Zo organiseer je een verjaardagsfeest zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste volgorde: uitnodigen, aanmeldingen verwerken, eten en drinken bepalen en pas daarna inkopen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je menu niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Plan de taart, boodschappen en inrichting afzonderlijk. Op de feestdag zelf houd je de keuken vrij voor afwerking en richt je entree, garderobe, tafels en muziek vroeg in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Gastenlijst en nummers bijwerken
5
Feestlocatie voorbereiden
2 personen
6
Tafels en stoelen klaarzetten
2 personen
7
Tafeldekking klaarleggen
2 personen
8
Versiering ophangen
2 personen
9
Verlichting ophangen
2 personen
10
Muziek afspeellijst maken
11
Geluidsapparatuur testen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Broodjes en beleg klaarmaken
2 personen
15
Taart en dessert klaarzetten
16
Koffie- en theepunt inrichten
17
Toilet en handwaspunt controleren
18
Afvalbakken plaatsen

Event

19
Gasten ontvangen
2 personen
20
Jassen en cadeaus aannemen
21
Hapjes serveren
2 personen
22
Dranken bijvullen
2 personen
23
Koffie en thee serveren
24
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
25
Taart en dessert serveren
2 personen
26
Muziek en verlichting bedienen
27
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
28
Restanten gekoeld opbergen
29
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

30
Versiering en apparatuur afbouwen
2 personen
31
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
32
Servies afwassen
2 personen
33
Keuken en buffet schoonmaken
2 personen
34
Ruimtes stofzuigen en dweilen
2 personen
35
Meubilair terugplaatsen
2 personen
36
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 32
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 36
Gebaksbordenaantal 36
Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 24
Mokkenaantal 16
Vorkenaantal 40
Messenaantal 36
Lepelsaantal 36
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartmes
Broodmandenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Waterkaraffenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 60
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 5
Ballonpomp
Cadeautafelbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 8
Dweil
Stoffer en blik
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag om een uiterste aanmelddatum. Bevestig de aanwezigen 5 tot 7 dagen voor het feest, zodat je hoeveelheden en zitplaatsen kunt afronden.
Bepaal het menu pas nadat de aanmeldingen binnen zijn. Tel per aanwezige minstens één normale portie en houd voor het eerste uur rekening met 2 tot 3 drankjes per persoon.
Maak de taartplanning los van de boodschappen. Regel het ophalen minstens 2 uur vóór aanvang en controleer vooraf of taartmes en taartschep klaar liggen.
Maak ruimte niet alleen in de woonkamer, maar ook in koelkast en vriezer. Zet dranken minstens 4 uur vooraf koud en gebruik koelboxen of ijskoelers als de koelkast vol raakt.
Test muziek, speakers, verlichting en verlengsnoeren vóór de gasten komen. Richt entree en garderobe minstens 1 uur vooraf in; een kledingrek voorkomt dat jassen op stoelen en tafels belanden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verjaardagsfeest organiseren?: Begin ongeveer 3 weken van tevoren met de gastenlijst en uitnodigingen. Plan het menu, de boodschappen en de inrichting in de laatste 7 dagen en bevestig de aanwezigheid 5 tot 7 dagen vooraf.
Hoeveel drankjes reken je per persoon op een verjaardagsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de uren daarna kun je gemiddeld 1 tot 2 drankjes per persoon per uur aanhouden, afhankelijk van de duur en het soort feest.
Wanneer moet je de taart ophalen voor een verjaardagsfeest?: Haal de taart bij voorkeur 2 uur vóór aanvang op. Zo heb je tijd om hem veilig koel weg te zetten en eventuele versiering of beschadigingen nog te controleren.
Wanneer zet je tafels, stoelen en versiering klaar?: Zet tafels, stoelen en tafeldekking 2 tot 3 uur vooraf klaar. Hang versiering en verlichting daarna op en reserveer het laatste uur voor dranken koud zetten, muziek testen en de keuken opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.