So organisierst du ein veganes Foodfestival

Ein veganes Foodfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Genehmigungen und Anbieter festlegen, danach Fläche, Technik und Anmeldungen organisieren. Plane früh, welche Foodtrucks und Marktstände Strom, Wasser oder Kühlung brauchen. Kurz vor dem Termin geht es um Allergenkarten, Helferpläne, Lieferungen und vorbereitete Speisen. So bleiben am Veranstaltungstag Ausgabe, Bezahlung und Nachschub beherrschbar.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Lieferanten festlegen
2 Personen
4
Foodtrucks und Stände reservieren
2 Personen
5
Stromanschlüsse und Wasser regeln
6
Geländeplan erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Online-Anmeldungen öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Lieferanteninformationen versenden
12
Menü- und Allergenkarten erstellen
2 Personen
13
Speisekarten drucken lassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Lieferungen bestätigen
16
Einkäufe bestellen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Anweisungen für Freiwillige versenden
19
Frische Einkäufe abholen
3 Personen
20
Trockene Lebensmittel kontrollieren
2 Personen
21
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
22
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
23
Marinaden und Gewürzmischungen herstellen
2 Personen
24
Desserts vorbereiten
3 Personen
25
Kühlwaren portionieren
2 Personen
26
Kochgeräte testen
2 Personen
27
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
3 Personen
28
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Essensstände aufstellen
4 Personen
31
Kochstationen einrichten
5 Personen
32
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
33
Buffet-Tische eindecken
3 Personen
34
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
35
Getränke kühlen
2 Personen
36
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
38
Gerichte fertigstellen
6 Personen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
40
Probierportionen prüfen
3 Personen
41
Kasse und Bezahlstationen testen
2 Personen
42
Zugang und Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

43
Freiwillige empfangen
2 Personen
44
Besucher begrüßen
3 Personen
45
Gerichte servieren
8 Personen
46
Getränke ausgeben
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Buffet rechtzeitig auffüllen
4 Personen
49
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Tische zwischendurch reinigen
3 Personen
52
Geschirr abräumen
3 Personen
53
Fragen zu Allergenen beantworten
2 Personen
54
Bestand zwischendurch prüfen
2 Personen
55
Letzte Bestellungen bearbeiten
5 Personen
56
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

57
Reste sicher verpacken
4 Personen
58
Kochgeräte ausschalten
3 Personen
59
Geschirr sammeln
3 Personen
60
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
61
Gelände reinigen
5 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Partyzelte abbauen
4 Personen
64
Geräte reinigen
4 Personen
65
Kühlboxen leeren
2 Personen
66
Lieferantenmaterialien zurückgeben
2 Personen
67
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
68
Geschirr spülen und trocknen
4 Personen
69
Vorräte zurückstellen
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Rechnungen und Belege sammeln
72
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 8
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 20
BuffetischeAnz. 8
KassentischeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 250
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 150
Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 100
GabelnAnz. 250
MesserAnz. 250
LöffelAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 30
ServierlöffelAnz. 30

Ausstattung

InduktionskochplattenAnz. 8
Elektrische BratplattenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 12
KühlschränkeAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
MixerAnz. 2
KontaktgrillsAnz. 3
KartenterminalsAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 12
KüchenmesserAnz. 12
RührschüsselnAnz. 16
MessbecherAnz. 8
KüchenzangenAnz. 12
SpatelAnz. 12
KellenAnz. 12
KüchenwaagenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 40
FrischhaltefolieAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 6
EtikettenAnz. 300

Dekoration

MenükartenAnz. 12
AllergenkartenAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
PflanzenAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6
EimerAnz. 8
WischmopsAnz. 8
BesensetsAnz. 6
HandfegerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 20
HandwaschstationenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe direkt, ob für Marktstände, Musik, Ausschank oder die Nutzung öffentlicher Flächen Genehmigungen nötig sind.
Reserviere Foodtrucks und Stände frühzeitig und verschicke spätestens 2 Wochen vor dem Festival einen Lageplan mit Standplätzen, Zufahrt, Stromanschlüssen und Wasserstellen.
Plane Strom nicht nur für Kochplatten und Kontaktgrills: Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Kartenterminals und Verlängerungskabel brauchen ebenfalls Anschlüsse. Lass die benötigte Leistung von den Anbietern bestätigen.
Erfasse bei der Anmeldung Ernährungswünsche und Allergien und erstelle daraus gut lesbare Menü- und Allergenkarten. Drucke sie spätestens 3 Tage vor dem Festival, damit Änderungen noch möglich sind.
Teile Freiwillige für Aufbau, Kasse, Ausgabe, Nachfüllen und Abbau ein und sende die Anweisungen spätestens 48 Stunden vorher. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage sowie Kühlwaren, trockene Lebensmittel und bestätigte Lieferzeiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein veganes Foodfestival planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Foodtrucks. Für gefragte Anbieter und größere Veranstaltungen sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wie viele Foodtrucks braucht man für ein veganes Foodfestival?: Als grobe Planung kannst du mit einem Anbieter pro 75 bis 100 Gäste rechnen, wenn mehrere Gerichte angeboten werden. Bei 300 Gästen wären damit etwa 3 bis 4 Stände oder Foodtrucks ein sinnvoller Ausgangspunkt.
Wann muss man Allergenkarten für ein veganes Festival erstellen?: Erstelle die Karten spätestens 1 Woche vorher aus den bestätigten Zutatenlisten der Anbieter und drucke die endgültige Version 3 Tage vor dem Termin. Änderungen am Menü sollten sofort nachgetragen werden.
Wie viel Strom braucht ein veganes Foodfestival?: Lass jeden Anbieter spätestens 2 Wochen vorher den Anschlussbedarf in Watt oder Ampere melden. Rechne Kochplatten, Bratplatten, Kühlung, Kaffeemaschinen und Kartenterminals getrennt zusammen und plane zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve ein.

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