Zo organiseer je een verenigingsborrel zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst. Daarna volgt de volgorde vanzelf: nodig leden uit, verwerk aanmeldingen en dieetwensen, en leg uiterlijk enkele dagen vooraf de definitieve gastenlijst en boodschappen vast. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, koel je de dranken en zet je buffet, bar en koffie klaar. Plan vóór ontvangst nog tijd voor een geluidscheck, toiletcontrole en veiligheidsronde; juist die laatste controles worden bij een verenigingsborrel vaak overgeslagen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Herinnering versturen
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Hapjes voorbereiden
3 personen
11
Dieetvrije hapjes apart zetten
12
Locatie openen
2 personen
13
Locatie controleren
2 personen
14
Toiletten controleren
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
2 personen
17
Buffet klaarzetten
2 personen
18
Bar inrichten
2 personen
19
Koffie en thee klaarzetten
20
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Verlichting aansluiten
2 personen
23
Muziek testen
24
Aanmeldtafel inrichten
25
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Buffet bijvullen
2 personen
32
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
33
Bar en buffet schoonhouden
34
Koffie en thee bijvullen
35
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Restanten veilig verpakken
2 personen
37
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Apparatuur uitschakelen
42
Locatie afsluiten
2 personen
43
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
44
Materialen retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen bewaren
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Garderoberek

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Kurkentrekkersaantal 3
Flesopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgesaantal 60
Permanent markersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de borrel. Zo heb je tijd om de gastenlijst, dieetwensen en hoeveelheden voor hapjes en drank te controleren.
Maak de ruimte eerst praktisch: zet tafels, stoelen, garderobe en aanmeldtafel neer voordat je versiert. Houd looppaden vrij en controleer of verlengkabels en stekkerdozen geen struikelgevaar opleveren.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet bier, wijn en frisdrank enkele uren eerder in koelboxen of koelkasten en plaats waterglazen zichtbaar bij de bar, zodat niet iedereen tegelijk om water vraagt.
Zet dieetvrije hapjes apart op een eigen schaal met eigen serveertang. Label ze vóór de ontvangst; eenmaal tussen gewone hapjes op het buffet is niet meer duidelijk wat veilig bedoeld is.
Reserveer minstens 30 minuten voor de laatste ronde. Test muziek en verlichting, controleer toiletten, vul servies aan en loop daarna nog één keer de entree, bar, buffetruimte en vluchtroute na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingsborrel organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de borrel, zodat je de boodschappen en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel drank heb je nodig voor een verenigingsborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, met daarnaast voldoende water. Tel koffie en thee apart mee en koel de dranken minstens enkele uren vooraf.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een verenigingsborrel?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering aan wie nog niet heeft gereageerd. Zet dieetvrije hapjes apart klaar en markeer ze vóór het buffet opengaat.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verenigingsborrel klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, bar, buffet, koffie, decoratie en techniek. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor de laatste veiligheidsronde, toiletcontrole en het aanvullen van glazen en bestek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.