Organiser une Journée de la sécurité, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le site avant d’inviter les participants ou les démonstrateurs. Pour une Journée de la sécurité, l’organisation repose ensuite sur trois points : les autorisations, la circulation sur le terrain et la coordination des démonstrations. Prévoyez une table d’inscription, une signalétique visible et des consignes écrites. La dernière semaine sert surtout à confirmer les intervenants, tester le matériel et préparer un repli réaliste en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
5
Inviter les participants et les démonstrateurs
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Confirmer les démonstrations
2 personnes
11
Planifier les bénévoles
2 personnes
12
Envoyer le programme aux participants
13
Envoyer les indications d'accès
14
Vérifier les prévisions météo
15
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
17
Faire les courses
2 personnes
18
Récupérer le matériel
2 personnes
19
Vérifier le matériel
2 personnes
20
Tester le matériel de démonstration
2 personnes
21
Créer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
22
Imprimer les formulaires d’inscription
23
Imprimer la liste des participants
24
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Aménager les stands d'information
4 personnes
31
Délimiter les zones de démonstration
3 personnes
32
Installer les moyens d'extinction
2 personnes
33
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
34
Tester le matériel sonore
2 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Monter le buffet traiteur
3 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Nettoyer et dégager le site
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les démonstrateurs
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Présenter le programme
44
Donner les consignes d'ouverture
45
Animer la démonstration de sécurité incendie
3 personnes
46
Animer la démonstration de sécurité routière
3 personnes
47
Animer la démonstration de premiers secours
3 personnes
48
Démontrer la prévention des cambriolages
2 personnes
49
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
50
Animer le quiz sécurité
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
57
Vérifier l'éclairage
58
Annoncer le programme du soir
59
Encadrer l’exercice d’évacuation
4 personnes
60
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
2 personnes
62
Faire les adieux et donner les informations de départ
2 personnes
63
Reconduire les visiteurs
3 personnes
64
Rassembler les objets trouvés

Suivi

65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Nettoyer le matériel
2 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
79
Enregistrer les dommages et incidents
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Ensembles de tables de bièreqté 8
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphone
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacières avec accumulateurs de froidqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Drapeaux de sécuritéqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Extincteursqté 4
Détecteurs de fuméeqté 4
Casques de sécurité pour enfantsqté 20
Lunettes de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 20
Bouchons d'oreillesqté 100
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Panneaux pictogrammesqté 12
Piles de lampe torcheqté 16

Matériel de sport

Tapis de circulationqté 4
Poupées d’entraînementqté 2
Matériel de pansement pour démoqté 4
Cônesqté 30
Cordeqté 4
Panneaux du quizqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le terrain et son agencement : placez les tentes, les tables, les chaises et les zones de démonstration avant de rédiger les indications d’accès. Gardez les passages dégagés et prévoyez une zone d’attente près de l’inscription.
Traitez les autorisations et déclarations plusieurs semaines avant la date, puis rassemblez les consignes de sécurité dans un document court. Faites-le relire par les responsables des démonstrations et remettez-en une copie à chaque bénévole.
Confirmez les démonstrations au moins 7 jours avant l’événement, avec l’horaire, le matériel nécessaire et le nom de la personne responsable. Testez ensuite le microphone, les haut-parleurs, le mégaphone et les talkies-walkies sur place.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la Journée de la sécurité afin de prévoir les besoins alimentaires, les réservations et les quantités de vaisselle. Imprimez la liste des participants et les formulaires d’inscription avant le montage.
Préparez le plan de repli avant de consulter les prévisions météo : indiquez où déplacer les participants, les démonstrations et le matériel électrique. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les rallonges, multiprises, machines à café et équipements de maintien au chaud le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée de la sécurité ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour fixer le site, obtenir les autorisations, inviter les démonstrateurs et organiser les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests de matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations environ 4 semaines avant l’événement, avec la date, le programme provisoire et les indications d’accès. Demandez une réponse au plus tard 7 à 10 jours avant la Journée de la sécurité.
Que faut-il prévoir pour une Journée de la sécurité en cas de pluie ?: Définissez au moins une solution de repli avant l’envoi du programme : espace couvert, parcours modifié ou démonstrations déplacées. Consultez les prévisions à J-3 puis à J-1 et informez les participants dès que la décision est prise.
Quand tester le matériel de démonstration ?: Faites un premier contrôle 3 à 5 jours avant, puis un essai complet sur le site la veille ou le matin même. Vérifiez notamment l’alimentation électrique, le son, les talkies-walkies et le matériel utilisé pendant chaque démonstration.

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