Zo organiseer je een verjaardag op werk

Begin vier tot zes weken vooraf met de datum, ruimte en gastenlijst. Vraag bij de uitnodiging meteen om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je catering en boodschappen op het juiste aantal afstemt. Regel daarna het programma, de muziek en de taart; op de dag zelf werk je van ruimtecontrole naar inrichting, ontvangst en serveren. Met een vaste volgorde voorkom je dat koelen, koffiezetten of het klaarzetten van servies pas tijdens het feest gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Ruimte reserveren
5
Cateringbestelling plaatsen
6
Muziek afspeellijst maken
7
Programma delen
8
Aantal gasten controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Taart ophalen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Ruimte controleren
2 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen plaatsen
2 personen
16
Buffet inrichten
3 personen
17
Servies klaarzetten
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Muziek aansluiten
20
Welkomsttafel plaatsen
2 personen

Event

21
Gasten ontvangen
2 personen
22
Koffie en thee serveren
2 personen
23
Hapjes serveren
3 personen
24
Dranken bijvullen
2 personen
25
Gebak aansnijden
2 personen
26
Gebak serveren
2 personen
27
Buffet aanvullen
2 personen
28
Afval verzamelen
2 personen
29
Muziek bedienen
30
Laatste ronde serveren
2 personen

Nazorg

31
Servies verzamelen
3 personen
32
Buffet opruimen
3 personen
33
Servies afwassen
2 personen
34
Ruimte schoonmaken
3 personen
35
Versiering verwijderen
2 personen
36
Apparatuur opruimen
2 personen
37
Afval wegbrengen
2 personen
38
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 40
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Karaffenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartmes
Taartspatelsaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Ballonnenaantal 40
Ballonnenpomp
Slingersaantal 4
Confettiaantal 3
Verjaardagskaarsen
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 35

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blik
Dweil
Emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer één week voor het feest. Gebruik het definitieve aantal gasten voor catering, gebak, dranken, borden en glazen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Geef de cateraar het aantal en de soorten allergieën uiterlijk vijf werkdagen vooraf door; zet aangepaste hapjes herkenbaar apart op het buffet.
Plan de opbouw op de dag zelf minstens 90 minuten voor ontvangst. Zet eerst tafels, buffettafels en stoelen neer, richt daarna het buffet in en leg servies, serveertangen, karaffen en servetten klaar.
Koel dranken enkele uren vooraf en maak koffie en thee pas vlak voor ontvangst. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de aansluiting van de Bluetoothspeaker voordat gasten binnenkomen.
Leg het programma en de muziek vooraf vast, maar houd ruimte voor het moment zelf. Zet de taart pas kort voor het aansnijden klaar en controleer vooraf of taartmes en taartspatels aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een verjaardag op werk?: Begin vier tot zes weken vooraf met datum, ruimte en gastenlijst. Verstuur de uitnodiging ongeveer drie weken voor het feest en rond het definitieve aantal gasten één week van tevoren af.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een verjaardag op werk?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis voor de catering en bestel per persoon een combinatie van hapjes en gebak. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en houd extra water beschikbaar.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een verjaardag op werk?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit, zodat je ze tegelijk met de aanmeldingen ontvangt. Geef het overzicht uiterlijk vijf werkdagen voor het feest aan de catering door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verjaardag op werk op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de ontvangst om de ruimte te controleren, tafels en stoelen te plaatsen, het buffet in te richten en de muziek aan te sluiten. Koel dranken en hang versiering bij voorkeur al eerder op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.