Zo organiseer je een verkoopdag zonder last-minute chaos

Begin een verkoopdag niet met tafels neerzetten, maar met het aanbod, de planning en de verwachte bezoekersaantallen. Publiceer eerst datum en programma, verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen, zodat je voorraad, catering en betaalmogelijkheden kunt afstemmen. Daarna richt je de verkooplogistiek in: label de voorraad, bereid prijskaartjes voor en test het kassapunt. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde en een duidelijke briefing van het verkoopteam.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Verkoopaanbod samenstellen
2 personen
4
Voorraad controleren
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Catering bestellen
9
Betaalmogelijkheden controleren
10
Promotie ophangen
2 personen
11
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
12
Verkoopvoorraad labelen
3 personen
13
Kassawisselgeld ophalen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Verkoopvoorraad klaarzetten
3 personen
16
Locatie schoonmaken
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Presentatiemeubilair plaatsen
3 personen
19
Kassapunt inrichten
2 personen
20
Betaalapparatuur testen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Briefing verkoopteam geven

Event

26
Deuren openen
2 personen
27
Bezoekers verwelkomen
2 personen
28
Verkoopadvies geven
4 personen
29
Kassa bedienen
2 personen
30
Aankopen inpakken
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Verkooptafels bijvullen
2 personen
34
Afval tussentijds legen
35
Laatste aankopen afrekenen
2 personen
36
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

37
Kassa afsluiten
2 personen
38
Verkoopvoorraad tellen
2 personen
39
Verkoopvoorraad verpakken
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Meubilair afbreken
4 personen
42
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
43
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Overgebleven catering opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Presentatietafelsaantal 6
Kassatafel
Opbergkastenaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Displaystandaardsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassalade
Laptop
Labelprinter
Streepjescodescanner
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Handmicrofoon
Draagbare speaker

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelserveringenaantal 4

Decoratie

Feestvlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Posterhoudersaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het verkoopaanbod uiterlijk één week vooraf samen en noteer per artikel de voorraad, prijs en plek op een presentatietafel. Zo voorkom je dat prijskaartjes of labels pas tijdens de opbouw worden gemaakt.
Controleer aanmeldingen en dieetwensen minimaal 3 dagen voor de verkoopdag. Bestel catering daarna op basis van het aantal bevestigde bezoekers en houd rekening met extra koffie, water en hapjes voor het verkoopteam.
Test betaalterminals, kassalade, laptop en eventuele streepjescodescanner de dag ervoor op de echte locatie. Leg ook kassawisselgeld klaar; een werkende terminal helpt niet als je bij de eerste contante betaling geen gepast wisselgeld hebt.
Richt het kassapunt als eerste werkplek in en zet de verkoopvoorraad pas daarna op de presentatietafels. Houd opbergkasten of een aparte reserveplek vrij, zodat aangevulde voorraad niet tussen klanten en verkoopteam blijft staan.
Plan de briefing van het verkoopteam vóór de deuren opengaan en houd die op ongeveer 10 minuten. Spreek af wie de kassa bedient, wie voorraad aanvult en wie vragen over prijzen, aanbiedingen en betaalmethoden beantwoordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verkoopdag organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, programma en verkoopaanbod. Verstuur uitnodigingen zo snel mogelijk en rond voorraad, catering en betaalmogelijkheden uiterlijk 3 dagen voor de verkoopdag af.
Hoeveel voorraad heb je nodig voor een verkoopdag?: Maak eerst een overzicht per artikel en vergelijk dat met eerdere verkoopcijfers of het aantal bevestigde bezoekers. Houd voor hardlopende artikelen ongeveer 10 tot 15 procent reserve aan, maar bestel geen extra voorraad zonder verwachte vraag.
Wanneer moet je de betaalapparatuur testen?: Test alle betaalterminals en de kassasoftware uiterlijk 1 dag vooraf op de locatie. Controleer op de ochtend zelf nog de stroom, internetverbinding, kassalade en het wisselgeld voordat de verkoop start.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verkoopdag op te bouwen?: Reken voor een kleine verkoopdag met minimaal 2 uur opbouwtijd. Plan daarin het opstellen van tafels en stoelen, het plaatsen van presentatiemeubilair, het inrichten van de kassa, het klaarzetten van voorraad en een briefing van ongeveer 10 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.