Einen Vereins-Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Vereins-Weihnachtsmarkt braucht früh eine klare Zuständigkeit: Erst legst du Datum, Ort und Budget fest, danach prüfst du Genehmigungen und Versicherung. Sobald die Rahmenbedingungen stehen, teilst du Verkaufsstände ein, kontaktierst Anbieter und startest die Anmeldung. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Helferplan, Ablauf, Strom, Warenbestand und Kassen. So bleiben am Veranstaltungstag nur Aufbau, Ausgabe und Kontrolle statt ungeklärter Aufgaben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Budget erstellen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Stände und Verkaufsstände einteilen
2 Personen
6
Anbieter kontaktieren
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung in sozialen Medien posten
10
Poster verteilen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Verkäuferliste bestätigen
14
Reservierungen vornehmen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Ablaufplan verteilen
17
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
18
Wettervorhersage verfolgen
19
Bestand prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Frische Produkte abholen
2 Personen
22
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
23
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
24
Kassen vorbereiten
2 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
27
Marktstände aufbauen
5 Personen
28
Stromkabel verlegen
3 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
30
Dekoration aufhängen
4 Personen
31
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
32
Standetiketten aufhängen
2 Personen
33
Kassen- und Kartenzahlungsstation einrichten
2 Personen
34
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
35
Catering vorbereiten
4 Personen
36
Glühwein erwärmen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Allergeninformationen aushängen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Gelände reinigen
3 Personen
41
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

42
Eingang besetzen
2 Personen
43
Besucher begrüßen
2 Personen
44
Stände besetzen
8 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
46
Glühwein ausschenken
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks nachfüllen
2 Personen
50
Bargeld einzahlen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Tische sauber halten
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Beleuchtung kontrollieren
55
Musik bedienen
56
Getränkevorrat prüfen
57
Letzte Runde ankündigen
58
Verkauf abschließen
3 Personen
59
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

60
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
61
Dekoration abholen
4 Personen
62
Geräte ausschalten
2 Personen
63
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
64
Möbel zurückbringen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall entsorgen
3 Personen
67
Gelände reinigen
4 Personen
68
Bestände zählen
2 Personen
69
Materialien sortieren
3 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
72
Zahlungsdaten kontrollieren
2 Personen
73
Lieferanten bezahlen
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
KassentischeAnz. 3
AufbewahrungsregaleAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 40
GlühweintassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 100
TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtstischläuferAnz. 12
WeihnachtstischdeckenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
NamensschilderAnz. 30
PreisschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 10
TischtafelnAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
GlühweinwärmerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 2
KassenAnz. 2
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 10
BatterienAnz. 40
KabelmattenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
MessbecherAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
PutzeimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei sofort Genehmigungen, Versicherung, Stromanschlüsse und ob Partyzelte oder Marktstände aufgestellt werden dürfen.
Erstelle eine verbindliche Verkäuferliste spätestens 14 Tage vor dem Markt. Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und reserviere benötigte Tische, Klappstühle, Kassentische und Aufbewahrungsregale.
Plane Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und verteile den Ablaufplan spätestens 7 Tage vorher. Für Kassen, Ausgabe, Nachfüllen und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein.
Trenne haltbare Vorräte vom Frischeinkauf: Getränke, Geschirr und Dekoration kannst du mehrere Tage vorher bereitstellen, frische Produkte holst du am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab.
Kontrolliere Wettervorhersage, Beleuchtung und Strom 48 Stunden vor Beginn. Beschrifte Verkaufsstellen mit Preisschildern und Wegweisern und lege Glühweintassen, Trinkgläser, Teller, Besteck und Servierlöffel direkt am jeweiligen Stand bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vereins-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Genehmigungen. Anbieter, Verkäufer und Helfer sollten spätestens 2 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Welche Genehmigungen braucht ein Vereins-Weihnachtsmarkt?: Das hängt von Ort, Verkaufsangebot und Nutzung öffentlicher Flächen ab. Prüfe die zuständigen Vorgaben mindestens 8 Wochen vorher und kläre zusätzlich Versicherung, Strom und mögliche Auflagen für Speisen und Getränke.
Wie viele Helfer braucht man für einen Vereins-Weihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig geöffnetem Stand mindestens 2 Personen ein, zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Kasse, Nachfüllen und Technik. Schichten von 2 bis 3 Stunden verhindern, dass dieselben Personen den ganzen Markt betreuen.
Wann soll man für den Weihnachtsmarkt einkaufen?: Haltbare Vorräte, Geschirr und Dekoration kannst du 3 bis 7 Tage vorher prüfen und einkaufen. Frische Produkte sollten am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher abgeholt werden; die Kassen bereitest du am Vorabend vor.

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