Cómo organizar un cumpleaños en el trabajo sin complicaciones

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Envía las invitaciones y recoge las inscripciones con al menos 7 días de margen. Pregunta en el mismo formulario por alergias, intolerancias y preferencias dietéticas para no tener que rehacer el pedido de catering.
• Confirma el número final de invitados 3 o 4 días antes. Esa cifra debe servir tanto para el catering como para calcular platos, vasos, cubiertos y bebidas; añade solo un pequeño margen para las confirmaciones tardías.
• Organiza el espacio antes de empezar a decorar. Comprueba que caben las mesas del buffet, las sillas y la mesa de bienvenida, y deja libre el acceso a los enchufes para el altavoz, los cables alargadores y la cafetera.
• Enfría las bebidas con varias horas de antelación, no justo antes de servirlas. Reparte agua, vino y otras bebidas en jarras o neveras portátiles y reserva cubiteras para mantener frías las botellas durante la celebración.
• Recoge la tarta y prepara el material de corte antes de que lleguen los invitados. El cuchillo para tarta, las espátulas y los platos de postre suelen olvidarse porque se revisan demasiado tarde, cuando ya ha empezado el café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cumpleaños en el trabajo?

Empieza entre 7 y 10 días antes para enviar invitaciones, recoger respuestas y reservar el espacio. Confirma asistentes y preferencias dietéticas 3 o 4 días antes, y deja el montaje para la última hora previa.

¿Cuándo hay que pedir el catering para un cumpleaños de oficina?

Haz el pedido cuando tengas una primera estimación de asistentes, normalmente 5 o 7 días antes. Actualiza la cantidad 3 o 4 días antes, después de cerrar las inscripciones y las necesidades dietéticas.

¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el espacio?

Calcula entre 45 y 60 minutos para comprobar la sala, montar mesas y sillas, preparar el buffet, colocar la vajilla y conectar la música. Si vas a colgar globos y guirnaldas, añade otros 20 o 30 minutos.

¿Cuándo hay que enfriar las bebidas y recoger la tarta?

Enfría las bebidas al menos 4 horas antes, según el espacio disponible en las neveras portátiles. Recoge la tarta el mismo día y colócala en un lugar fresco; prepara el cuchillo y las espátulas antes de recibir a los invitados.

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