Zo organiseer je een vegan foodfestival

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je leveranciers benadert. Leg daarna foodtrucks en kramen vast en maak een terreinplan met stroompunten, water, zitplaatsen en looproutes. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, zodat menu- en allergenenkaarten op tijd klaar zijn. In de laatste week draait alles om leveringen, koeling, voorbereiding en duidelijke instructies voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Leveranciers vastleggen
2 personen
4
Foodtrucks en kramen reserveren
2 personen
5
Stroompunten en water regelen
6
Plattegrond van terrein maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Leveranciersinformatie versturen
12
Menu en allergenenkaarten maken
2 personen
13
Menuborden laten drukken
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Leveringen bevestigen
16
Boodschappen bestellen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Vrijwilligersinstructies versturen
19
Verse boodschappen ophalen
3 personen
20
Droge boodschappen controleren
2 personen
21
Groenten wassen en snijden
4 personen
22
Sauzen en dressings bereiden
3 personen
23
Marinades en kruidenmixen maken
2 personen
24
Desserts voorbereiden
3 personen
25
Koelwaren portioneren
2 personen
26
Kookapparatuur testen
2 personen
27
Koelkasten en koelboxen vullen
3 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Foodkramen plaatsen
4 personen
31
Kookstations inrichten
5 personen
32
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
33
Buffettafels dekken
3 personen
34
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
35
Dranken koelen
2 personen
36
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Gerechten afmaken
6 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Proefporties controleren
3 personen
41
Kassa en betaalpunten testen
2 personen
42
Toegang en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

43
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
44
Bezoekers verwelkomen
3 personen
45
Gerechten serveren
8 personen
46
Dranken uitgeven
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet tijdig aanvullen
4 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Tafels tussendoor schoonmaken
3 personen
52
Servies afruimen
3 personen
53
Allergenen vragen beantwoorden
2 personen
54
Voorraad tussentijds controleren
2 personen
55
Laatste bestellingen verwerken
5 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

57
Restanten veilig verpakken
4 personen
58
Kookapparatuur uitschakelen
3 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
61
Terrein schoonmaken
5 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Apparatuur reinigen
4 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Leveranciersmaterialen retourneren
2 personen
67
Huurmaterialen controleren
2 personen
68
Servies afwassen en drogen
4 personen
69
Voorraad terugplaatsen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Facturen en bonnen verzamelen
72
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 20
Buffettafelsaantal 8
Kassatafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbare kommenaantal 150
Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 100
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 30
Opscheplepelsaantal 30

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 8
Elektrische bakplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 12
Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Blendersaantal 2
Contactgrillsaantal 3
Betaalterminalsaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koks messenaantal 12
Mengkommenaantal 16
Maatbekersaantal 8
Keukentangenaantal 12
Spatelsaantal 12
Pollepelsaantal 12
Keukenweegschalenaantal 4
Voedselbakkenaantal 40
Vershoudfolieaantal 6
Aluminiumfolieaantal 6
Etikettenaantal 300

Decoratie

Menubordenaantal 12
Allergenenkaartenaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Plantenaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Emmersaantal 8
Dweilenaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 20
Handwasstationsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer foodtrucks en kramen zodra datum en locatie vaststaan. Controleer daarbij per leverancier hoeveel stroom, water, koeling en werkruimte nodig is; inductiekookplaten, elektrische bakplaten en koelkasten vragen om een concreet aansluitplan.
Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers. Zet ook de route voor leveringen, afval en bevoorrading erop en noteer waar partytenten, marktkramen, buffettafels en betaalterminals komen te staan.
Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie vóór je menuborden laat drukken. Vraag iedere leverancier om de ingrediënten en allergenen schriftelijk aan te leveren, zodat bezoekers niet afhankelijk zijn van mondelinge uitleg.
Plan de voorbereiding in twee momenten: droge boodschappen en houdbare onderdelen eerder controleren, verse boodschappen zo laat mogelijk ophalen. Groenten wassen en snijden, sauzen maken en desserts voorbereiden kan alleen als je voldoende koelruimte hebt.
Stuur vrijwilligersinstructies uiterlijk de dag vóór het festival. Vermeld per persoon de starttijd, taak, contactpersoon en locatie; wijs ook iemand aan voor herbruikbare borden, kommen, bekers, bestek en de afwasstroom.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vegan foodfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Open de aanmeldingen zodra de belangrijkste foodtrucks en kramen zijn bevestigd, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het festival.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een vegan foodfestival?: Dat hangt af van het bezoekersaantal en de capaciteit per truck, maar plan niet alleen op het aantal menu’s. Reken voor een druk eetmoment op meerdere uitgiftepunten en leg per leverancier vast hoeveel porties per uur haalbaar zijn; zo voorkom je lange wachtrijen.
Wanneer moet je allergeneninformatie voor een foodfestival regelen?: Vraag allergeneninformatie direct op bij het vastleggen van iedere leverancier en controleer alles uiterlijk 2 weken voor het festival. Menuborden en allergenenkaarten laat je pas drukken nadat wijzigingen in ingrediënten en bereiding zijn verwerkt.
Hoe regel je stroom voor foodtrucks en kramen?: Maak uiterlijk 4 weken vooraf een overzicht van alle apparaten en hun aansluitingen, waaronder bakplaten, warmhoudbakken, koffiezetapparaten en koelkasten. Controleer daarna met de locatie of de stroompunten en verlengkabels voldoende capaciteit en bereik hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.