Zo organiseer je een verjaardagstheater

Een verjaardagstheater combineert een voorstelling met ontvangst, hapjes en cadeaus. Begin met de theaterlocatie, de speeltijd en de voorstelling; pas daarna kun je uitnodigingen en aanmeldingen goed regelen. Verzamel dieetwensen en spreek cadeauafspraken vooraf af, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Werk vervolgens van inhoud naar uitvoering: script, rolverdeling, decor, kleding, geluid en verlichting. Reserveer op de dag zelf ruim tijd voor opbouw en een volledige technische test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Theaterlocatie reserveren
2
Voorstelling en tijden vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cadeauafspraken communiceren
7
Programma afdrukken
8
Rolverdeling bevestigen
2 personen
9
Script en muziek controleren
2 personen
10
Decor en rekwisieten verzamelen
3 personen
11
Kleding voor spelers klaarleggen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Taart ophalen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Cadeautafel klaarmaken
17
Locatie openen
2 personen
18
Entree inrichten
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
3 personen
21
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
22
Decor opbouwen
3 personen
23
Verlichting plaatsen
2 personen
24
Geluid testen
2 personen
25
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
26
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Programma uitdelen
2 personen
29
Jassen en cadeaus aannemen
2 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Voorstelling aankondigen
32
Licht en geluid bedienen
2 personen
33
Rekwisieten tijdens voorstelling beheren
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Taart aansnijden en serveren
3 personen
37
Verjaardagsmoment begeleiden
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Decor en rekwisieten afbreken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Toiletten schoonmaken
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Kleedkamerrekkenaantal 2
Klaptafelaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 40
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 36
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenboog
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 80
Theatergordijnenaantal 2
Achtergronddoek
Cadeautafelbord

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartmes
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 6
Maatbekersaantal 2
Blikopenersaantal 2
Ovenwantenaantal 2
Rekwisietenkistenaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Taartplateauaantal 2
Drankdispensersaantal 3
Boodschappen

Tips

Leg voorstelling, aanvang en eindtijd eerst vast en reserveer de locatie meteen voor opbouw en afbouw. Reken op minimaal 2 uur extra vóór de gasten binnenkomen voor podium, stoelen, decor en techniek.
Stuur uitnodigingen zodra de voorstelling en tijden definitief zijn en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag daarbij direct naar dieetwensen, zodat hapjes en taart niet op het laatste moment aangepast moeten worden.
Bevestig de rolverdeling, het script en de muziek minstens 3 dagen voor de voorstelling. Leg kleding, rekwisieten en het decor per speler of scène klaar; ontbrekende spullen vallen zo vóór de repetitie op.
Test geluid en verlichting met dezelfde luidsprekers, microfoons, kabels en podiumlampen die je tijdens de voorstelling gebruikt. Controleer minstens 60 minuten vóór aanvang het volume, de muziek en de zichtbaarheid vanaf de achterste stoelen.
Koel dranken en bereid hapjes vóór de gasten arriveren, maar haal de taart pas op volgens de afgesproken ophaaltijd. Richt de entree, cadeautafel en catering zo in dat gasten niet door de vrije podiumruimte of langs kabels hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagstheater organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de theaterlocatie, voorstelling en tijden. Verstuur de uitnodigingen zodra die drie onderdelen vaststaan en verzamel aanmeldingen tot ongeveer 7 dagen voor het feest.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verjaardagstheater op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, decor, rekwisieten, entree en catering. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige test van geluid, muziek en verlichting voordat de eerste gasten binnenkomen.
Wanneer moet je de dieetwensen voor een verjaardagstheater vragen?: Vraag dieetwensen mee bij de uitnodiging en controleer de antwoorden uiterlijk 7 dagen vooraf. Dan kun je boodschappen, hapjes en taart nog aanpassen zonder last-minute vervangingen.
Wanneer moet je het script en de rolverdeling controleren?: Controleer script, muziek en rolverdeling uiterlijk 3 dagen vóór de voorstelling. Leg de kleding en rekwisieten daarna per scène klaar en doe op de dag zelf nog een korte doorloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.