Zo organiseer je een verenigingskerstmarkt

Begin een verenigingskerstmarkt niet met decoratie, maar met datum, locatie en een begroting. Daarna leg je vast hoeveel kramen en verkopers passen, welke vergunningen en verzekering nodig zijn en wie de uitvoering doet. Werk vervolgens naar één duidelijke deadline voor aanmeldingen, inkopen en het draaiboek. In de laatste week controleer je stroom, voorraad, weersverwachting en de indeling. Zo voorkom je dat verkopers, vrijwilligers of belangrijke spullen pas op de dag zelf geregeld blijken te zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Kramen en stands indelen
2 personen
6
Verkopers benaderen
2 personen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Posters verspreiden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Verkoperslijst bevestigen
14
Reserveringen maken
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Draaiboek verspreiden
17
Stroompunten controleren
2 personen
18
Weersverwachting volgen
19
Voorraad controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Versproducten ophalen
2 personen
22
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
24
Kassa's voorbereiden
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Marktkramen opstellen
5 personen
28
Stroomkabels aanleggen
3 personen
29
Verlichting ophangen
4 personen
30
Versiering ophangen
4 personen
31
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
32
Kraamlabels ophangen
2 personen
33
Kassa- en pinpunt inrichten
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
3 personen
35
Catering voorbereiden
4 personen
36
Glühwein opwarmen
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Allergeneninformatie plaatsen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Terrein schoonmaken
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Ingang bemannen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
2 personen
44
Kramen bemannen
8 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Glühwein serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Contant geld afstorten
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Tafels schoonhouden
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Verlichting controleren
55
Muziek bedienen
56
Voorraad drank controleren
57
Laatste ronde aankondigen
58
Verkoop afsluiten
3 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Eten en drinken opruimen
4 personen
61
Decoratie afhalen
4 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Kramen en tenten afbreken
6 personen
64
Meubilair terugbrengen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval afvoeren
3 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Voorraad tellen
2 personen
69
Materialen sorteren
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
72
Betaalgegevens controleren
2 personen
73
Leveranciers betalen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kassatafelsaantal 3
Opbergrekkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Glühweinbekersaantal 120
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveertraysaantal 8
Soeplepelsaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kersttafellopersaantal 12
Kerstkleedjesaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30
Prijskaartjesaantal 100
Pijlbordenaantal 10
Tafelkrijtbordenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Glühweinverwarmersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10
Batterijenaantal 40
Kabelmattenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast: datum, locatie, begroting, vergunningen en verzekering. Controleer meteen of de locatie genoeg stroompunten heeft voor kassa’s, verlichting en eventuele verkooppunten.
Benader verkopers vroeg en sluit de aanmeldingen 3 tot 4 weken voor de markt. Vraag in het formulier niet alleen naar de stand, maar ook naar dieetwensen, benodigde ruimte en stroom, zodat je de kramenindeling kunt maken zonder last-minute wijzigingen.
Maak 7 dagen vooraf een definitieve verkoperslijst en vrijwilligersindeling. Deel het draaiboek met tijden, taken, opbouwroute en contactpersonen; alleen mondelinge afspraken zorgen vaak voor lege kramen of niemand bij de kassa.
Plan inkopen op basis van bezoekersaantallen en verkoopmomenten. Houdbare voorraad zet je eerder klaar, maar haal versproducten pas kort voor de markt op; controleer servies zoals glühweinbekers, koffiekopjes, borden en bestek voordat je boodschappen doet.
Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en bepaal uiterlijk 48 uur van tevoren wat er met partytenten en buitenkramen gebeurt. Sorteer kerstbomen, kerstballen, slingers, prijskaartjes en pijlborden per kraam, zodat de opbouw niet verandert in zoeken naar spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingskerstmarkt organiseren?: Begin 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, begroting, vergunningen en verzekering. Rond 3 tot 4 weken vooraf de verkopersaanmeldingen af, zodat je de indeling en vrijwilligersplanning kunt maken.
Wanneer moet je verkopers voor een verenigingskerstmarkt benaderen?: Benader verkopers bij voorkeur 8 weken vooraf en sluit het aanmeldformulier 3 tot 4 weken voor de markt. Bevestig de definitieve lijst 7 dagen vooraf, inclusief standplaats, aankomsttijd en eventuele stroombehoefte.
Wanneer doe je de boodschappen voor een verenigingskerstmarkt?: Zet houdbare voorraad 2 tot 3 dagen vooraf klaar en haal versproducten zo kort mogelijk voor de markt op, meestal binnen 24 uur. Controleer een week vooraf al hoeveel kopjes, glazen, bekers, borden en bestek beschikbaar zijn.
Wanneer controleer je het weer voor een verenigingskerstmarkt?: Bekijk de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor de start een besluit over tenten, buitenkramen en bescherming van voorraad. Informeer vrijwilligers en verkopers direct als de opbouw of indeling verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.