Een verjaardagstuinfeest organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met versiering, maar met het aantal gasten en een plan voor slecht weer. Verstuur de uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en dieetwensen en reserveer daarna de partytent en extra stoelen. Bepaal vervolgens het menu, de hoeveelheden en wie welke voorbereiding doet. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: tuin opruimen, tent en zitplaatsen opbouwen, buffet klaarmaken en pas daarna de taart, drank en decoratie afwerken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Partytent reserveren
5
Extra stoelen reserveren
6
Weersverwachting controleren
7
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Taart ophalen
12
Tuin maaien
13
Tuin en terras opruimen
2 personen
14
Partytent opbouwen
3 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
16
Tafels aankleden
2 personen
17
Versiering ophangen
2 personen
18
Verlichting aansluiten
2 personen
19
Buffet voorbereiden
3 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
22
Toilet en handenwasplek controleren

Event

23
Gasten ontvangen
2 personen
24
Dranken serveren
2 personen
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Buffet aanvullen
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Taart aansnijden en serveren
2 personen
29
Servies verzamelen
2 personen
30
Muziek en verlichting bedienen
31
Afval tussentijds sorteren
32
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Eten en dranken opruimen
2 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
36
Partytent afbreken
3 personen
37
Versiering verwijderen
2 personen
38
Tuin en terras schoonmaken
2 personen
39
Afval wegbrengen
40
Geleende spullen retourneren
41
Koelboxen leegmaken en reinigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 32
Statafelsaantal 2
Biertafelsaantal 2

Servies

Bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 40
Glazenaantal 50
Wijnglazenaantal 30
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Verjaardagsbanner
Tafeldecoratiesaantal 5
Vazenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Taartmes
Keukentangenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
LED-lantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blik
Emmeraantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en vraag om een antwoord uiterlijk zeven dagen voor het feest. Zo heb je tijd om dieetwensen te verwerken en het aantal stoelen, borden en glazen aan te passen.
Maak voor eten en drinken een planning per moment. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per volwassene en voorzie naast het buffet minstens twee hapjes per persoon.
Regel de partytent en extra stoelen zodra de uitnodigingen eruit zijn. Controleer twee dagen vooraf de weersverwachting; bij regen heb je dan nog tijd om de opstelling en bescherming van het buffet aan te passen.
Plan de opbouw op de ochtend zelf met minimaal twee helpers. Reken ongeveer 60 minuten voor tuin en terras, 45 minuten voor tent, tafels en stoelen en nog 30 minuten voor buffet, koffiepunt en versiering.
Controleer stroom en verlichting vóór de gasten komen. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig langs de rand, test de lichtsnoeren en houd één tafel vrij voor taart, koffie en thee zodat het buffet niet vastloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagstuinfeest organiseren?: Begin vier weken vooraf met datum, gastenlijst en uitnodigingen. Reserveer de partytent en extra stoelen uiterlijk drie weken vooraf en leg het definitieve aantal gasten zeven dagen voor het feest vast.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een verjaardagstuinfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per volwassene en daarna ongeveer één drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd gekoelde drank verdeeld over koelboxen, zodat niet iedereen tegelijk naar binnen hoeft.
Wanneer moet ik de partytent opbouwen?: Bouw de partytent op de ochtend van het feest op, bij voorkeur minimaal drie uur voor aankomst. Zo houd je nog tijd over voor tafels, stoelen, verlichting, buffet en een laatste controle van de tuin.
Hoeveel stoelen en borden heb ik nodig voor een tuinfeest?: Voorzie voor iedere aangemelde gast één stoel en houd twee extra stoelen achter de hand. Reken per persoon op één dinerbord, één dessertbordje, één bestekset en minstens twee glazen; bij een buffet zijn extra serveerschalen en serveerlepels nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.