Zo organiseer je een turnwedstrijd zonder verrassingen

Begin met de datum, wedstrijdvorm en sporthal; die bepalen hoeveel deelnemers, juryleden en materiaal je nodig hebt. Leg daarna het reglement vast en open de inschrijving, zodat je tijdig een deelnemerslijst en wedstrijdschema kunt maken. Reserveer ruimte voor jurytafels, turntoestellen, warming-up en publiek. De meeste problemen ontstaan vlak voor de wedstrijddag: ontbrekende muziek, onduidelijke startnummers, te weinig vrijwilligers of materiaal dat niet is gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en wedstrijdvorm vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Juryleden benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Jury-indeling maken
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Deelnemerslijst controleren
2 personen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Muziek voor oefeningen verzamelen
15
Prijzen en medailles bestellen
16
Fotograaf regelen
17
EHBO-contact vastleggen
18
Parkeerinformatie versturen
19
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
20
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
21
Certificaten printen
22
Voorraad sportmateriaal controleren
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Medailles en prijzen ophalen
26
Dranken koelen
2 personen

Event

27
Registratietafel voorbereiden
2 personen
28
Sporthal openen
2 personen
29
Vloer en toestellen inspecteren
2 personen
30
Turnvloer leggen
6 personen
31
Toestellen opstellen
6 personen
32
Valmatten plaatsen
4 personen
33
Jurytafels en stoelen plaatsen
3 personen
34
Publiekstribune inrichten
4 personen
35
Wedstrijdbewegwijzering ophangen
2 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Muziek testen
2 personen
38
Catering klaarzetten
3 personen
39
Jurybriefing geven
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Deelnemers aanmelden
4 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Wedstrijdboekjes uitdelen
2 personen
44
Warming-uimte openen
2 personen
45
Publiek ontvangen
3 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Deelnemers opstellen
3 personen
48
Wedstrijdrondes begeleiden
6 personen
49
Scores invoeren
2 personen
50
Juryformulieren verzamelen
2 personen
51
Oefenbeurten omroepen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Pauzes aankondigen
58
Eindstanden controleren
3 personen
59
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
60
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
61
Groepsfoto maken
2 personen
62
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

63
Toestellen afbreken
6 personen
64
Turnvloer oprollen
6 personen
65
Matten terugplaatsen
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Sporthal schoonmaken
5 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Sportmateriaal terugbrengen
3 personen
74
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
75
Uitslagen publiceren
76
Foto's delen met deelnemers
77
Certificaten nabestellen
78
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Jurytafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 4
Tribunebankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 20

Sportmateriaal

Turnvloer
Valmattenaantal 12
Springplankenaantal 2
Pegasuspaardenaantal 2
Bruggenaantal 2
Balkenaantal 2
Rekstokkenaantal 2
Ringen
Klimtouwenaantal 2
Handspringmattenaantal 4
Gymnastiekballenaantal 12
Turnlintenaantal 12
Reservegripaantal 6
Magnesiumbakkenaantal 4
Magnesiumblokkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 8
Printer
Beamer
Projectiescherm
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 8
Richtingspijlenaantal 16
Startnummerbordjesaantal 80
Podiumblokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 80
Lintenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving minstens 6 weken vooraf en sluit deze zodra je de capaciteit van de sporthal bereikt. Verzamel meteen dieetwensen, contactgegevens en de muziek voor oefeningen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Verdeel daarna de jury per onderdeel en wijs startnummers toe, zodat wijzigingen niet doorwerken in alle scoreformulieren.
Controleer sportmateriaal minimaal 1 week vooraf: turnvloer, valmatten, springplanken, bruggen, balken en andere toestellen. Leg reservegrip, magnesium en handspringmatten apart klaar.
Werk met een korte vrijwilligersbriefing op de wedstrijddag, bijvoorbeeld 45 minuten voor de eerste oefening. Benoem daarin ontvangst, scoreverwerking, muziek, omroepen, EHBO en de route naar de toestellen.
Regel prijzen, medailles en certificaten uiterlijk 2 weken vooraf. Test printer, laptops, tablets, beamer, geluidsboxen en microfoons vóór de opbouw; een ontbrekende kabel of lege batterij kost tijdens de wedstrijd direct tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een turnwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, wedstrijdvorm en sporthal. Reserveer juryleden en open de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de wedstrijddag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een turnwedstrijd?: Controleer eerst alle aanmeldingen en deel deelnemers per niveau of categorie in. Plan daarna de onderdelen, jury-indeling en wisselmomenten; houd per groep minimaal 10 minuten ruimte voor uitloop.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een turnwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal onderdelen en gelijktijdige wedstrijdbanen. Reken minimaal één jurylid per actief onderdeel en plan daarnaast een hoofdjury of wedstrijdleiding; bevestig de bezetting uiterlijk 4 weken vooraf.
Wanneer moet je turnmateriaal en prijzen regelen?: Controleer het aanwezige sportmateriaal minstens 1 week vooraf en bestel of reserveer ontbrekende toestellen direct. Bestel medailles, prijzen en certificaten minimaal 2 weken voor de wedstrijd, zodat je nog tijd hebt voor correcties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.