Geländelauf organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Geländelauf entscheidet nicht nur die Strecke über einen reibungslosen Tag. Lege zuerst Datum, Start und Ziel sowie die Kategorien fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Streckenvermessung, Helferplanung und die Vorbereitung von Zeitmessung und Sicherheitsdiensten. In der letzten Woche werden Teilnehmerliste, Starterpakete, Markierungen, Verpflegung und Wetterplan abgeschlossen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strecke festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Parcours vermessen
2 Personen
4
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
5
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Startnummern entwerfen
12
Startnummern drucken
2 Personen
13
Streckenkarte drucken
14
Zeitmessung vorbereiten
2 Personen
15
Medizinische Unterstützung koordinieren
16
Verkehrsposten festlegen
2 Personen
17
Parcoursmarkierungen bestellen
18
Preise und Medaillen bestellen
19
Catering reservieren
20
Toiletten kontrollieren
21
Wettervorhersage prüfen
22
Teilnehmerliste abschließen
2 Personen
23
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Wegweiser sortieren
2 Personen
27
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
28
Startnummern nach Kategorien auslegen
3 Personen
29
Freiwilligenanweisungen verteilen
2 Personen

Event

30
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
31
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Stromversorgung anschließen
2 Personen
34
Parcours aufbauen
8 Personen
35
Verkehrsposten einrichten
6 Personen
36
Wasserstationen aufbauen
4 Personen
37
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
38
Zielerfassung vorbereiten
2 Personen
39
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
40
Startpakete bereitlegen
3 Personen
41
Soundtest durchführen
2 Personen
42
Briefing für Verkehrsposten geben
2 Personen
43
Briefing für Kontrollpunkte der Strecke geben
2 Personen
44
Anmeldung öffnen
4 Personen
45
Startnummern ausgeben
4 Personen
46
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
47
Startsignal geben
2 Personen
48
Strecke überwachen
8 Personen
49
Verkehr lenken
6 Personen
50
Wasser an den Stationen ausgeben
4 Personen
51
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
52
Medaillen verteilen
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
56
Preisträger überprüfen
2 Personen
57
Preisverleihung betreuen
3 Personen
58
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
59
Fundsachen sammeln
2 Personen
60
Anmeldung schließen
2 Personen
61
Strecke freigeben
4 Personen

Nachbereitung

62
Streckenmarkierungen entfernen
6 Personen
63
Verkehrsposten abbauen
6 Personen
64
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Geschirr und Material reinigen
4 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Ergebnisse veröffentlichen
69
Teilnehmer verabschieden
70
Materialien zurückbringen
3 Personen
71
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
72
Restbestand einlagern
2 Personen
73
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 4
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 24
BarhockerAnz. 4
TischdeckeAnz. 10

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
StartnummernAnz. 180
StartnummernbänderAnz. 180
LaufmedaillenAnz. 180
StreckenbandAnz. 12
KegelAnz. 60
WegweiserAnz. 35
KilometerschilderAnz. 6
Start- und ZielmattenAnz. 2
StoppuhrenAnz. 6
HandzählerAnz. 3
PfeifenAnz. 12
WarnwestenAnz. 24
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
WasserkannenAnz. 12
Trinkbecher für StationenAnz. 600
KühlboxenAnz. 6
ThermodeckenAnz. 20
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
StifteAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
DruckerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 12
Megafon
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
SchneidemesserAnz. 4
KühltaschenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

BannerAnz. 8
FahnenAnz. 12
SchildhalterAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Verkehrssicherung, bevor du Einladungen verschickst. Für Straßenquerungen und Verkehrsposten brauchst du einen fertigen Streckenplan, nicht nur eine grobe Skizze.
Vermiss den Parcours früh und kontrolliere die Kilometerangaben vor dem Druck der Streckenkarte. Ein fehlendes oder falsch platziertes Kilometerschild fällt während des Laufs kaum noch aufzufangen.
Teile Helfer mit konkreten Zeitfenstern ein: Anmeldung, Streckenposten, Verpflegungsstationen, Ziel und Abbau. Plane pro Station mindestens eine verantwortliche Person und eine Ersatzperson ein.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens zwei bis drei Tage vor dem Start. Dann lassen sich Startnummern, Starterpakete, Ernährungswünsche und die Verpflegungsmenge noch ohne Hektik anpassen.
Prüfe am Vortag Wetter, Toiletten, Zeitmessung und Streckenmarkierungen vor Ort. Kühle Getränke erst kurz vor dem Einsatz und lege Thermodecken sowie medizinische Unterstützung am Ziel bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Geländelauf organisieren?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher, besonders wenn Genehmigungen, Verkehrsposten oder eine längere Strecke nötig sind. Die Anmeldung sollte erst online gehen, wenn Strecke, Kategorien und Start-Ziel-Bereich feststehen.
Wann sollte die Strecke für einen Geländelauf vermessen werden?: Vermiss die Strecke mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Lauf und kontrolliere sie in der letzten Woche erneut. So bleiben genug Tage, um Markierungen, Kilometerschilder und die gedruckte Streckenkarte zu korrigieren.
Wie viele Helfer braucht ein Geländelauf?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Start, Ziel, Zeitmessung und jede Verpflegungsstation ein. Für unübersichtliche Kreuzungen oder längere Abschnitte kommen zusätzliche Verkehrsposten und Streckenhelfer hinzu.
Was muss am Tag vor dem Geländelauf fertig sein?: Am Vortag sollten Startnummern, Starterpakete, Streckenmarkierungen, Zeitmessung, Toiletten, Getränke und medizinische Unterstützung überprüft sein. Lege außerdem Teilnehmerliste, Klemmbretter, Stifte und Ersatzmaterial gesammelt am Anmeldetisch bereit.

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