Zo organiseer je een veldloop

Begin een veldloop niet met startnummers of medailles, maar met het parcours, de datum en de haalbaarheid van de route. Controleer daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en medische ondersteuning voordat je inschrijvingen opent. Leg categorieën, start- en finishtijden en de taakverdeling voor vrijwilligers vast. In de laatste week draait alles om deelnemerslijsten, markeringen, tijdwaarneming, startpakketten en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Parcours opmeten
2 personen
4
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
5
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijvingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Startnummers ontwerpen
12
Startnummers afdrukken
2 personen
13
Parcourskaart afdrukken
14
Tijdwaarneming voorbereiden
2 personen
15
Medische ondersteuning vastleggen
16
Verkeersposten bepalen
2 personen
17
Parcoursmarkeringen bestellen
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Catering reserveren
20
Toiletten controleren
21
Weersverwachting controleren
22
Deelnemerslijst afronden
2 personen
23
Startpakketten samenstellen
4 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Routeborden sorteren
2 personen
27
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
28
Startnummers per categorie leggen
3 personen
29
Vrijwilligersinstructies uitdelen
2 personen

Event

30
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
31
Inschrijftafels opstellen
3 personen
32
Partytenten opzetten
4 personen
33
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
34
Parcours uitzetten
8 personen
35
Verkeersposten inrichten
6 personen
36
Waterposten opbouwen
4 personen
37
EHBO-tafel inrichten
2 personen
38
Finishregistratie klaarzetten
2 personen
39
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
40
Startpakketten klaarleggen
3 personen
41
Geluidstest uitvoeren
2 personen
42
Briefing verkeersposten geven
2 personen
43
Briefing parcoursposten geven
2 personen
44
Inschrijving openen
4 personen
45
Startnummers uitdelen
4 personen
46
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
47
Startsein geven
2 personen
48
Parcours bewaken
8 personen
49
Verkeer begeleiden
6 personen
50
Water bij de posten uitdelen
4 personen
51
Finishers registreren
3 personen
52
Medailles uitdelen
2 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Resultaten verwerken
2 personen
56
Prijswinnaars controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
58
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
59
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
60
Inschrijving sluiten
2 personen
61
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

62
Parcoursmarkeringen verwijderen
6 personen
63
Verkeersposten afbouwen
6 personen
64
Tenten en tafels afbreken
6 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies en materiaal reinigen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Resultaten publiceren
69
Deelnemers bedanken
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
73
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 180
Startnummerbandenaantal 180
Hardloopmedaillesaantal 180
Parcourslintaantal 12
Pionnenaantal 60
Routepijlenaantal 35
Kilometerbordenaantal 6
Start- en finishmattenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Handtellersaantal 3
Fluitjesaantal 12
Reflectievestenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Waterkannenaantal 12
Drinkbekers voor postenaantal 600
Koelboxenaantal 6
Thermodekensaantal 20
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Megafoon
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Prikkabelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Snijmessenaantal 4
Koelzakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Banierenaantal 8
Vlaggenaantal 12
Bordhoudersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Meet het parcours vooraf volledig op en leg start, finish en kilometerpunten vast. Controleer daarna of routepijlen, parcourslint, pionnen en kilometerborden op de wedstrijddag overal zichtbaar kunnen staan.
Open de inschrijving pas wanneer categorieën, starttijden en het parcours definitief zijn. Vraag dieetwensen meteen uit en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de veldloop, zodat startnummers en startpakketten op tijd klaar zijn.
Maak per parcoursdeel een vrijwilligerstoewijzing en geef verkeersposten, verzorgingsposten en tijdwaarnemers een eigen briefing. Plan minstens één reservepersoon per kritieke post; uitval op de wedstrijddag is anders lastig op te vangen.
Test tijdwaarneming, stopwatches, handtellers en laptops vóór de start. Leg ook een papieren deelnemerslijst, klemborden en pennen klaar voor het geval apparatuur uitvalt.
Controleer het weer in de laatste 48 uur en richt start en finish zo in dat deelnemers kunnen schuilen. Koel dranken op tijd, zet waterkannen en bekers klaar en leg thermodekens beschikbaar voor medische ondersteuning.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veldloop organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, vergunningen en medische ondersteuning. Open de inschrijving pas wanneer route, categorieën en starttijden vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veldloop?: Tel minimaal één vrijwilliger per verkeers- of routepost, plus aparte mensen voor inschrijving, tijdwaarneming, finish en catering. Voeg per kritieke post één reserve toe; bij 10 posten kom je zo al snel op minstens 15 vrijwilligers.
Wanneer maak je de deelnemerslijst en startnummers?: Sluit de deelnemerslijst meestal 3 tot 5 dagen voor de veldloop. Druk daarna startnummers, maak startpakketten en deel de definitieve lijst met inschrijving, tijdwaarneming en finish uit.
Wat regel je voor de veiligheid bij een veldloop?: Leg vóór de inschrijving vergunningen, medische ondersteuning en verkeersposten vast. Controleer het volledige parcours uiterlijk de dag ervoor en plaats markeringen, verkeerskegels, afzethekken en reflectievesten vóór de eerste deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.