Organiser une journée de vente, étape par étape
Une journée de vente se prépare dans un ordre précis : fixer la date, définir l’offre, gérer les inscriptions, puis sécuriser le stock et le paiement. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour publier le programme et envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à étiqueter les articles, confirmer le traiteur et vérifier le matériel. Le jour même, installez d’abord les espaces de présentation et la caisse, puis faites un briefing court avec l’équipe avant l’arrivée des visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier la date et le programme
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Composer l’offre de vente
2 personnes
- 4
Vérifier les stocks
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Réserver des tables et des chaises
- 8
Commander le catering
- 9
Vérifier les moyens de paiement
- 10
Afficher la promotion
2 personnes
- 11
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
- 12
Étiqueter les stocks de vente
3 personnes
- 13
Récupérer la monnaie de caisse
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Préparer le stock de vente
3 personnes
- 16
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Installer le mobilier de présentation
3 personnes
- 19
Installer le point de caisse
2 personnes
- 20
Tester le matériel de paiement
2 personnes
- 21
Suspendre la décoration
2 personnes
- 22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 23
Préparer le point café
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
3 personnes
- 25
Faire le briefing de l'équipe de vente
Événement
- 26
Ouvrir les portes
2 personnes
- 27
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 28
Donner des conseils de vente
4 personnes
- 29
Tenir la caisse
2 personnes
- 30
Emballer les achats
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
- 32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les tables de vente
2 personnes
- 34
Vider les déchets au fur et à mesure
- 35
Régler les derniers achats
2 personnes
- 36
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 37
Clôturer la caisse
2 personnes
- 38
Compter le stock de vente
2 personnes
- 39
Emballer les stocks de vente
3 personnes
- 40
Faire la vaisselle
2 personnes
- 41
Démonter le mobilier
4 personnes
- 42
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
- 43
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
- 44
Évacuer les déchets
2 personnes
- 45
Retourner les matériels
2 personnes
- 46
Ranger le catering restant
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 40
- Tables de présentationqté 6
- Table de caisse
- Armoires de rangementqté 2
- Portants à vêtementsqté 4
- Supports d’affichageqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Tiroir-caisse
- Ordinateur portable
- Imprimante d'étiquettes
- Lecteur de codes-barres
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Microphone à main
- Enceinte portable
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Pincesqté 6
- Louchesqté 4
- Thermosqté 4
- Service de boissons fraîchesqté 4
Décoration
- Fanions de fêteqté 6
- Nappesqté 10
- Flèches de signalisationqté 12
- Porte-affichesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Publiez la date, le programme et l’offre au moins 3 semaines avant la journée de vente. Cela laisse le temps de recevoir les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
- Vérifiez les stocks 7 à 10 jours avant, puis préparez les articles de vente la veille. Étiquetez chaque article avec son prix pour éviter les recherches et les erreurs à la caisse.
- Confirmez les tables, les chaises et le catering au plus tard 5 jours avant. Prévoyez aussi les espaces distincts pour la présentation, la caisse et le rangement.
- Testez les terminaux de paiement, l’ordinateur, l’imprimante d’étiquettes et le lecteur de codes-barres la veille. Préparez la monnaie de caisse avant l’ouverture, plutôt que pendant les premières ventes.
- Le matin même, installez les tables, le mobilier de présentation et la caisse avant de rafraîchir les boissons. Gardez 30 minutes pour le briefing de l’équipe et la résolution des derniers problèmes.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée de vente ?
- Commencez environ 3 semaines avant la date prévue. Publiez alors le programme, envoyez les invitations et lancez les inscriptions, puis gardez les 7 derniers jours pour le stock et la logistique.
- Comment préparer le stock pour une journée de vente ?
- Vérifiez les stocks 7 à 10 jours avant et préparez les articles la veille. Chaque article doit être identifié et porter une étiquette de prix avant l’installation des tables.
- Quand tester la caisse et les moyens de paiement ?
- Testez les terminaux, le lecteur de codes-barres et l’imprimante au plus tard la veille. Préparez également la monnaie de caisse avant l’ouverture, avec un montant adapté aux paiements en espèces.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée de vente ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, la présentation, la caisse, les boissons et le café. Ajoutez 30 minutes pour le briefing de l’équipe de vente.
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