Organiser une course en terrain naturel, étape par étape

Commencez par sécuriser le parcours avant de penser aux dossards ou au buffet. Fixez la date, mesurez l’itinéraire, vérifiez les autorisations et choisissez clairement les lieux de départ et d’arrivée. Ensuite, ouvrez les inscriptions, répartissez les bénévoles et préparez le chronométrage, le balisage et l’assistance médicale. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, la météo, les repas et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Mesurer le parcours
2 personnes
4
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
5
Définir les catégories de compétition
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Concevoir les dossards
12
Imprimer les dossards
2 personnes
13
Imprimer la carte du parcours
14
Préparer le chronométrage
2 personnes
15
Prévoir l’assistance médicale
16
Définir les postes de circulation
2 personnes
17
Commander les balisages du parcours
18
Commander les prix et médailles
19
Réserver le catering
20
Vérifier les toilettes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Finaliser la liste des participants
2 personnes
23
Composer les kits de démarrage
4 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Placer les numéros de départ par catégorie
3 personnes
29
Distribuer les consignes aux bénévoles
2 personnes

Événement

30
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
31
Installer les tables d’inscription
3 personnes
32
Installer les tentes de fête
4 personnes
33
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
34
Mettre en place le parcours
8 personnes
35
Aménager les postes de circulation
6 personnes
36
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Préparer l'enregistrement d'arrivée
2 personnes
39
Monter le buffet traiteur
4 personnes
40
Préparer les kits de départ
3 personnes
41
Effectuer un test sonore
2 personnes
42
Briefing des postes de circulation
2 personnes
43
Donner le briefing des postes du parcours
2 personnes
44
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
45
Distribuer les dossards
4 personnes
46
Accompagner les participants au départ
3 personnes
47
Donner le signal de départ
2 personnes
48
Surveiller le parcours
8 personnes
49
Gérer la circulation
6 personnes
50
Distribuer de l’eau aux postes
4 personnes
51
Enregistrer les arrivants
3 personnes
52
Distribuer les médailles
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Traiter les résultats
2 personnes
56
Vérifier les gagnants
2 personnes
57
Animer la remise des prix
3 personnes
58
Accueillir les derniers participants
3 personnes
59
Rassembler les objets perdus
2 personnes
60
Clôturer les inscriptions
2 personnes
61
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

62
Retirer les marquages du parcours
6 personnes
63
Démonter les postes de circulation
6 personnes
64
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Publier les résultats
69
Remercier les participants
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Retourner le matériel loué
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tabourets de barqté 4
Nappeqté 10

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Médailles de course à piedqté 180
Ruban de parcoursqté 12
Cônesqté 60
Flèches de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 6
Tapis de départ et d’arrivéeqté 2
Chronomètresqté 6
Compteurs manuelsqté 3
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 24
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Carafes d’eauqté 12
Gobelets pour les postesqté 600
Glacièresqté 6
Marqueurs thermiquesqté 20
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couteaux de découpeqté 4
Sacs isothermesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Bannièresqté 8
Drapeauxqté 12
Porte-affichesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Mesurez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : la distance annoncée doit correspondre à la carte imprimée et aux bornes kilométriques installées sur le terrain.
Vérifiez les autorisations plusieurs semaines à l’avance. Un parcours naturel peut traverser plusieurs zones ou nécessiter des règles particulières pour la circulation et l’accueil du public.
Répartissez les bénévoles par postes précis, avec des gilets réfléchissants, des sifflets et des consignes écrites. Prévoyez notamment les carrefours, les ravitaillements et l’arrivée.
Préparez les dossards, les cartes et les kits de départ au plus tard la veille. Gardez la liste finale des participants sur un ordinateur portable et une version papier à l’inscription.
Contrôlez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Refroidissez les boissons à temps et vérifiez que les tentes, toilettes, tables et barrières peuvent être installées sans gêner le parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course en terrain naturel ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de valider le parcours et les autorisations, d’ouvrir les inscriptions, de commander le balisage et de réserver le catering.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant la course si vous devez imprimer les dossards et composer les kits de départ. Gardez ensuite 24 heures pour traiter les derniers besoins alimentaires et finaliser la liste.
Combien de bénévoles faut-il pour une course en pleine nature ?: Prévoyez au minimum un bénévole par poste de circulation ou de ravitaillement, plus 2 à 3 personnes pour l’inscription, l’arrivée et le rangement. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les absences de dernière minute.
Quand installer le balisage du parcours ?: Installez le balisage le jour même ou la veille, selon les règles du lieu. Faites un contrôle complet 1 à 2 heures avant le départ pour vérifier les rubans, flèches, cônes et barrières.

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