Organiser un apéritif d’association sans rien oublier

Un apéritif d’association se prépare en deux temps : verrouiller les participants et le lieu, puis organiser l’accueil et le buffet. Commence par confirmer la date, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. La dernière semaine, fixe la liste des invités, vérifie les achats et envoie un rappel. Le jour même, prévois assez de temps pour refroidir les boissons, installer les tables et tester l’éclairage et la musique avant l’arrivée des premiers participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer un rappel
6
Établir la liste définitive des invités
7
Vérifier la liste des courses
8
Faire les courses
2 personnes
9
Refroidir les boissons
2 personnes
10
Préparer les en-cas
3 personnes
11
Mettre les en-cas sans régime de côté
12
Ouvrir le lieu
2 personnes
13
Vérifier le lieu
2 personnes
14
Vérifier les toilettes
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Mettre le buffet en place
2 personnes
18
Aménager le bar
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
20
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Brancher l’éclairage
2 personnes
23
Tester la musique
24
Installer la table d’inscription
25
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Enregistrer la présence
28
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
32
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
33
Maintenir le bar et le buffet propres
34
Réapprovisionner le café et le thé
35
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

36
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
37
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Éteindre l’équipement
42
Fermer le lieu
2 personnes
43
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
44
Retourner les matériels
2 personnes
45
Conserver les objets trouvés
46
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 50
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Tire-bouchonsqté 3
Décapsuleursqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 4
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Marqueurs permanentsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avant de faire les courses. Mets ensuite les en-cas adaptés aux régimes alimentaires à part, avec un repère visible pour éviter les erreurs au buffet.
Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Prévois des verres à eau, à vin et à bière séparés, ainsi que plusieurs tire-bouchons et décapsuleurs pour éviter un bouchon au bar.
Installe d’abord les tables, les chaises et le vestiaire, puis le buffet et le bar. Garde les plateaux et les pinces de service à portée de main : les invités doivent pouvoir se servir sans demander d’aide.
Réserve un espace distinct pour le café et le thé. Les machines à café et les bouilloires mobilisent des prises : utilise des rallonges et des multiprises adaptées, puis teste-les avant l’ouverture.
Fais une dernière ronde juste avant l’accueil : toilettes, éclairage, câbles, musique, table d’inscription et circulation autour du buffet. Cette vérification de 10 minutes évite la plupart des problèmes visibles par les invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un apéritif d’association ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’apéritif afin d’acheter les bonnes quantités et de préparer les adaptations alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un apéritif d’association ?: Prévois au minimum 2 heures sur place avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, le buffet, le bar, le vestiaire, l’accueil et les tests de la musique et de l’éclairage.
Quand faire les courses pour un apéritif d’association ?: Fais les courses après avoir établi la liste définitive des invités, idéalement 2 à 3 jours avant. Achète les produits frais au plus tard la veille et refroidis les boissons plusieurs heures le jour même.
Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture du lieu ?: Consacre les 10 dernières minutes aux toilettes, aux câbles et aux prises, à l’éclairage, à la musique, à la table d’inscription et à la circulation autour du buffet. Vérifie aussi que les boissons sont froides et que les en-cas avec régime particulier sont clairement séparés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.