Organiser une course de VTT, du parcours au classement

Une course de VTT se prépare d’abord sur le terrain, pas le jour du départ. Commencez par réserver le site, obtenir l’autorisation du parcours et organiser l’assurance, puis construisez le dispositif de sécurité et de bénévoles. Les inscriptions, les besoins médicaux et alimentaires doivent être traités avant de finaliser la liste de départ. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, baliser le circuit et transmettre des consignes précises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander l'autorisation du parcours
3
Organiser l’assurance du match
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les jurés
9
Demander des mesures de circulation
10
Tracer définitivement le parcours
3 personnes
11
Établir la liste de départ
2 personnes
12
Établir la répartition des bénévoles
13
Établir le plan d'itinéraire
14
Envoyer les informations aux participants
15
Gérer les données médicales
16
Commander les prix et médailles
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
3 personnes
21
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
22
Trier les dossards
2 personnes
23
Préparer les panneaux du parcours
2 personnes
24
Inspecter le terrain et le parking
3 personnes
25
Balisage du parcours
6 personnes
26
Signaler les virages et les obstacles
4 personnes
27
Monter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Installer la table d’inscription
2 personnes
29
Monter le point de restauration
3 personnes
30
Aménager la zone du public
3 personnes
31
Installer l’éclairage
3 personnes
32
Installer le chronomètre de la compétition
2 personnes
33
Installer la table du jury
2 personnes
34
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

35
Distribuer les dossards
3 personnes
36
Enregistrer les vélos et les participants
3 personnes
37
Reconnaître le parcours
2 personnes
38
Accompagner les participants au départ
2 personnes
39
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
40
Enregistrer les données du tour
3 personnes
41
Tenir les postes du parcours
8 personnes
42
Fixer l'ordre d'arrivée
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Servir la soupe et le pain
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
49
Vérifier les résultats
2 personnes
50
Préparer la remise des prix
2 personnes
51
Organiser la remise des prix
3 personnes
52
Publier les résultats
53
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

54
Démonter la zone public
4 personnes
55
Démonter le point traiteur
3 personnes
56
Retirer le balisage du parcours
6 personnes
57
Ranger les barrières et les clôtures
4 personnes
58
Nettoyer le site
5 personnes
59
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
60
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
61
Retirer l’éclairage en toute sécurité
2 personnes
62
Compter le stock
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Archiver les données du concours
65
Gérer les objets trouvés
66
Envoyer les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Porte-dossardsqté 180
Dossards de réserveqté 20
Cônesqté 80
Drapeaux du parcoursqté 60
Ruban de marquageqté 12
Piquets en boisqté 150
Barrières de sécuritéqté 80
Barrières de fouleqté 20
Barres d’obstaclesqté 8
Tapis en caoutchoucqté 12
Panneaux de parcoursqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Tableau rond
Cloche
Chronomètresqté 6
Chronomètre de compétition
Presse-papiersqté 8
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Kits d’outils pour véloqté 2
Numéros de tableqté 20
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Lampes de pocheqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Gobelets à caféqté 160
Bol à soupeqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Thermosqté 8
Louchesqté 6
Ciseauxqté 8
Nappesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Sets de balaiqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces alimentairesqté 6
Mugs isothermesqté 20
Courses

Décoration

Bâche de départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux d'informationqté 6

Conseils

Lancez les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course : réservation du lieu, autorisation du parcours, assurance et mesures de circulation peuvent demander plusieurs validations.
Prévoyez un bénévole par point sensible, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, les inscriptions et l’arrivée. Envoyez à chacun son emplacement, son horaire et son moyen de contact au plus tard 7 jours avant.
Ne considérez pas le parcours comme terminé après le premier repérage. Faites une inspection finale 2 à 3 jours avant l’épreuve, puis posez les panneaux, cônes, rubans et barrières selon un plan d’itinéraire unique.
Préparez les dossards triés par ordre de départ et gardez des numéros de réserve. Installez la table d’accueil au moins 90 minutes avant le premier départ pour absorber les retards et les changements d’inscription.
Consultez la météo 48 heures puis 12 heures avant la course. Prévoyez des tentes, des couvertures de survie, des trousses de premiers secours et des pompes ou kits d’outils pour les incidents les plus courants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de VTT ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une course avec autorisations, assurance, circulation et bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, vérifier le matériel et transmettre les dernières consignes.
Quand faut-il baliser un parcours de VTT ?: Effectuez le balisage définitif la veille ou le matin même selon les règles du site et la circulation locale. Contrôlez ensuite chaque intersection et chaque zone dangereuse 2 à 3 heures avant le départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de VTT ?: Comptez au minimum un bénévole par point de croisement ou zone à risque, puis ajoutez 2 à 4 personnes pour l’accueil, les inscriptions et l’arrivée. Pour un parcours comportant 10 points sensibles, prévoyez donc au moins 12 à 14 bénévoles.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le règlement pratique, le plan d’itinéraire, les horaires, le stationnement et les consignes de sécurité 5 à 7 jours avant la course. Renvoyez un message court la veille avec la météo prévue et les changements éventuels.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.