Zo organiseer je een vakcongres zonder losse eindjes

Begin met het programma en werk daarna in vaste volgorde naar locatie, sprekers, registratie en uitvoering. Voor een vakcongres moeten inhoud, techniek en deelnemersinformatie op hetzelfde moment kloppen. Open de registratie pas wanneer datum, zalen, sessies en sprekers voldoende vaststaan. Reserveer uiterlijk enkele weken vooraf catering, audiovisuele middelen en drukwerk; naarmate de congresdag dichterbij komt, verschuift het werk naar controles, briefing en opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers en moderators bevestigen
2 personen
3
Locatie en zalen reserveren
4
Catering en dieetopties reserveren
2 personen
5
Technische benodigdheden vastleggen
2 personen
6
Website en registratie openen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
9
Presentaties en portretfoto's verzamelen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Badges en deelnemersmappen maken
3 personen
14
Programma laten drukken
15
Presentaties technisch controleren
2 personen
16
Sprekersbriefing versturen
17
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
18
Laatste deelnemersbevestiging versturen
19
Cateringbestelling bevestigen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Zaalindeling uitzetten
2 personen
23
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
24
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
25
Sprekersruimte inrichten
2 personen
26
Projector en scherm plaatsen
2 personen
27
Microfoons en speakers testen
2 personen
28
Presentaties op laptop zetten
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Badges en mappen klaarleggen
2 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
32
Water en frisdrank koelen
2 personen
33
Buffet en borrelhapjes klaarzetten
4 personen

Event

34
Registratiebalie bemannen
3 personen
35
Deelnemers ontvangen
3 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
38
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
39
Tijdschema per sessie bewaken
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
42
Koffiepauze opruimen
2 personen
43
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
44
Deelnemers naar deelsessies verwijzen
2 personen
45
Deelsessies ondersteunen
4 personen
46
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
47
Dinerbuffet openen
3 personen
48
Buffet en tafels bijhouden
3 personen
49
Gebruikt servies afruimen
3 personen
50
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
51
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
52
Laatste presentatie begeleiden
2 personen
53
Afsluiting en bedankwoord begeleiden
2 personen
54
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen
55
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
56
Presentatiematerialen veiligstellen
2 personen

Nazorg

57
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
58
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
59
Zaal opruimen
4 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
62
Afvalcontainers legen
2 personen
63
Locatie volledig schoonmaken
3 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven catering opslaan
2 personen
67
Deelnemersbedankmail versturen
68
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 16
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Statafelsaantal 12
Kleedkamervoorziening
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Klikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Deelnemersmappenaantal 110
Notitieblokkenaantal 110
Balpennenaantal 120
Programmaflyersaantal 120
Naamkaartjes tafelsaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaaksponzenaantal 10
Vuilniszakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de tijdlijn van de congresdag vast, inclusief pauzes, zaalwissels en spreektijden. Vraag sprekers en moderators daarna schriftelijk om bevestiging, zodat wijzigingen niet pas in de laatste week boven water komen.
Open de registratie zodra programma, locatie en praktische informatie definitief genoeg zijn. Houd de deelnemerslijst dagelijks bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het congres, zodat de cateringbestelling nog aangepast kan worden.
Plan een technische controle met de definitieve presentaties, portretfoto’s en sprekersinformatie. Test per zaal de presentatielaptop, projectoren, microfoons, HDMI-adapters, klikker en geluidsinstallatie; een losse kabel of ontbrekende adapter zorgt anders direct voor vertraging.
Maak registratiebalie, badges, deelnemersmappen en bewegwijzering op basis van de actuele deelnemerslijst. Leg per zaal een korte briefing klaar met tijden, moderator, presentaties en contactpersoon voor techniek.
Bevestig catering, aantallen en dieetopties enkele dagen voor de start en plan de opbouw ruim vóór de eerste ontvangst. Zet stoelen, congrestafels, spreektafel, schermen en registratiebalie uit met een plattegrond; reserveer bovendien tijd voor het inrichten van de sprekersruimte en het testen van stroompunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakcongres organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open de registratie bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het congres, zodat je deelnemersaantallen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer bevestig je de catering voor een vakcongres?: Verzamel dieetwensen tot ongeveer 7 dagen vooraf en bevestig de cateringbestelling 3 tot 5 dagen voor het congres. Controleer daarbij opnieuw het verwachte aantal deelnemers, pauzemomenten en eventuele zaalwissels.
Wanneer moeten presentaties voor een vakcongres binnen zijn?: Vraag presentaties en portretfoto’s uiterlijk 7 dagen vooraf op en voer de technische controle uiterlijk 2 werkdagen voor het congres uit. Zet de definitieve bestanden daarna op de presentatielaptop en controleer ze nogmaals per zaal.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vakcongres?: Plan minimaal 3 uur voor zaalindeling, registratiebalie, bewegwijzering, techniek en de sprekersruimte. Bij meerdere zalen of een uitgebreid programma is 4 tot 5 uur veiliger, inclusief een volledige microfoon- en beeldtest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.