Organiser une Journée de la circulation : méthode et préparation

Une Journée de la circulation se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité, puis comme une animation. Commence par fixer la date, le programme et le lieu avant de dessiner le parcours ou de réserver le matériel. Les autorisations, les mesures de circulation et la répartition des bénévoles doivent être réglées assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Le jour J, chaque poste doit avoir un plan, un horaire et une personne identifiée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Sélectionner les activités de circulation
2 personnes
4
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Demander des mesures de circulation
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Créer des panneaux de direction
2 personnes
15
Préparer les questions du quiz
2 personnes
16
Dessiner le plan du parcours
2 personnes
17
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
18
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
19
Commander le catering
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
2 personnes
22
Préparer le matériel
3 personnes
23
Préparer les étiquettes nominatives
24
Vérifier l'itinéraire et les risques
3 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
27
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
28
Mettre en place le parcours
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
3 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Préparer les vélos
2 personnes
32
Préparer les casques
2 personnes
33
Tester le matériel sonore
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
36
Affecter le personnel aux points de circulation
8 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Enregistrer les participants
3 personnes
39
Présenter le programme
40
Encadrer le parcours vélo
4 personnes
41
Animer le quiz sur la circulation
2 personnes
42
Faire la démonstration de l'angle mort
3 personnes
43
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
44
Encadrer le jeu de traversée
3 personnes
45
Servir les boissons de pause
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Animer le jeu du feu tricolore
2 personnes
49
Distribuer le matériel de réflexion
2 personnes
50
Accompagner l'itinéraire du soir
6 personnes
51
Présenter l’atelier de sensibilisation au code de la route
2 personnes
52
Remettre les prix
2 personnes
53
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
54
Démonter les postes de circulation
4 personnes
55
Dégager le parcours
4 personnes
56
Dégager les tables
3 personnes
57
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
3 personnes
61
Trier les matériaux
2 personnes
62
Ramener les vélos
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
65
Remettre les barrières de sécurité en place
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de circulation

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 12
Panneaux de signalisationqté 10
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 20
Panneaux STOPqté 6
Feux de circulation sur batterieqté 2
Vélosqté 12
Vélos pour enfantsqté 6
Casques de véloqté 20
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation véloqté 2
Antivols de véloqté 12
Kits d’éclairage pour véloqté 20
Miroirs pour démonstration d’angle mortqté 2
Draisiennesqté 4

Matériel de sport

Chronomètresqté 4
Tiges de cônesqté 12
Cerceauxqté 10
Balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Affiches d’itinéraireqté 12
Drapeaux de circulationqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 150

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Ruban de sécuritéqté 6
Parapluiesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3

Papeterie

Papier d’impressionqté 500
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Certificats de prixqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commence au moins 6 semaines avant l’événement : réserve le lieu, vérifie les autorisations nécessaires et demande les mesures de circulation avant de communiquer le parcours aux participants.
Dessine le parcours à l’échelle et repère les croisements, les angles morts et les zones d’attente. Prévoyez une signalisation visible avec cônes, barrières, ruban de balisage et panneaux STOP.
Répartis les bénévoles par poste, avec un responsable pour chaque zone de circulation. Imprime le déroulé et le plan du parcours afin que chacun sache où se placer et à quelle heure prendre son poste.
Contrôle les vélos, vélos pour enfants et casques au moins la veille. Prépare aussi les pompes, les kits de réparation, les antivols et les kits d’éclairage pour éviter de bloquer une activité pour un problème simple.
Prévois un accueil distinct pour les inscriptions et les départs. Place la table d’inscription près de l’entrée, prépare les étiquettes nominatives et vérifie la météo 48 heures avant pour ajuster les tentes, le matériel et le programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée de la circulation ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, d’obtenir les autorisations, de demander les mesures de circulation, d’envoyer les invitations et de répartir les bénévoles.
Quand faut-il vérifier le parcours de circulation ?: Fais une première vérification dès que le parcours est dessiné, puis une inspection complète 1 à 2 jours avant l’événement. Contrôle notamment les croisements, les obstacles, les angles morts et l’emplacement des panneaux.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’événement ?: Compte au minimum une personne par poste de circulation, plus 2 personnes pour l’accueil et les inscriptions. Ajoute 1 responsable général et prévois 1 à 2 remplaçants pour les pauses ou les absences.
Quand préparer le matériel de la Journée de la circulation ?: Vérifie le stock et rassemble le matériel 3 à 5 jours avant, puis installe la signalisation le jour même avant l’ouverture du lieu. Teste aussi le système de sonorisation, les microphones et les feux de circulation sur batterie avant l’arrivée du public.

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