Cómo organizar una carrera de campo sin perder el control
Organizar una carrera de campo empieza mucho antes de marcar el recorrido. Primero necesitas asegurar el recinto, los permisos, el seguro y las medidas de tráfico; después puedes abrir las inscripciones y formar el equipo de voluntarios. La ruta definitiva, la lista de salida y la distribución de puestos deben cerrarse con tiempo para evitar cambios el mismo día. También tendrás que preparar dorsales, señalización, cronometraje, atención sanitaria y un plan alternativo para el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el recinto de la competición
- 2
Solicitar permiso para el recorrido
- 3
Gestionar el seguro de la competición
- 4
Reclutar voluntarios
2 personas
- 5
Invitar a los participantes
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar al jurado
- 9
Solicitar medidas de tráfico
- 10
Trazar definitivamente el recorrido
3 personas
- 11
Elaborar la lista de salida
2 personas
- 12
Hacer la distribución de voluntarios
- 13
Elaborar el mapa de ruta
- 14
Enviar información a los participantes
- 15
Procesar los datos médicos
- 16
Encargar premios y medallas
- 17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 18
Comprobar el material de competición
2 personas
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 22
Ordenar los dorsales
2 personas
- 23
Preparar los carteles del circuito
2 personas
- 24
Inspeccionar el recinto y el aparcamiento
3 personas
- 25
Delimitar el recorrido
6 personas
- 26
Marcar las curvas y obstáculos
4 personas
- 27
Montar la zona de salida y meta
4 personas
- 28
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 29
Montar el punto de catering
3 personas
- 30
Preparar la zona del público
3 personas
- 31
Instalar la iluminación
3 personas
- 32
Instalar el cronómetro de la competición
2 personas
- 33
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 34
Preparar el material de primeros auxilios
Evento
- 35
Repartir dorsales
3 personas
- 36
Registrar bicicletas y participantes
3 personas
- 37
Recorrer el circuito en coche
2 personas
- 38
Acompañar a los participantes hasta la salida
2 personas
- 39
Realizar el procedimiento de inicio
3 personas
- 40
Registrar los datos de la ronda
3 personas
- 41
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
- 42
Establecer el orden de llegada
2 personas
- 43
Enfriar las bebidas
2 personas
- 44
Preparar café y té
2 personas
- 45
Servir sopa y pan
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Comprobar la seguridad del recorrido
2 personas
- 49
Comprobar los resultados
2 personas
- 50
Preparar la entrega de premios
2 personas
- 51
Realizar la entrega de premios
3 personas
- 52
Publicar los resultados
- 53
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
- 54
Desmontar la zona del público
4 personas
- 55
Desmontar el punto de catering
3 personas
- 56
Retirar la marcación del recorrido
6 personas
- 57
Recoger las barreras y vallas
4 personas
- 58
Limpiar el recinto
5 personas
- 59
Retirar los residuos por separado
2 personas
- 60
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
- 61
Retirar la iluminación con cuidado
2 personas
- 62
Contar el inventario
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Archivar los datos de la competición
- 65
Gestionar objetos perdidos
- 66
Enviar las fotos y los resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Material deportivo
- Dorsalescant. 180
- Portadorsalescant. 180
- Dorsales de reservacant. 20
- Conoscant. 80
- Banderas del recorridocant. 60
- Cinta de marcadocant. 12
- Estacas de maderacant. 150
- Vallas de separacióncant. 80
- Vallas de control de multitudescant. 20
- Barras de obstáculoscant. 8
- Alfombras de gomacant. 12
- Señales del recorridocant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Platos redondos
- Timbre
- Cronómetroscant. 6
- Cronómetro de competición
- Portapapelescant. 8
- Bombas de bicicleta de repuestocant. 3
- Kits de herramientas para bicicletascant. 2
- Placas numeradascant. 20
- Medallascant. 12
- Vasoscant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas térmicascant. 12
- Linternascant. 6
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 10
- Sillascant. 24
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Megáfonoscant. 2
- Walkie-talkiescant. 10
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cargadores móvilescant. 4
Iluminación
- Lámparas de obracant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 160
- Tazones para sopacant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Termoscant. 8
- Cucharonescant. 6
- Tijerascant. 8
- Mantelescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Cuboscant. 6
- Paños de limpiezacant. 24
- Sets de escobacant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Portarrollos de toallascant. 4
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas para alimentoscant. 6
- Vasos térmicoscant. 20
- Compras
Decoración
- Lona de salida y meta
- Guirnaldascant. 8
- Paneles informativoscant. 6
Consejos
- Cierra los permisos y el seguro antes de anunciar la carrera. Solicita también las medidas de tráfico con varias semanas de margen, porque una ruta aprobada puede requerir controles adicionales en cruces y accesos.
- Define la ruta definitiva antes de imprimir dorsales, mapas y carteles. Recorre el trazado completo y marca con conos, cinta, estacas y señales los giros, obstáculos y zonas donde los participantes puedan equivocarse.
- Asigna a cada voluntario un puesto concreto y entrégale instrucciones por escrito. Incluye quién cubre la salida, la llegada, los cruces, el avituallamiento, el aparcamiento y cualquier relevo durante la prueba.
- Envía a los participantes la información final cuando la lista de salida esté cerrada. Indica horario de recogida de dorsales, acceso al recinto, aparcamiento, recorrido, normas, contacto de emergencia y qué hacer si cambia el tiempo.
- Haz una comprobación física del recinto y del material el día anterior. Cuenta los dorsales de reserva, cronómetros, botiquines, mantas térmicas, linternas, herramientas para bicicletas y vasos; lo que falta suele descubrirse cuando ya han llegado los corredores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de campo?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, tramitar permisos, contratar el seguro y solicitar medidas de tráfico. Deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, confirmar voluntarios y preparar la señalización.
- ¿Cuándo se debe cerrar el recorrido de una carrera?
- Cierra la ruta definitiva entre 10 y 14 días antes de la prueba, después de inspeccionar el terreno y el aparcamiento. Así tendrás tiempo para actualizar el mapa, la lista de salida y la información enviada a los participantes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de campo?
- Calcula como mínimo una persona en la salida, una en la llegada, una por cada cruce o punto de riesgo y dos para inscripciones y dorsales. Añade al menos 2 voluntarios de reserva para cubrir descansos o ausencias.
- ¿Qué se prepara el día antes de una carrera de campo?
- El día anterior se revisan el tiempo, el recorrido, la señalización, los dorsales, el cronometraje, los botiquines y el material de seguridad. También conviene montar o reservar mesas, sillas y carpas, y separar por cajas todo lo que debe llevar cada puesto.
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