Einen Fachkongress strukturiert organisieren
Ein Fachkongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Programm und Räume fest, danach bestätigst du Referenten und öffnest die Anmeldung. Plane Technik, Catering und Teilnehmerkommunikation nicht erst für die letzte Woche. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Adapter, geprüfte Präsentationen oder eine aktuelle Teilnehmerliste. Mit einem festen Ablauf behältst du auch Namensschilder, Wegweiser und die Betreuung der Referenten im Griff.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
- 3
Referenten bestätigen
- 4
Präsentationstitel sammeln
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Fragen der Teilnehmenden beantworten
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Teilnehmerliste prüfen
- 13
Catering bestellen
- 14
Getränke bestellen
- 15
Technik reservieren
- 16
Präsentationen sammeln
- 17
Programm drucken
2 Personen
- 18
Wegweiser drucken
- 19
Willkommenspaket zusammenstellen
3 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Catering bestätigen
- 23
Sprecherbriefing versenden
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Saal und Foyer inspizieren
2 Personen
- 26
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Bühnenbereich vorbereiten
2 Personen
- 29
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 30
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 31
Präsentationen testen
2 Personen
- 32
Technikhandbuch bereitlegen
- 33
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 36
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Willkommenspaket bereitlegen
2 Personen
Event
- 38
Referenten empfangen
2 Personen
- 39
Registrierung besetzen
4 Personen
- 40
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
- 41
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 43
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 44
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
- 45
Zeitplan einhalten
- 46
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 49
Buffet auffüllen
3 Personen
- 50
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 51
Abendbuffet betreuen
4 Personen
- 52
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Netzwerktische betreuen
2 Personen
- 55
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Abfall trennen
3 Personen
- 59
Säle aufräumen
4 Personen
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 62
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 63
Toiletten kontrollieren
- 64
Räume reinigen
3 Personen
- 65
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 66
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
- 67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 68
Präsentationen archivieren
- 69
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
- 70
Fotos und Materialien teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 140
- TischeAnz. 18
- RegistrierungstischeAnz. 2
- BarhockerAnz. 12
- StehtischeAnz. 12
- TischdeckenAnz. 18
- BühnenelementeAnz. 4
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-C-AdapterAnz. 3
- ClickerAnz. 2
- Laptop-LadegeräteAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 140
- WassergläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 140
- TellerAnz. 160
- BestecksetsAnz. 160
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 16
- ServiertablettsAnz. 8
Dekoration
- KongressbannerAnz. 3
- NamensschilderAnz. 140
- NamensschildhalterAnz. 140
- ProgrammhefteAnz. 150
- NotizblöckeAnz. 140
- KugelschreiberAnz. 160
- WegweiserAnz. 12
- TischdekorationAnz. 18
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- MüllbeutelhalterAnz. 8
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Programm und Räume mindestens 12 bis 16 Wochen vorher fest. Bestätige die Referenten anschließend schriftlich und sammle Präsentationstitel, damit Einladungen mit belastbaren Angaben verschickt werden können.
- Öffne die Anmeldung spätestens 8 Wochen vor dem Kongress. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und plane die Bearbeitung offener Fragen mit einer Antwortfrist von höchstens 2 Werktagen.
- Prüfe die Technik nicht nur auf Vollständigkeit, sondern im aufgebauten Saal: Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Clicker sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn getestet werden.
- Sammle alle Präsentationen 3 bis 5 Werktage vorher auf einem Präsentationslaptop. So bleibt Zeit, Dateiformate zu prüfen, Ladegeräte bereitzulegen und fehlende Dateien bei den Referenten nachzufordern.
- Bestätige Catering und Getränke 48 Stunden vor dem Kongress und kontrolliere am Vortag die Mengen. Stelle Registrierungstische, Namensschilder, Programm, Wegweiser und Willkommenspakete so bereit, dass der Einlass ohne Suche starten kann.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Fachkongress organisieren?
- Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Die Anmeldung sollte etwa 8 Wochen vor dem Termin öffnen.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Fachkongress?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bestätige die Bestellung 48 Stunden vorher und berücksichtige zusätzlich Wasser für Bühne und Referenten.
- Wann sollte man die Präsentationen der Referenten einsammeln?
- Fordere die Dateien 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress an. So kannst du sie auf dem Präsentationslaptop testen und fehlende Adapter oder inkompatible Formate rechtzeitig klären.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Fachkongress?
- Plane mindestens 2 Stunden vor Einlass für den Technikcheck ein. Teste Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Clicker und alle benötigten Kabel im fertig aufgebauten Saal.
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