Zo organiseer je een vakcongres zonder losse eindjes

Begin met het programma en de datum, en reserveer daarna direct de locatie met passende zalen. Bevestig sprekers vroeg, zodat je presentatietitels en techniekbehoeften op tijd verzamelt. Open vervolgens het aanmeldformulier en leg dieetwensen en vragen centraal vast. In de laatste week draait alles om controle: deelnemerslijst, naamkaartjes, presentaties, catering, routebordjes en de werking van projector en microfoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers bevestigen
4
Presentatietitels verzamelen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vragen van deelnemers beantwoorden
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Deelnemerslijst controleren
13
Catering bestellen
14
Dranken bestellen
15
Techniek reserveren
16
Presentaties verzamelen
17
Programma afdrukken
2 personen
18
Routebordjes afdrukken
19
Welkomstpakket samenstellen
3 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Catering bevestigen
23
Sprekersbriefing versturen
24
Locatie openen
2 personen
25
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
26
Registratietafel opstellen
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Podiumruimte klaarzetten
2 personen
29
Projector en scherm plaatsen
2 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Presentaties testen
2 personen
32
Techniekhandleiding klaarleggen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Routebordjes plaatsen
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
37
Welkomstpakket klaarleggen
2 personen

Event

38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Registratie bemannen
4 personen
40
Deelnemers verwelkomen
3 personen
41
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
44
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
45
Tijdschema bijhouden
46
Vragen uit de zaal begeleiden
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffiepauze verzorgen
3 personen
49
Buffet aanvullen
3 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Dinerbuffet begeleiden
4 personen
52
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
53
Borrelhapjes serveren
3 personen
54
Netwerktafels bijhouden
2 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval sorteren
3 personen
59
Zalen opruimen
4 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
62
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
63
Toiletten controleren
64
Zalen schoonmaken
3 personen
65
Overgebleven catering verpakken
2 personen
66
Huurmaterialen controleren
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Presentaties archiveren
69
Deelnemersbedankmail versturen
70
Foto's en materialen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 12
Statafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Podiumdelenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Clickeraantal 2
Laptopladersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveertraysaantal 8

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Naamkaartjesaantal 140
Naambadgehoudersaantal 140
Programmafoldersaantal 150
Notitieblokkenaantal 140
Balpennenaantal 160
Routebordjesaantal 12
Tafeldecoratieaantal 18

Verlichting

Ledspotsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer niet alleen de hoofdzaal, maar ook ruimte voor registratie, pauzes en catering. Controleer hoeveel stoelen, tafels en statafels daar werkelijk passen en plan minstens één looproute naar de zaal.
Vraag presentatietitels en definitieve bestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op. Test de presentatielaptop met projector, scherm, HDMI-kabels, USB-C-adapters en clicker; leg laptopladers en verlengsnoeren klaar.
Sluit de deelnemersregistratie niet af zonder dieetwensen te controleren. Geef de cateraar een definitief aantal en houd een kleine marge aan voor late wijzigingen, zodat koffie, water en lunch niet tekortkomen.
Maak naamkaartjes pas na een laatste controle van de deelnemerslijst. Sorteer ze alfabetisch en leg programma’s, routebordjes en welkomstpakketten vóór opening bij de registratietafel klaar.
Plan op de congresdag minimaal 60 minuten voor de start voor de locatie-inspectie. Controleer foyer en zalen, koel dranken, test draadloze microfoons en luidsprekers en wijs één persoon aan voor technische problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open de aanmeldingen ongeveer 8 tot 12 weken voor het congres, afhankelijk van de omvang en doelgroep.
Wanneer moet je sprekers voor een vakcongres bevestigen?: Bevestig sprekers idealiter 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag hun presentatietitel en technische wensen uiterlijk 7 dagen voor het congres op, zodat het programma en de techniek nog kunnen worden gecontroleerd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een congreslocatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor een laatste inspectie en technische test. Bij meerdere zalen, een podium of veel audiovisuele apparatuur is 90 tot 120 minuten praktischer.
Wanneer bestel je catering voor een vakcongres?: Vraag ongeveer 3 tot 4 weken vooraf een eerste cateringofferte aan en geef 7 dagen vooraf het definitieve aantal door. Controleer op dat moment ook alle dieetwensen en de gewenste aantallen koffie, water en lunch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.