Zo organiseer je een turnwedstrijd

Begin met de wedstrijddatum, de sporthal en de beschikbare toestellen. Daarna leg je de jury, deelnemende clubs en het wedstrijdreglement vast, zodat inschrijvingen op tijd kunnen starten. Werk vervolgens toe naar een gecontroleerd deelnemersbestand, startgroepen en een gepubliceerd schema. In de laatste week draait alles om printwerk, materiaalcontrole, vrijwilligersbezetting en catering. Vooral jury-indeling, dieetwensen en de juiste turnmaterialen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Juryleden benaderen
2 personen
4
Deelnemende clubs uitnodigen
2 personen
5
Inschrijfformulier openen
6
Wedstrijdreglement versturen
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startgroepen samenstellen
3 personen
12
Jury-indeling maken
2 personen
13
Wedstrijdschema publiceren
2 personen
14
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
15
Medailles en bekers bestellen
16
Sportmateriaal reserveren
2 personen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
19
Prijzengeld en prijzen klaarzetten
2 personen
20
Scoreformulieren printen
2 personen
21
Deelnemerslijsten printen
2 personen
22
Naambadges voorbereiden
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen

Event

27
Sporthal openen
2 personen
28
Sportvloer controleren
3 personen
29
Turntoestellen plaatsen
6 personen
30
Valmatten leggen
5 personen
31
Jurytafels opstellen
3 personen
32
Publieksstoelen opstellen
4 personen
33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Geluid en muziek testen
2 personen
36
Jurybriefing houden
8 personen
37
Vrijwilligers instrueren
4 personen
38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Inturnen begeleiden
5 personen
41
Publiek ontvangen
3 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Wedstrijdrondes begeleiden
8 personen
44
Scores verwerken
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Juryformulieren innemen
2 personen
48
Tussenstanden aankondigen
49
Finales begeleiden
8 personen
50
Uitslagen controleren
3 personen
51
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
52
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

53
Turntoestellen afbreken
6 personen
54
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
55
Overgebleven catering inpakken
2 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
58
Sporthal schoonmaken
4 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Uitslagen publiceren
2 personen
61
Foto's met deelnemers delen
62
Facturen en bonnetjes archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Jurytafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8

Sportmateriaal

Turnvloer
Brug ongelijke leggers
Balk
Sprongtafel
Minitrampoline
Valmattenaantal 8
Landingsmattenaantal 4
Turnmattenaantal 12
Magnesiumbakkenaantal 4
Magnesiumblokkenaantal 8
Startnummersaantal 100

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsspeakeraantal 2
Microfoon
Timeraantal 4
Rekenmachinesaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Scharenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 50
Papieraantal 500
USB-sticksaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Clubvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 120
Klembordenaantal 12

Catering

Medaillesaantal 60
Bekersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Vuilniszakhoudersaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Reserveer de sporthal ruim vóór je clubs uitnodigt en controleer welke toestellen al aanwezig zijn. Leg apart vast of je onder meer een turnvloer, brug, balk, sprongtafel, minitrampoline, valmatten en landingsmatten moet reserveren.
Open de inschrijving pas nadat het reglement, de sluitingsdatum en de benodigde deelnemersgegevens klaarstaan. Controleer na sluiting alle gegevens en maak daarna pas startgroepen en het wedstrijdschema.
Benader juryleden en vrijwilligers vroeg en maak een rooster met duidelijke tijdvakken. Plan naast wedstrijdtaken ook mensen voor ontvangst, catering, scoreverwerking en het printen of uitdelen van startnummers.
Maak de jury-indeling niet op het laatste moment. Print scoreformulieren, deelnemerslijsten en het schema vooraf; houd een laptop, printer, verlengkabels, stekkerdozen, rekenmachines en een timer beschikbaar.
Koel dranken en bereid hapjes pas kort voor de wedstrijddag, maar bestel catering eerder. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en zet servies, koffiezetapparaten, waterkokers en herbruikbare bekers per uitgiftepunt klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een turnwedstrijd organiseren?: Leg datum en sporthal bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast. Benader juryleden en clubs daarna direct, zodat inschrijvingen nog minimaal 6 tot 8 weken open kunnen staan.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een turnwedstrijd?: Maak startgroepen en jury-indeling nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemersgegevens zijn gecontroleerd. Publiceer het definitieve schema idealiter 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb je nodig voor een turnwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal toestellen en wedstrijdgroepen, maar plan per gelijktijdig jurypaneel meerdere juryleden en minimaal 2 vrijwilligers voor ontvangst en scoreverwerking. Maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf en wijs altijd een reserve aan.
Wanneer bestel je medailles, bekers en sportmateriaal?: Bestel medailles, bekers en prijzen zodra het wedstrijdformat en het verwachte deelnemersaantal vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer sportmateriaal minstens 3 weken vooraf en controleer het compleet in de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.