Zo organiseer je een veiligheidsdag zonder losse eindjes

Een veiligheidsdag staat of valt met een duidelijke route door het programma en met demonstraties die op tijd zijn getest. Begin met datum, programma en terreinindeling; controleer daarna vergunningen en meldingen voordat je deelnemers uitnodigt. Plan registratie, vrijwilligers en communicatie als één geheel, zodat iedereen weet waar hij moet zijn. Reserveer extra tijd voor materialen, stroom, bewegwijzering en een alternatief bij regen: juist die onderdelen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
5
Deelnemers en demonstrateurs uitnodigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen maken
10
Demonstraties bevestigen
2 personen
11
Vrijwilligers inplannen
2 personen
12
Programma naar deelnemers sturen
13
Routebeschrijving versturen
14
Weersverwachting controleren
15
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen ophalen
2 personen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Demonstratiemateriaal testen
2 personen
21
Borden en routepijlen maken
2 personen
22
Inschrijfformulieren printen
23
Deelnemerslijst printen
24
Kleding en materialen klaarleggen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Infostands inrichten
4 personen
31
Demonstratiezones afzetten
3 personen
32
Brandblusmiddelen plaatsen
2 personen
33
EHBO-punt inrichten
2 personen
34
Geluidsapparatuur testen
2 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
37
Toiletten controleren
38
Terrein schoon en vrijmaken
3 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Demonstrateurs ontvangen
2 personen
41
Bezoekers verwelkomen
4 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Programma toelichten
44
Openingsinstructies geven
45
Brandveiligheidsdemo begeleiden
3 personen
46
Verkeersveiligheidsdemo begeleiden
3 personen
47
EHBO-demonstratie begeleiden
3 personen
48
Inbraakpreventie demonstreren
2 personen
49
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
50
Veiligheidsquiz begeleiden
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
57
Verlichting controleren
58
Avondprogramma aankondigen
59
Ontruimingsoefening begeleiden
4 personen
60
Vragenronde begeleiden
2 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
62
Afscheid en vertrekinformatie geven
2 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

65
Catering opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Materialen reinigen
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
78
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
79
Schade en incidenten registreren
80
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsetsaantal 8
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoon
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 6

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxen met koelelementenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Veiligheidsvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Brandblussersaantal 4
Rookmeldersaantal 4
Kinderveiligheidshelmenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 20
Oordoppenaantal 100
Nooduitgangsbordenaantal 6
Pictogrambordenaantal 12
Zaklampbatterijenaantal 16

Sportmateriaal

Verkeersmattenaantal 4
Oefenpoppenaantal 2
Verbandmateriaal voor demoaantal 4
Pionnenaantal 30
Touwaantal 4
Quizbordenaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan de registratietafel bij de ingang, houd demonstratiezones vrij en zet routepijlen op plekken waar bezoekers moeten kiezen.
Bevestig demonstraties en test al het materiaal uiterlijk een week vooraf. Controleer ook microfoon, luidsprekers, megafoon, portofoons, verlengkabels en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting kan een programmaonderdeel stilleggen.
Maak één planning voor vrijwilligers met starttijd, post en overdracht. Zorg dat registratie, publieksbegeleiding en demonstraties niet door dezelfde persoon tegelijk moeten worden uitgevoerd.
Stuur programma en routebeschrijving enkele dagen vooraf en neem op de dag zelf een geprinte deelnemerslijst en inschrijfformulieren mee. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet, zodat je niet op het laatste moment moet improviseren.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en zet dan het regenprogramma klaar. Regel partytenten, droge opslag en een aangepaste opstelling voordat deelnemers onderweg zijn; wacht niet tot de eerste bui.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veiligheidsdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Controleer vergunningen en meldingen direct daarna, omdat je voor eventuele aanpassingen tijd nodig hebt.
Wanneer moet ik de demonstraties voor een veiligheidsdag bevestigen?: Bevestig demonstrateurs uiterlijk 3 weken vooraf en test hun materiaal uiterlijk 7 dagen voor de veiligheidsdag. Plan daarna nog een korte controle op de ochtend zelf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veiligheidsdag?: Plan minimaal één vrijwilliger bij de registratie, één per actieve demonstratie en één rondlopende publieksbegeleider per 30 tot 40 bezoekers. Voeg een reservepersoon toe voor pauzes en onverwachte uitval.
Wanneer moet ik een regenprogramma voor een veiligheidsdag maken?: Maak het alternatief uiterlijk 1 week vooraf en neem 48 uur voor de start een definitieve beslissing over de opstelling. Communiceer een wijziging meteen met deelnemers en demonstrateurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.