Einen Fachkongress organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Fachkongress hängt vieles voneinander ab: Erst wenn Termin und Programm stehen, können Referenten, Räume, Catering und Anmeldung zuverlässig geplant werden. Beginnen Sie deshalb mit dem inhaltlichen Ablauf und arbeiten Sie dann die Organisation Schritt für Schritt ab. Besonders häufig werden technische Prüfungen, Teilnehmerdaten und die letzte Abstimmung mit dem Catering zu spät erledigt. Der folgende Ablauf zeigt, wann Sie welche Entscheidungen treffen sollten und was am Veranstaltungstag bereitliegen muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Redner und Moderatoren bestätigen
2 Personen
3
Location und Räume reservieren
4
Catering und Diätoptionen buchen
2 Personen
5
Technischen Bedarf festlegen
2 Personen
6
Website und Registrierung öffnen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
9
Präsentationen und Porträtfotos sammeln
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Teilnehmerliste aktualisieren
13
Badges und Teilnehmermappen erstellen
3 Personen
14
Programm drucken lassen
15
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
16
Sprecherbriefing versenden
17
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
18
Letzte Teilnehmerbestätigung verschicken
19
Cateringbestellung bestätigen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
22
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
23
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
24
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
25
Sprecherraum einrichten
2 Personen
26
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
27
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
28
Präsentationen auf den Laptop laden
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Badges und Ordner bereitlegen
2 Personen
31
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
32
Wasser und Erfrischungsgetränke kühlen
2 Personen
33
Buffet und Snacks bereitstellen
4 Personen

Event

34
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
35
Teilnehmende empfangen
3 Personen
36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
37
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
38
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
39
Zeitplan pro Session einhalten
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
42
Kaffeepause aufräumen
2 Personen
43
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
44
Teilnehmende an die Breakout-Sessions verweisen
2 Personen
45
Teilsessions unterstützen
4 Personen
46
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
47
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
48
Buffet und Tische im Blick behalten
3 Personen
49
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
50
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
51
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
52
Letzte Präsentation begleiten
2 Personen
53
Abschluss und Dankeswort begleiten
2 Personen
54
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen
55
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
56
Präsentationsmaterialien sichern
2 Personen

Nachbereitung

57
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
58
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
59
Raum aufräumen
4 Personen
60
Geräte ausschalten
2 Personen
61
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
62
Abfallcontainer leeren
2 Personen
63
Veranstaltungsort vollständig reinigen
3 Personen
64
Materialien inventarisieren
2 Personen
65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
66
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
67
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
68
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KongresstischeAnz. 16
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
StehtischeAnz. 12
Umkleideraumausstattung
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

PräsentationslaptopAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KlickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
BuffetschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
LanyardsAnz. 120
TeilnehmermappenAnz. 110
NotizblöckeAnz. 110
KugelschreiberAnz. 120
ProgrammflyerAnz. 120
Namensschilder für TischeAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungsschwämmeAnz. 10
MüllsackhalterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Termin und Programm zuerst fest und bestätigen Sie Referenten und Moderatoren möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. So bleiben genügend Zeit für Raumplanung, Einladungen und die Sammlung der Präsentationen.
Öffnen Sie die Anmeldung erst, wenn Räume, Teilnahmebedingungen und Catering-Grundlagen geklärt sind. Erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung und aktualisieren Sie die Teilnehmerliste danach täglich.
Prüfen Sie Präsentationen mindestens 48 Stunden vor Beginn auf Format, Schriftgrößen und eingebettete Videos. Testen Sie dabei Präsentationslaptop, Projektoren, HDMI-Adapter, Klicker, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam.
Planen Sie den Aufbau nicht erst am Morgen ein: Registrierungstheke, Beschilderung, Sitzordnung und Sprecherraum sollten am Vorabend vorbereitet werden. Bringen Sie außerdem gedruckte Programme, Badges und Teilnehmermappen gesammelt zur Location.
Bestätigen Sie Teilnehmerzahl und Cateringbestellung 3 bis 5 Werktage vorher schriftlich. Kontrollieren Sie am Veranstaltungstag zusätzlich Wasser, Kaffeetassen, Gläser, Besteck, Abfallbehälter und Powerbanks, bevor die Registrierung öffnet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Fachkongress organisieren?: Starten Sie idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Räume und gefragte Referenten sollten 8 bis 12 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Anmeldung, Einladungen und Technik darauf aufbauen können.
Wann muss die Anmeldung für einen Fachkongress geöffnet werden?: Öffnen Sie die Registrierung, sobald Termin, Programm, Location und Teilnahmebedingungen bestätigt sind – meist 6 bis 10 Wochen vorher. Die letzte Teilnehmerbestätigung verschicken Sie etwa 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress.
Wann sollte man die Technik für einen Fachkongress testen?: Führen Sie die vollständige technische Prüfung mindestens 48 Stunden vorher durch. Testen Sie nicht nur den Projektor, sondern auch Präsentationslaptop, HDMI-Kabel und Adapter, Klicker, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher.
Wie früh muss das Catering für einen Fachkongress bestätigt werden?: Bestätigen Sie die Bestellung 3 bis 5 Werktage vor dem Termin anhand der aktuellen Teilnehmerzahl. Ernährungswünsche sollten bereits 10 Tage vorher erfasst sein, damit das Catering die Optionen einplanen kann.

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