opnieuw hoeft te beginnen.
Benader verkopers minstens 6 weken vooraf en vraag meteen naar hun kraamformaat, stroombehoefte en verkoopcategorie. Stuur de voorwaarden uiterlijk 2 weken voor de markt opnieuw mee.
Plan de drankvoorraad per uur: reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet glühwein, koffie en thee op afzonderlijke uitgiftepunten. Koel frisdrank vooraf en controleer of de glühweinverhitters op aparte stroomgroepen kunnen.
Maak 48 uur vooraf een weerbesluit voor de partytenten en lichtsnoeren. Leg kabelhaspels en verlengkabels zo aan dat bezoekers niet struikelen en gebruik lantaarns of ledlampen als het aan het einde van de middag donker wordt.
Leg kassabonnen, kassa’s en pinapparaten vóór de opbouw op één vaste plek klaar en wijs daar minstens één vrijwilliger aan. Test elk pinapparaat en noteer wie tijdens de markt geld, verkopersvragen en dieetwensen afhandelt.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik verkopers benaderen voor een vintage kerstmarkt?: Benader verkopers bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de markt. Bevestig hun deelname uiterlijk 3 weken vooraf, zodat je de kraamindeling, plattegrond en verkoperslijst op tijd kunt afronden.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een vintage kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker. Voor glühwein, koffie en thee heb je daarnaast voldoende bekers, kopjes, glazen en lepels nodig; houd een extra voorraad van ongeveer 10 procent achter de hand.
Wanneer moet ik een vintage kerstmarkt bij slecht weer afgelasten?: Neem 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en de veiligheid van tenten, kabels en bezoekers. Communiceer de beslissing uiterlijk 24 uur vooraf met verkopers, vrijwilligers en aangemelde bezoekers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vintage kerstmarkt?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de entree of aanmeldingen, één voor de catering en één voor betalingen per gelijktijdig kassapunt. Voeg tijdens de opbouw minstens twee mensen toe voor kramen, partytenten en het verplaatsen van materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.