Eine Sammlermesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Sammlermesse entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand am Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Ort, Raumaufteilung und Tischzahl fest, bevor du Ausstellerbedingungen formulierst und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Tischzuweisung, Bestätigungen und Besucherinformationen. Plane die letzten Tage für Beschilderung, Kasse, Verpflegung und den Transport ein – genau dort werden Kabel, Wechselgeld oder Namensschilder häufig zu spät vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Tischzahlen festlegen
2 Personen
- 4
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Messe online ankündigen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Tische den Verkäufern zuweisen
2 Personen
- 10
Bestätigungen versenden
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Besucherinformationen veröffentlichen
- 14
Parkinformationen teilen
- 15
Routenschilder vorbereiten
- 16
Namensschilder erstellen
- 17
Tischnummern erstellen
- 18
Preisliste drucken
- 19
Anmeldeliste ausdrucken
- 20
Bargeld zum Wechseln abheben
2 Personen
- 21
Bestand prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
5 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Verkäuferstand einrichten
2 Personen
- 30
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
- 31
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 32
Tischnummern aufstellen
2 Personen
- 33
Namensschilder bereitlegen
- 34
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Kaffeemaschinen anschließen
2 Personen
- 37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 40
Verkäufer zu den Tischen führen
2 Personen
- 41
Verkaufstische kontrollieren
3 Personen
- 42
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
- 43
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 44
Türen öffnen
3 Personen
- 45
Besucher begrüßen
3 Personen
- 46
Eintritt kassieren
2 Personen
- 47
Programm verteilen
2 Personen
- 48
Verkäufer unterstützen
2 Personen
- 49
Rundgänge durch den Saal machen
2 Personen
- 50
Getränke servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 53
Snacks auffüllen
2 Personen
- 54
Abfall sammeln
2 Personen
- 55
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 56
Verkäuferfragen beantworten
2 Personen
- 57
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 58
Verkauf abschließen
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
- 60
Verkäufer auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Verkaufstische abräumen
5 Personen
- 62
Tische und Stühle zusammenklappen
5 Personen
- 63
Catering aufräumen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall entsorgen
3 Personen
- 66
Saal reinigen
4 Personen
- 67
Toiletten endreinigen
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Materialien einladen
4 Personen
- 70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 73
Fundgegenstände registrieren
- 74
Verkäuferinformationen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 40
- StühleAnz. 30
- Eingangsbereich
- HockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 40
- KlappwagenAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- TortenplattenAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- GebäckgabelnAnz. 80
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KartenterminalsAnz. 2
- Handmikrofon
- FunkgeräteAnz. 4
- HandlampenAnz. 4
- GeldkassettenAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
- Laminiergerät
- LaminierfolieAnz. 50
- TackerAnz. 2
- LocherAnz. 2
- Papierschneider
- StifteAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 6
- ZahlungsschilderAnz. 4
- KassenbonrollenAnz. 10
- USB-LadegeräteAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeefilterAnz. 200
- ServierschalenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 4
- ZangenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
Dekoration
- Eingangsschild
- WegweiserAnz. 8
- TischnummernAnz. 40
- NamensschilderAnz. 80
- PfeilaufkleberAnz. 24
- KlebebandAnz. 8
- SeilAnz. 2
- SchreibtafelnAnz. 4
- KreidestifteAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- GetränkespenderAnz. 2
- WasserkannenAnz. 6
- KühlkistenAnz. 4
- ServierplattenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 6
- ZuckerdosenAnz. 4
- GetränkekistenAnz. 6
Reinigung
- MülleimerAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Tipps
- Lege Tischzahl und Raumaufteilung fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So kannst du die maximale Zahl der Verkäufer klar angeben und später mehrere Umbuchungen vermeiden.
- Verschicke die Ausstellerbestätigungen spätestens 7 Tage vor der Messe. Nenne darin Tischnummer, Aufbauzeit, Parkhinweise und die Bedingungen, damit am Einlass weniger Rückfragen entstehen.
- Veröffentliche Besucherinformationen mindestens 5 Tage vorher online. Dazu gehören Anfahrt, Parken, Einlass, Sitz- oder Garderobenbereich sowie ein Hinweis auf Kartenzahlung, falls Kartenterminals vorhanden sind.
- Prüfe 2 Tage vor dem Termin den Bestand und kaufe fehlende Verbrauchssachen nach. Kaffee, Tee, Wasser, Gebäck und Wechselgeld werden oft eingeplant, aber Filter, Teelöffel oder Serviertabletts vergessen.
- Packe am Vorabend alle Unterlagen und Geräte nach Einsatzort: Namensschilder, Tischnummern, Preisliste, Anmeldeliste, Verlängerungskabel, Funkgeräte und Handlampen. Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass, damit Tische und Technik nicht unter Zeitdruck aufgebaut werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sammlermesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Tischzahl und Verkäuferbedingungen. Öffne die Anmeldung danach, damit du noch 4 bis 6 Wochen für Rückmeldungen, Tischzuweisung und Bestätigungen hast.
- Wann sollte man die Aussteller einer Sammlermesse anmelden lassen?
- Gib eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Messe vor. So bleiben dir mindestens 14 Tage, um Anmeldungen zu prüfen, Tische zuzuweisen und offene Angaben wie Ernährungswünsche oder Zahlungsdaten nachzufassen.
- Wie viele Tische braucht eine Sammlermesse?
- Die Tischzahl richtet sich nach den bestätigten Verkäufern und dem verfügbaren Raum. Plane pro Verkäufer den vereinbarten Tischbedarf plus mindestens 10 Prozent freie Fläche für Wege, Eingangsbereich und Besucherbewegung ein.
- Was muss am Tag der Sammlermesse zuerst passieren?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Stelle zuerst Tische, Stühle, Tischnummern und Eingangsbereich auf, danach Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kabel, Kasse und die Unterlagen für Anmeldung und Preisliste.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!