So organisierst du einen Vintage-Weihnachtsmarkt
Ein Vintage-Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum und Ort fest, dann planst du Standflächen, Verkäufer und Besucherkommunikation. Anschließend folgen Anmeldungen, Helfer, Verpflegung und die genaue Aufbauplanung. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Kabel, Beschriftungen, Wechselgeld oder ein Plan für schlechtes Wetter. Mit diesem Ablauf koordinierst du 73 Aufgaben, 61 benötigte Dinge und die letzten Kontrollen, ohne am Ende alles gleichzeitig erledigen zu müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Reservierungen vornehmen
- 3
Standlayout ausarbeiten
2 Personen
- 4
Marktverkäufer ansprechen
2 Personen
- 5
Aussteller bestätigen
- 6
Verkaufsbedingungen senden
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Online-Ankündigung veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Verkäuferliste drucken
- 13
Lageplan drucken
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 19
Weihnachtskekse backen
2 Personen
- 20
Glühwein vorbereiten
2 Personen
- 21
Kassenzettel bereitlegen
- 22
Stände beschriften
2 Personen
- 23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 24
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
- 29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 30
Weihnachtsbaum aufstellen
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Weihnachtsstände einrichten
6 Personen
- 33
Menükarten aufhängen
2 Personen
- 34
Eingang dekorieren
2 Personen
- 35
Kasse einrichten
2 Personen
- 36
Verpflegungspunkte einrichten
4 Personen
- 37
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 38
Snacks auslegen
3 Personen
- 39
Glühwein erwärmen
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 43
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 44
Besucher begrüßen
3 Personen
- 45
Eingang besetzen
2 Personen
- 46
Kasse bedienen
2 Personen
- 47
Glühwein ausschenken
3 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 52
Geschirr abräumen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten auffüllen
- 55
Stände unterstützen
2 Personen
- 56
Geländerundgang durchführen
2 Personen
- 57
Beleuchtung kontrollieren
- 58
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Kasse abschließen
2 Personen
- 60
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
- 61
Stände leerräumen
5 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Beleuchtung abbauen
3 Personen
- 64
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 65
Möbel zurückbringen
4 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Gelände reinigen
4 Personen
- 68
Abfall entsorgen
2 Personen
- 69
Vorräte sortieren
2 Personen
- 70
Materialien sauber und trocken lagern
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Gefundene Gegenstände sortieren
- 73
Reste gekühlt aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 16
- KleiderständerAnz. 8
- HolzkistenAnz. 24
- SchirmständerAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- GlühweintassenAnz. 150
- WassergläserAnz. 100
- DesserttellerAnz. 120
- GebäckgabelnAnz. 120
- TeelöffelAnz. 80
- ServiertellerAnz. 20
- ServierschalenAnz. 16
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- GlühweinerhitzerAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 16
- LaternenAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 4
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtssterneAnz. 8
- HolzwegweiserAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 12
- KreidestifteAnz. 12
- Krippenfiguren
- Vintage-KofferAnz. 10
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- FolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
- HandseifenspenderAnz. 6
- HanddesinfektionsständerAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 3
- GummihandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Standlayout und Laufwege mindestens 3 Wochen vorher fest. Plane Marktstände, Tische, Kleiderständer und Holzkisten so, dass Besucher nicht vor Engstellen stehen bleiben und Stromanschlüsse erreichbar bleiben.
- Bestätige Verkäufer spätestens 14 Tage vor dem Markt und verschicke danach die Verkaufsbedingungen. Eine gedruckte Verkäuferliste und ein Lageplan verhindern am Aufbau unnötige Sucherei.
- Teile Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Besetze Kasse, Eingang, Verpflegung und Aufsicht getrennt, damit beim Nachfüllen von Glühwein oder Snacks niemand den Zahlungsbereich verlassen muss.
- Bereite haltbare Vorräte, Weihnachtskekse und Snacks am Vortag vor. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Glühwein erst kurz vor Beginn bereit und erfasse Ernährungswünsche spätestens mit den Anmeldungen.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere das Gelände am Veranstaltungstag. Partyzelte, Lichterketten, LED-Lampen und Laternen brauchen einen festen Aufbauplan; Kabeltrommeln und Verlängerungskabel dürfen keine Laufwege kreuzen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Vintage-Weihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierungen. Verkäufer sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin angesprochen und spätestens 14 Tage vorher bestätigt sein.
- Wann sollte ich die Aussteller für einen Vintage-Weihnachtsmarkt anschreiben?
- Schreibe potenzielle Verkäufer 6 bis 8 Wochen vor dem Markt an. Sende die Verkaufsbedingungen direkt nach der Bestätigung, damit Standgröße, Aufbauzeiten und Zahlungsabläufe nicht erst in der letzten Woche geklärt werden.
- Wie viel Glühwein und Getränke brauche ich pro Person?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, abhängig davon, ob auch Kaffee und Tee angeboten werden. Plane zusätzlich Wasser ein und halte Kühlboxen sowie Glühweintassen getrennt vom übrigen Geschirr bereit.
- Was muss ich am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereiten?
- Backe die Weihnachtskekse, bereite Snacks vor, stelle haltbare Vorräte bereit und drucke Verkäuferliste sowie Lageplan. Prüfe außerdem Kassen, Kartenlesegeräte, Beschriftungen, Kabel und Beleuchtung, damit am Veranstaltungstag nur noch Transport und Aufbau bleiben.
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