Zo organiseer je een veldrit zonder losse eindjes

Een veldrit organiseren begint niet met het uitzetten van het parcours, maar met de locatie, vergunningen en verzekering. Daarna bouw je de wedstrijd stap voor stap op: deelnemers en jury bevestigen, vrijwilligers indelen, verkeersmaatregelen regelen en het parcours definitief maken. In de laatste week controleer je materiaal, startnummers, catering en de weersverwachting. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke planning voor opbouw, inschrijving, veiligheid en afbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Parcoursvergunning aanvragen
3
Wedstrijdverzekering regelen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Juryleden bevestigen
9
Verkeersmaatregelen aanvragen
10
Parcours definitief uitzetten
3 personen
11
Startlijst samenstellen
2 personen
12
Vrijwilligersindeling maken
13
Routekaart opstellen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Medische gegevens verwerken
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
22
Startnummers sorteren
2 personen
23
Parcoursborden voorbereiden
2 personen
24
Terrein en parkeerplaats inspecteren
3 personen
25
Parcours afzetten
6 personen
26
Bochten en obstakels markeren
4 personen
27
Start- en finishzone opbouwen
4 personen
28
Registratietafel opstellen
2 personen
29
Cateringpunt opbouwen
3 personen
30
Publiekszone inrichten
3 personen
31
Verlichting plaatsen
3 personen
32
Wedstrijdklok installeren
2 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

35
Startnummers uitdelen
3 personen
36
Fietsen en deelnemers registreren
3 personen
37
Parcours voorrijden
2 personen
38
Deelnemers naar start begeleiden
2 personen
39
Startprocedure uitvoeren
3 personen
40
Rondegegevens registreren
3 personen
41
Parcoursposten bemannen
8 personen
42
Finishvolgorde vastleggen
2 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Koffie en thee bereiden
2 personen
45
Soep en brood serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Parcoursveiligheid controleren
2 personen
49
Uitslag controleren
2 personen
50
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
51
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
52
Uitslag publiceren
53
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

54
Publiekszone afbouwen
4 personen
55
Cateringpunt afbouwen
3 personen
56
Parcoursmarkering verwijderen
6 personen
57
Barrières en hekken opruimen
4 personen
58
Terrein schoonmaken
5 personen
59
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
60
Servies en materiaal reinigen
3 personen
61
Verlichting veilig verwijderen
2 personen
62
Voorraad tellen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Wedstrijdgegevens archiveren
65
Gevonden voorwerpen afhandelen
66
Foto's en uitslag versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerhoudersaantal 180
Reserve startnummersaantal 20
Pionnenaantal 80
Parcoursvlaggenaantal 60
Markeertapeaantal 12
Houten pikettenaantal 150
Afzethekkenaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Obstakelbalkenaantal 8
Rubberen mattenaantal 12
Parcoursbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Rondebord
Bel
Stopwatchesaantal 6
Wedstrijdklok
Klembordenaantal 8
Reservefietspompenaantal 3
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Nummerbordjesaantal 20
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Zaklampenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 24
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Portofoonsaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiebekersaantal 160
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Voedseltangenaantal 6
Thermosbekersaantal 20
Boodschappen

Decoratie

Startfinishdoek
Vlaggenlijnenaantal 8
Informatiebordenaantal 6

Tips

Regel locatie, parcoursvergunning en wedstrijdverzekering zo vroeg mogelijk. Houd minimaal 8 tot 12 weken aan, omdat toestemming voor parcours en verkeersmaatregelen vaak langer duurt dan verwacht.
Maak uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd de vrijwilligersindeling. Plan niet alleen posten langs het parcours, maar ook mensen voor inschrijving, parkeren, bevoorrading, EHBO en de afbouw.
Stuur deelnemersinformatie minstens 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de route naar de locatie, parkeerinstructies, starttijden, medische gegevens die je nodig hebt en wat deelnemers bij de inschrijving ophalen.
Loop het parcours de dag ervoor volledig na met routekaart, parcoursborden, pijlborden en afzetmateriaal. Controleer vooral kruisingen, obstakels, dranghekken en plekken waar modder of gladheid extra risico geeft.
Leg reserveonderdelen en tijdwaarnemingsmateriaal apart klaar vóór de eerste deelnemer arriveert. Reken naast startnummers en houders ook op reservefietspompen, fietsgereedschap, stopwatches, een wedstrijdklok en zaklampen voor de laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veldrit organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en verzekering. Start 4 tot 6 weken voor de wedstrijd met deelnemers, juryleden en vrijwilligers, zodat je in de laatste week alleen nog hoeft te controleren en klaar te zetten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veldrit?: Voor een kleine veldrit is een basis van ongeveer 10 tot 15 vrijwilligers gebruikelijk, afhankelijk van de parcourslengte en het aantal deelnemers. Verdeel de inzet over inschrijving, parcoursbewaking, parkeren, catering, tijdwaarneming, EHBO en afbouw; plan per belangrijke post ook een vervanger.
Wanneer zet je het parcours van een veldrit uit?: Maak het parcours definitief en zet de markering meestal de dag vóór de wedstrijd uit. Controleer het daarna opnieuw 1 tot 2 uur voor de start, omdat wind, publiek, verkeer of terreinwerk de afzetting kunnen verplaatsen.
Wat moet je de deelnemers voor een veldrit sturen?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd. Neem starttijd, locatie, parkeerroute, inschrijfprocedure, parcoursinformatie, benodigde medische gegevens en uitleg over startnummers en nummerhouders op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.