Organiser une compétition de gymnastique sans rien oublier

Une compétition de gymnastique se prépare dans un ordre précis : le gymnase et la date d’abord, puis les juges, les clubs et les inscriptions. Après la clôture des inscriptions, vous pouvez former les groupes de départ, répartir le jury et publier le programme. Les points souvent négligés sont la vérification des données, les feuilles de score, les badges, les bénévoles et la restauration. Prévoyez aussi un temps dédié à l’installation du matériel et aux essais techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Contacter les membres du jury
2 personnes
4
Inviter les clubs participants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer le règlement du concours
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations au public
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Former les groupes de départ
3 personnes
12
Établir la répartition du jury
2 personnes
13
Publier le programme des matchs
2 personnes
14
Vérifier les données des participants
2 personnes
15
Commander des médailles et des coupes
16
Réserver le matériel sportif
2 personnes
17
Commander le catering
2 personnes
18
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
19
Préparer les gains et les prix
2 personnes
20
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
21
Imprimer les listes de participants
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le gymnase
2 personnes
28
Vérifier le revêtement de sport
3 personnes
29
Installer les agrès de gymnastique
6 personnes
30
Installer les tapis de réception des chutes
5 personnes
31
Installer les tables du jury
3 personnes
32
Installer les sièges du public
4 personnes
33
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Tester le son et la musique
2 personnes
36
Organiser le briefing du jury
8 personnes
37
Briefer les bénévoles
4 personnes
38
Enregistrer les participants
4 personnes
39
Distribuer les dossards
2 personnes
40
Accompagner l’échauffement
5 personnes
41
Accueillir le public
3 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Animer les manches du concours
8 personnes
44
Saisir les scores
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
48
Annoncer les résultats intermédiaires
49
Encadrer les finales
8 personnes
50
Vérifier les résultats
3 personnes
51
Assurer la remise des prix
4 personnes
52
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

53
Démonter les appareils de gymnastique
6 personnes
54
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
55
Emballer les restes du catering
2 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
58
Nettoyer le gymnase
4 personnes
59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
60
Publier les résultats
2 personnes
61
Partager les photos avec les participants
62
Classer les factures et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tables du juryqté 6
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Plancher de gymnastique
Pont à longerons inégaux
Bar
Table de saut
Mini-trampoline
Tapis de chuteqté 8
Tapis d’atterrissageqté 4
Tapis de gymqté 12
Bacs à magnésieqté 4
Blocs de magnésiumqté 8
Numéros de départqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurqté 2
Microphone
Minuterieqté 4
Calculatricesqté 4
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12
Stylosqté 50
Papierqté 500
Clés USBqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Drapeaux du clubqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Presse-papiersqté 12

Catering

Médaillesqté 60
Gobeletsqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Porte-sacs-poubelleqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Réservez le gymnase et confirmez les juges au moins 8 à 12 semaines avant la compétition. Vérifiez dès ce moment la disponibilité du plancher de gymnastique, des agrès et des tapis nécessaires.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite située 3 à 4 semaines avant le concours. Demandez dès le formulaire les informations des participants, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’organisation.
Après la clôture, consacrez 2 à 3 jours à la vérification des données avant de former les groupes de départ. Établissez ensuite la répartition du jury et publiez le programme dès qu’il est stable.
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’émargement, 1 par zone importante et 2 personnes polyvalentes pour les changements, les pauses et les imprévus. Envoyez le planning des bénévoles au moins 7 jours avant.
Imprimez les feuilles de score, les listes de participants, les badges et les numéros de départ la veille, puis gardez une copie numérique sur l’ordinateur portable. Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’arrivée des premiers clubs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de gymnastique ?: Comptez généralement 8 à 12 semaines pour une compétition réunissant plusieurs clubs. Ce délai permet de réserver le gymnase, confirmer le jury, ouvrir les inscriptions et commander les médailles ou les coupes.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition de gymnastique ?: Fermez les inscriptions 3 à 4 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de contrôler les données, former les groupes de départ, répartir le jury et publier le programme.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition de gymnastique ?: Prévoyez au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 par zone de compétition et 2 personnes polyvalentes. Pour une petite rencontre, cela représente souvent 6 à 10 bénévoles, à ajuster selon le nombre de clubs et de participants.
Quand préparer les feuilles de score et les badges ?: Préparez-les après la validation définitive des inscriptions et du programme, idéalement 1 à 2 jours avant la compétition. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les corrections ou les changements de dernière minute.

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