Zo organiseer je een verzamelaarsbeurs

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte. Bepaal daarna hoeveel klaptafels passen, hoe bezoekers lopen en hoeveel verkopers je kunt ontvangen. Leg de voorwaarden en inschrijving vroeg vast, zodat je tafels tijdig kunt toewijzen en bevestigen. Regel vervolgens de bezoekersinformatie, routeborden, naamkaartjes en betaalvoorzieningen. Op de beursdag draait alles om een duidelijke entree, een snelle opbouw en een laatste controle van koffie, wisselgeld en materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Zaalindeling bepalen
2 personen
3
Tafelaantallen vaststellen
2 personen
4
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Beurs online aankondigen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Tafels aan verkopers toewijzen
2 personen
10
Bevestigingen versturen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Reserveringen maken
13
Bezoekersinformatie publiceren
14
Parkeerinformatie delen
15
Routeborden voorbereiden
16
Naamkaartjes maken
17
Tafelnummers maken
18
Prijslijsten afdrukken
19
Inschrijflijst afdrukken
20
Contant wisselgeld opnemen
2 personen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
4 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Verlichting controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
5 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Verkopersbalie inrichten
2 personen
30
Ingang en uitgang markeren
2 personen
31
Routeborden plaatsen
2 personen
32
Tafelnummers plaatsen
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
34
Cateringtafel inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffieapparaten aansluiten
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Verkopers ontvangen
3 personen
40
Verkopers naar tafels wijzen
2 personen
41
Verkooptafels controleren
3 personen
42
Entreebalie klaarzetten
2 personen
43
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

44
Deuren openen
3 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Entree innen
2 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Verkopers ondersteunen
2 personen
49
Zaalrondes lopen
2 personen
50
Dranken serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Hapjes aanvullen
2 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
56
Verkopersvragen beantwoorden
2 personen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Verkoop afronden
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
60
Verkopers uitchecken
3 personen

Nazorg

61
Verkooptafels leegruimen
5 personen
62
Tafels en stoelen inklappen
5 personen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval afvoeren
3 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Materialen inladen
4 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Verkopersinformatie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 40
Stoelenaantal 30
Entreebalie
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 40
Klapkarrenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Betaalterminalsaantal 2
Handmicrofoon
Portofoonsaantal 4
Handlampenaantal 4
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Lamineerapparaat
Laminatiefolieaantal 50
Nietmachinesaantal 2
Perforatorsaantal 2
Papiersnijder
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 6
Klembordenaantal 6
Betaalbordjesaantal 4
Kassabonnenrollenaantal 10
USB-opladersaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 200
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4
Tangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 4
Flesopenersaantal 4

Decoratie

Entreebord
Routebordenaantal 8
Tafelnummersaantal 40
Naamkaartjesaantal 80
Pijlenstickersaantal 24
Kleefbandaantal 8
Touwaantal 2
Schrijfbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 2
Waterkannenaantal 6
Koelkrattenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Koffiezetkannenaantal 4
Melkkannetjesaantal 6
Suikerpottenaantal 4
Drankkrattenaantal 6

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Stel de verkopersvoorwaarden op voordat je het inschrijfformulier verstuurt. Vermeld daarin onder meer de afmetingen en aantallen tafels, de aankomsttijd, wat wel en niet verkocht mag worden en wanneer een inschrijving definitief is.
Maak de zaalindeling op schaal en wijs elke tafel vooraf toe. Zet tafelnummers klaar en stuur verkopers hun plek uiterlijk enkele dagen voor de beurs, zodat wijzigingen niet pas bij het openen van de locatie ontstaan.
Publiceer bezoekersinformatie minstens één week vooraf. Zet naast datum en openingstijd ook parkeren, route, entreebalie en eventuele betaalmogelijkheden duidelijk bij elkaar; routeborden worden op de dag zelf snel vergeten.
Plan de opbouw terug vanaf het moment dat bezoekers binnenkomen. Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, tafelkleden, naamkaartjes, prijslijsten, stekkerdozen en verlichting op hun plek zetten.
Controleer de catering en betalingen de dag ervoor in plaats van op de ochtend zelf. Test betaalterminals, tel contant wisselgeld, vul koffie- en theebenodigdheden aan en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verzamelaarsbeurs organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Verstuur de inschrijving daarna zo vroeg mogelijk, zodat je ongeveer 4 tot 6 weken voor de beurs de tafelindeling kunt maken en bevestigingen kunt sturen.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een verzamelaarsbeurs?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de afgesproken tafelruimte. Tel per verkoper de toegewezen tafels op en reserveer daarnaast ruimte voor de entreebalie, stoelen, looppaden en koffie; houd voor looppaden ongeveer 1,2 meter vrij.
Wanneer moet ik verkopers hun tafelnummer sturen?: Stuur de bevestiging met tafelnummer, aankomsttijd en praktische informatie uiterlijk 3 tot 7 dagen voor de beurs. Zo kunnen verkopers hun spullen plannen en kun je de laatste afmeldingen nog verwerken zonder verwarring bij de entree.
Hoeveel opbouwtijd heb ik nodig voor een verzamelaarsbeurs?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor een kleine beurs en langer wanneer er veel tafels of meerdere ruimtes zijn. Open de locatie pas na controle van de zaalindeling, routeborden, verlichting, betaalterminals, koffievoorziening en inschrijflijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.