Cómo organizar una carrera campo a través paso a paso

Una carrera campo a través se organiza empezando por el recorrido y los permisos, no por las medallas ni el catering. Primero fija la fecha, mide el circuito y decide dónde estarán la salida y la meta. Después abre las inscripciones, calcula los recursos y asigna responsables para tráfico, atención médica, cronometraje y puestos de agua. Durante la última semana, confirma participantes, material, previsión meteorológica y horarios de montaje.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Medir el recorrido
2 personas
4
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
5
Determinar las categorías del concurso
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Procesar las inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Diseñar los dorsales
12
Imprimir los dorsales
2 personas
13
Imprimir el mapa del recorrido
14
Preparar la cronometraje
2 personas
15
Coordinar el apoyo médico
16
Definir los puestos de tráfico
2 personas
17
Pedir las marcas del recorrido
18
Encargar premios y medallas
19
Reservar el catering
20
Comprobar los baños
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Cerrar la lista de participantes
2 personas
23
Preparar kits de inicio
4 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Ordenar las señales de ruta
2 personas
27
Llevar el material al lugar
4 personas
28
Colocar los dorsales por categoría
3 personas
29
Repartir las instrucciones para voluntarios
2 personas

Evento

30
Montar el arco de salida y meta
4 personas
31
Colocar las mesas de inscripción
3 personas
32
Montar carpas
4 personas
33
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
34
Marcar el recorrido
8 personas
35
Montar los puestos de tráfico
6 personas
36
Montar puestos de agua
4 personas
37
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
38
Preparar el registro de llegada
2 personas
39
Montar el bufé de catering
4 personas
40
Preparar los kits de inicio
3 personas
41
Realizar la prueba de sonido
2 personas
42
Dar la briefing a los puntos de tráfico
2 personas
43
Dar la briefing a los puestos del recorrido
2 personas
44
Abrir la inscripción
4 personas
45
Repartir dorsales
4 personas
46
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
47
Dar la señal de inicio
2 personas
48
Vigilar el recorrido
8 personas
49
Gestionar el tráfico
6 personas
50
Repartir agua en los puntos
4 personas
51
Registrar a los finalistas
3 personas
52
Repartir las medallas
2 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Procesar los resultados
2 personas
56
Comprobar a los ganadores
2 personas
57
Coordinar la entrega de premios
3 personas
58
Recibir a los últimos participantes
3 personas
59
Recoger objetos perdidos
2 personas
60
Cerrar la inscripción
2 personas
61
Abrir el recorrido
4 personas

Seguimiento

62
Retirar las marcas del recorrido
6 personas
63
Desmontar los puestos de tráfico
6 personas
64
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Limpiar la vajilla y el material
4 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Publicar los resultados
69
Agradecer a los participantes
70
Devolver los materiales
3 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 4
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 24
Taburetes de barcant. 4
Mantelcant. 10

Material deportivo

Arco de salida y meta
Dorsalescant. 180
Brazaletes con número de salidacant. 180
Medallas de carreracant. 180
Cinta de recorridocant. 12
Conoscant. 60
Flechas de rutacant. 35
Señales de kilómetrocant. 6
Alfombrillas de salida y metacant. 2
Cronómetroscant. 6
Contadores manualescant. 3
Silbatoscant. 12
Chalecos reflectantescant. 24
Conos de tráficocant. 30
Vallas de separacióncant. 12
Jarras de aguacant. 12
Vasos para los puestoscant. 600
Neveras portátilescant. 6
Muestras térmicascant. 20
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Rotuladorescant. 12

Equipo

Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Megáfono
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Cables de cargacant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cuchillos de cortecant. 4
Bolsas isotérmicascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 8

Decoración

Banderascant. 8
Banderascant. 12
Porta-cartelescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido al menos 4 semanas antes y mídelo completo: así puedes colocar las señales de kilómetro, flechas, cinta y conos sin improvisar el día de la carrera.
No abras las inscripciones hasta haber definido las categorías, los horarios y el límite de participantes. Cierra la lista entre 5 y 7 días antes para preparar dorsales y kits de inicio.
Asigna un voluntario responsable por cada puesto de tráfico y de agua, además de un coordinador general. Entrega a cada persona un plano, un chaleco reflectante y un teléfono de contacto.
Prueba el cronometraje antes de la salida y prepara un sistema manual de respaldo. Ten listos cronómetros, contadores y hojas en portapapeles por si falla el equipo principal.
Confirma baños, apoyo médico y catering durante la semana anterior. Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes de la salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera campo a través?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, medir el recorrido, contratar apoyo médico, encargar medallas y abrir las inscripciones sin prisas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Cierra la lista entre 5 y 7 días antes de la carrera. Necesitas ese tiempo para imprimir dorsales, preparar los kits de inicio, asignar voluntarios y calcular agua, vasos y comida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera campo a través?: Como referencia, asigna al menos una persona por cada puesto de tráfico, cada puesto de agua y cada punto de salida y llegada. Añade 2 o 3 coordinadores para inscripciones, cronometraje y atención a incidencias.
¿Cuándo hay que revisar el recorrido y la previsión del tiempo?: Revisa ambos 7 días antes y vuelve a comprobarlos 24 horas antes. Si cambia el terreno o la previsión, ajusta la señalización, el material de seguridad y el plan de apoyo médico.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.